Прийняття працівника: повідомлення, військовий облік, бронювання, трудова книжка, особова картка № П-2, особова справа

Додаткові матеріали

Презентація

Зразок наказу про затвердження інформаційного листа

Інформаційний лист для працівника при прийнятті на роботу

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги! Запрошую Вас на 12-й урок, де ми розглянемо, яку інформацію потрібно надати працівнику до початку роботи, що саме слід прописати та яким способом інформувати.

Ми вже з вами пройшли певний шлях у процесі прийняття працівника на роботу: перевірили документи, оформили, частково виконали повідомну процедуру—повідомили податкову про прийняття працівника, а також у певних випадках — Пенсійний фонд або ТЦК. Але залишилася ще повідомна процедура, яка стосується самого працівника.

Що це означає?

Відповідно до ч. 1 ст. 29 Кодексу законів про працю України, до початку роботи роботодавець зобов’язаний в узгоджений із працівником спосіб повідомити його про низку важливих моментів.

Зверніть увагу: формулювання «в узгоджений із працівником спосіб» може трохи збивати з пантелику. Начебто можна просто усно повідомити працівника і на цьому все. Але на практиці нам потрібно підтвердження, що ця вимога законодавства дійсно виконана.

Ще раз подивіться на п. 4 цієї статті, там прямо зазначено, що деяку інформацію слід повідомити під підпис. Тобто повністю усне інформування не спрацює.

Як правильно зафіксувати інформування працівника?

Ми рекомендуємо оформити інформацію письмово – це може бути інформаційний лист. Зразок такого листа ви знайдете в додатках до уроку, але ви можете його адаптувати під свої потреби, бо типової форми такого документа законодавчо не встановлено.

Що саме потрібно повідомити працівнику?

• Місце роботи — назва роботодавця, місцезнаходження. Рекомендація: можна зробити інформаційні картки для працівників, щоб у майбутньому не виникало питань, як правильно записати назву підприємства, код ЄДРПОУ, адресу (наприклад, для лікарняних).
• Трудова функція — посада, основні посадові обов’язки. Виконується через посадову інструкцію (про це поговоримо далі).
• Дата початку роботи — зазначити точну дату, коли працівник розпочинає виконання трудових обов’язків.
• Робоче місце — де воно розташоване, як обладнане, які засоби для роботи надаються.
• Права та обов’язки працівника — відповідно до законодавства.
• Умови праці, у тому числі наявність небезпечних і шкідливих факторів, які ще не усунуто, та їхній можливий вплив на здоров’я.
• Право на пільги та компенсації — законодавство прямо вимагає повідомити про це під підпис!
• Правила внутрішнього трудового розпорядку, режим роботи, тривалість робочого часу та відпочинку, колективний договір (якщо є).
• Проходження інструктажів — охорона праці, пожежна безпека, санітарія, гігієна праці тощо.
• Професійне навчання (якщо передбачено).
• Щорічна відпустка, її тривалість.
• Оплата праці—умови та розмір.
• Процедура припинення трудового договору — строки попередження, які мають дотримуватися і працівник, і роботодавець.

Рекомендація: оформити спеціальний інформаційний лист, з яким працівник ознайомлюється та підписує.

Документи, з якими слід ознайомити працівника

• Посадова інструкція
• Колективний договір
• Правила внутрішнього трудового розпорядку
• Положення про оплату праці, преміювання, відрядження, комерційну таємницю
• Інші внутрішні документи, важливі для виконання роботи.

Якщо якісь документи не застосовуються (наприклад, у вас немає відряджень), то з ними ознайомлювати не потрібно.

Посадова / Робоча інструкція

• Важливо розрізняти ці два документи:
  Посадова інструкція — для керівників, професіоналів, фахівців, технічних службовців (коди 1 – 4 у Класифікаторі професій).
• Робоча інструкція — для робітників (коди 5–9 у Класифікаторі професій).

Хто розробляє посадову інструкцію?

• Безпосередній керівник—описує функції та стандарти виконання роботи.
• Юрист—оформлює права та обов’язки.
• Кадровик—додає кадрові аспекти.

Посадова інструкція — це документ для посади, а не для конкретної людини.

Термін зберігання:

• 5 років після заміни новими,
• 75 років для окремих категорій працівників.

Відсутність посадової інструкції — це порушення трудового законодавства та штраф у розмірі однієї мінімальної зарплати.

Як ознайомити працівника з посадовою інструкцією? До початку роботи. Під підпис:

• На останньому аркуші інструкції («З посадовою інструкцією ознайомлений/ознайомлена»).
• Або в журналі обліку посадових інструкцій.

 Нюанс: обов’язки щодо ведення військового обліку: навіть якщо вони прописані в посадовій інструкції кадровика, за них має бути доплата.

На цьому все! Дякую за увагу та запрошую вас на наступний урок!