Необхідні документи для особової справи працівника: огляд змін

Не всі перераховані документи треба додавати до особової справи.

Зверніть увагу, перелік документів, які повинні бути в особовій справі працівника, визначені п.12 гл.2 розділу IV Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n237, :

заява про прийняття на роботу, письмовий трудовий договір (контракт), копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу, особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка з обліку кадрів, автобіографія, копія паспорта, копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), копія військового квитка (у разі наявності), копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, заяви про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, зміну біографічних даних, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду), сумісництво, копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності), копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові), характеристики, копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання), документи з атестації, заява про звільнення з роботи, копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи).

Як бачимо серед переліку немає документів (заяви, накази) про графік роботи працівника, дистанційну роботу, матеріальну допомогу, переміщення – тому їх не додаємо.

Що стосується суміщення, то про такі документи також не згадується в п. 12 гл.2 розділу IV Правилах 1000/5, однак за деякими роз’ясненнями копію наказу про встановлення суміщення можна додати до особової справи, це не буде помилкою.