Прийняття працівника: повідомлення, військовий облік, бронювання, трудова книжка, особова картка № П-2, особова справа

Додаткові матеріали

Презентація

Повідомлення про прийняття працівника на роботу

---

Текстове розшифрування відео

Мої вітання, колеги! Рада запросити вас на черговий урок нашого курсу — урок номер чотири, на якому ми розглянемо повідомлення про прийняття працівників на роботу, яке ми подаємо до податкової, а також процес заповнення та строки подання. Нагадую, що відповідно до ч. 4 ст. 24 Кодексу законів про працю України, працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця. І цю частину ми вже з вами розібрали.

Повідомлення до податкової

Що стосується повідомлення до податкової, то це подання має здійснюватися відповідно до форми, встановленої Кабінетом Міністрів. Форма такого повідомлення була затверджена постановою Кабінету Міністрів № 413. Хочу звернути вашу увагу на важливі зміни, внесені постановою Кабінету Міністрів від 21 лютого 2025 року № 184. Зокрема, до форми повідомлення додано графу, де тепер потрібно вказувати інформацію про громадянство.

Оновлення форми повідомлення

Звертаю увагу, що на основі досвіду попередніх оновлень форм програмне забезпечення не завжди оновлюється швидко, тому можуть виникнути тимчасові труднощі з оновленням форми. Як діяти в такій ситуації? Якщо вже є нова форма — подаємо її, якщо нової форми немає — подаємо повідомлення ще за старою формою, яка не містить інформації про громадянство. Сподіваюся, що це оновлення відбудеться оперативно.

Базові правила подання повідомлення про прийняття працівника на роботу визначені в абзаці другому постанови № 413. Якщо Ви дозволите, не буду зараз цитувати цю норму, ми її розберемо на спеціальному слайді-шпаргалці, де по пунктах пройдемося, що, коли і куди потрібно подавати. Тому зазначу лише деякі важливі моменти.

Форма подання повідомлення

Зокрема, згідно з абзацом четвертим постанови № 413, визначається форма подання та спосіб подання такого повідомлення. Зазвичай ми подаємо його в електронній формі з накладенням електронного цифрового підпису. Якщо немає такої можливості, то можна подати в паперовій формі, але з обов'язковим додаванням копії в електронній формі.

Внесення інформації до електронної трудової книжки

Також зверніть увагу на цікаву норму, зазначену в абзаці п'ятому постанови № 413: інформація, що міститься у повідомленні про прийняття працівника на роботу, вноситься до реєстру застрахованих осіб державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування. Це означає, що тепер інформація з повідомлення про прийняття працівника на роботу потрапляє до електронної трудової книжки працівника, і податкове повідомлення є одним з джерел для наповнення цієї книжки.

Прийняття на роботу керівника підприємства

Що стосується інформації, яка подається при прийнятті на роботу керівника підприємства, то ця інформація отримується з єдиного державного реєстру завдяки процедурі призначення директора. Тому в цьому випадку ми не подаємо повідомлення про прийняття директора на роботу за формою постанови № 413.

Порядок заповнення повідомлення

Тепер давайте розглянемо важливі моменти, які стосуються формування та подання повідомлення про прийняття працівника на роботу. Ось (див. слайд) ви бачите всі основні підказки: форма повідомлення, що оновилася, і нова графа про громадянство. Подання здійснюється власником підприємства або уповноваженим ним органом, але на самому повідомленні підписують його директор або керівник, а також головний бухгалтер, якщо така посада є на підприємстві, фізична особа — підприємець або резидент Дія Сіті.

Куди подавати повідомлення

Повідомлення подається до податкової за місцем обліку як платника єдиного соціального внеску. Термін подання — до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором. Ідеальний варіант, коли видання наказу та подання повідомлення відбувається в один день, а початок роботи працівника може бути навіть трохи пізніше.

Порушення строків подання повідомлення

Хочу зазначити, що наразі вже відійшли від практики, коли прострочка подання повідомлення прирівнюється до неоформлення працівника. Тепер це не тотожні поняття. Якщо ви не подали повідомлення вчасно, це є порушенням трудового законодавства, але не рівняється на те, що працівник не був оформлений на роботу. Інша справа — це взагалі не прийняти працівника на роботу, тобто не табелювати його, не виплачувати йому заробітну плату, не сплачувати за нього ЄСВ і інші податки. Погодьтеся, що ототожнювати ці події — ну дуже неправильно, і дуже добре, що наразі вже прийшли до того, що це не тотожні поняття. Тож, якщо ми прострочимо або не подамо повідомлення, то штраф можливий, але вже не як за неоформленого працівника, а як за інші порушення трудового законодавства.

В який спосіб? 

Розібрали: переважно це має бути подання в електронній формі за допомогою електронного цифрового підпису, але можуть бути варіанти. 

Категорії осіб, про яких подаємо повідомлення

 

Про кого ж повідомляємо? Якщо брати взагалі, то повідомляємо про найманих працівників за основним місцем роботи, про сумісників, причому як внутрішніх, так і зовнішніх, а також про гіг-спеціалістів за гіг-контрактами, осіб на підставі цивільно-правових договорів та домашніх працівників. Але в рамках цього курсу останні три категорії нам не цікаві. Ми говоримо тільки про трудові відносини і виключно про прийняття працівників за трудовим договором. А це можуть бути основні працівники або ж сумісники. Підкреслюю: або внутрішній сумісник, або зовнішній.

Випадки, коли не подається повідомлення

Є випадки неподання повідомлення, частково вже озвучила цей випадок. Перший — це при прийнятті керівника. Ми не подаємо повідомлення про це — прямо зазначено в постанові № 413. Далі, які випадки не подання повідомлення? Коли працівник повертається з військової служби, у разі припинення відпустки для догляду за дитиною до трьох років, у разі повернення до роботи після тривалої відпустки без оплати, після закінчення призупинення, при переведенні на іншу посаду, при встановленні повної зайнятості замість неповної, або навпаки.

Чому так? Тому що в даних випадках, окрім прийняття керівника, у нас не відбувається оформлення нових трудових відносин. Трудові відносини тривають, але вони в якийсь час були поставлені на паузу. Працівник не виконував чи працівниця не виконувала свої трудові обов'язки, а потім повертається до виконання своєї трудової функції. Так ось, цей момент повернення не означає, що в нас з'явилися нові трудові відносини. Ми не прийняли заново працівника. А це повідомлення, воно все ж таки несе за свою мету саме повідомлення про працевлаштування, про прийняття працівника на роботу. Оскільки в даному випадку немає нових трудових відносин, то повідомлення про працевлаштування ми до податкової в даних випадках не подаємо.

 Як заповнюється форма повідомлення про прийняття працівника на роботу

На завершення розглянемо (див. слайд), як заповнюється форма повідомлення. Заповнюємо в класичний спосіб: якщо ми подаємо повідомлення на новоприйнятого працівника, то фіксуємо, що це початкове повідомлення. Далі заповнюємо інформацію про наше підприємство. Потім фіксуємо порядковий номер запису. 

Зверніть увагу, що одним повідомленням можна прийняти декілька працівників, тобто подати одне повідомлення на декількох працівників. Зазначаємо категорію особи, і в рамках даного курсу, даного уроку, нас цікавить дві категорії: це основний працівник чи сумісник. Якщо приймаємо основного працівника — проставляємо одиничку, якщо сумісника (внутрішнього чи зовнішнього) — проставляємо двієчку.

Далі фіксуємо реєстраційний номер облікової картки платника податку, якщо він є. Якщо немає — тоді вписуємо реквізити паспорта такого працівника. Далі зазначаємо номер з демографічного реєстру. Зверніть увагу: якщо нам працівник надає при працевлаштуванні паспорт у формі ID-картки, то там цей номер вже зазначений — ми просто беремо його з ID-картки. Якщо ж він при працевлаштуванні надає паспорт-книжечку — такого номера там немає, спеціально ми його не вимагаємо, і в такому випадку залишаємо цю графу порожньою, не заповнюємо.

Можлива ще така ситуація: людина при працевлаштуванні нам надала паспорт-книжечку і ще з якоїсь там доброї волі надала свій закордонний паспорт. В закордонному паспорті також може бути зазначено цей номер, тому, якщо у вас є інформація про цей номер, будь ласка, вписуйте. Якщо немає — це не буде помилкою не заповнити цю графу.

Далі фіксуємо прізвище, ім'я, по батькові працівника. Нова графа — заповнюємо інформацію про громадянство. Якщо це громадянин України — проставляємо одиничку, якщо всі інші особи — то проставляємо нуль. Ну і далі ті графи, за строками, в які маємо строками заповнення яких маємо дуже пильно стежити. Зазначаємо, на підставі якого документу було прийнято працівника на роботу, фіксуємо дату видання такого наказу і дату безпосереднього початку трудових функцій працівника.

Нагадую, що дата видання наказу і дата подання повідомлення можуть збігатися — це нормальна класична ситуація. Щодо дати початку роботи, то краще буде, якщо вона буде не такою, як дата видання наказу і дата подання повідомлення, а трошечки пізніше. Це ідеальна ситуація для роботодавця.

Далі підписують повідомлення посадові особи, подаємо його. 

Після подання повідомлення

Після того, як ви подали повідомлення, ви отримаєте квитанцію №2, яка підтверджує, що податкова служба отримала ваше повідомлення. Це важливо, тому що квитанція є доказом того, що ви виконали свої обов'язки щодо повідомлення податкової про прийняття працівника на роботу.

Це завершує процес подання повідомлення. Тепер ви можете бути впевнені, що трудові відносини з працівником зареєстровані в податковій службі, і всі документи оформлені належним чином.

Колеги, дякую за увагу і чекаю вас вже на наступному уроці!