Особову картку заводять на кожного працівника, з яким укладено трудовий договір, у тому числі на сумісників (як внутрішніх і зовнішніх), на працівників, прийнятих на тимчасову чи сезонну роботу тощо. Типова форма особової картки П-2 затверджена наказом № 495/656.
Особова картка є необхідним первинним обліковим документом. Адже згідно з пунктом 2.5 Інструкції № 58 з кожним записом, який заноситься до трудової книжки, потрібно ознайомити працівника під підпис в особовій картці. Цю норму перевіряє Держпраці, про що є відповідний пункт в акті перевірки.
Крім того особові картки потрібні для цілей ведення військового обліку. Про це згадується в пункті 38 Порядку № 921.
Особову картку П-2 заповнюють в одному екземплярі, а дані вносять на підставі оригіналів особових документів, наданих під чaс укладення трудового договору: паспорта, військового квитка, трудової книжки, диплому про закінчення навчального закладу та інших документів.
Особова картка складається з 5 розділів: «Загальні відомості", "Відомості про військовий облік", "Професійна освіта на виробництві (за рахунок підприємства-роботодавця)", "Призначення і переведення", та "Відпустки".
Давайте заповнимо особову картку на працівника. Насамперед треба зазначити найменування та код ЄДРПОУ підприємства. Також вказуємо дату заповнення, табельний номер працівника, його податковий номер стать та вид роботи (основна чи за сумісництвом).
Далі заповнюємо перший розділ особової картки. До неї вносять загальні відомості щодо працівника. Зазначаємо прізвище ім’я та по-батькові працівника, його дату народження та громадянство. Ці дані заповнюємо згідно паспорту.
Відомості про освіту заповнюємо на підставі документів про освіту. Так в пункті 4 розділу 1 зазначаємо освіту працівника, а також відомості про заклад освіти, отриману спеціальність та кваліфікацію, номер та дату диплома про освіту, рік закінчення навчального закладу та форму навчання.
Пункти 6 та 8 стосуються відомостей про останнє місце роботи, дату та причини звільнення з нього. Їх заповнюють на підставі трудової книжки. В нашому прикладі працівник звільнився з останнього місця роботи 26 березня 2021 року за власним бажанням. Також в пункті 7 потрібно зазначити загальний стаж роботи на дату прийому працівника на роботу та за необхідності стаж, який дає право на надбавку за вислугу років.
Пункт 10 стосується сімейного стану працівника. В нашому випадку він одружений та має двох дітей.
Наступним кроком заповнюємо відомості щодо місця проживання працівника: фактичного та за місцем реєстрації. В даному випадку вони співпадають. Також вносимо паспортні відомості працівника: серію, номер паспорту, ким та коли виданий.
Переходимо до заповнення 2 розділу. Його заповнює особа, відповідальна за ведення військового обліку на підприємстві на підставі військово-облікових документів працівника і лише в особових картках працівників, які є призовниками чи військовозобов’язаними. Якщо працівник не потрапляє до цих категорій, залиште розділ незаповненим. Розділ 2 заповнюється відповідно до записів у військово-облікових документах: для призовників – це посвідчення про приписку до призовної дільниці; для військовозобов’язаних – військовий квиток або тимчасове посвідчення.
Заповнюючи цей розділ слід керуватися нормами Порядку № 921. В рядку «Група обліку» проставляємо останню літеру військово-облікової спеціальності, далі зазначаємо категорію обліку, серію та номер військового квитка.
Далі ‒ склад військовозобов’язаних (рядовий, сержантський або старшинський), військове звання та військово-облікову спеціальність у вигляді тризначного коду.
Потім зазначаємо придатність до військової служби, найменування військового комісаріату, в якому військовозобов’язаний перебуває на військовому обліку а також зазначаємо відомості щодо перебування на спеціальному обліку.
Четвертий розділ стосується відомостей щодо прийому на роботу та переведення. Його заповнюють на підставі наказу про прийняття на роботу та наказам про переведення (якщо такі будуть). Тобто в перший рядок цього розділу вносять запис про прийняття на роботу. У наступних рядках роблять записи про переведення працівника на іншу постійну роботу. Зверніть увагу: інформацію про тимчасове переведення на іншу роботу тут не відображають.
У графі «Дата» зазначаємо дату прийняття на роботу або дату переведення. Будьте уважні: вказуємо не дату внесення відомостей, а дату, коли прийняли працівника на роботу. В нашому випадку працівника прийняли на роботу 5 квітня, тож тут також проставляємо цю ж дату.
Далі зазначаємо назву структурного підрозділу, назву та код професії (посади). Зверніть увагу: примітка до цього розділу посилається на Класифікатор професій 2005 року. На час затвердження типової форми П-2 він був чинний. Але класифікатор професій змінився. Тому заповнюючи цей розділ вказуйте код за Класифікатором професій ДК 003:2010.
В наступних графах таблиці розділу 4 вказуємо розряд (оклад), номер та дату відповідного наказу, а також з кожним записом ознайомлюємо працівника під підпис.
В 5 розділі особової картки П-2 наводять відомості про відпустки всіх видів, що надаються працівникові. У графі «Вид відпустки» зазначають вид відпустки (наприклад, щорічна основна відпустка) і кількість днів відпустки.
У графі «За який період» зазначають період, за який надано відпустку. Так, для щорічних відпусток це робочий рік, який відлічується з дати укладення трудового договору.
Далі зазначаємо дату початку та закінчення відпустки, а також номер та дату наказу, на підставі якого було надано відпустку.
В розділі 5 кадровик за потреби зазначає додаткові відомості. Так, в нашому прикладі працівнику встановлено 3 групу інвалідності. Вказуємо ці інформацію, також наводимо серію, номер та дату документа, на підставі якого працівнику встановлено інвалідність.
Розділ «Дата та причина звільнення» заповнюють у разі звільнення працівника. Тут зазначають дату звільнення працівника згідно з наказом (розпорядженням) про звільнення, а також причину звільнення з посиланням на відповідну норму КЗпП.
Записи в цьому рядку обов’язково мають бути підтверджені особистим підписом працівника. Також свій підпис ставить працівник кадрової служби.
Особові картки комплектуються відповідно до штатного розпису в структурних підрозділах, а всередині структурного підрозділу ‒ за прізвищами працівників в алфавітному порядку. А після звільнення працівника, особові картки зберігають протягом 75 років.