Утворення посади за Класифікатором професій, розроблення посадових інструкцій: поради та тренажери

Додаткові матеріали

Презентація

Зразок письмового трудового договору з обовʼязками працівника

Зразок посадової інструкції менеджера з персоналу

Зразок робочої інструкції тракториста 2-го розряду

---

Текстове розшифрування відео

 

Посадові та робочі інструкції: чи є необхідними зараз та чи можуть їх замінити письмові трудові договори?

Вітаю, колеги. Ми продовжуємо з вами вивчати наш курс про Класифікатор професій та посадові інструкції. Наразі у нас урок 13-й — «Посадові та робочі інструкції: чи є необхідними зараз та чи можуть їх замінити письмові трудові договори?». Тож давайте досліджувати ці питання.

Чому взагалі виникає необхідність ознайомлювати працівників із їхніми обов’язками? Нагадаю, по-перше, про ст. 29 Кодексу законів про працю України, яка прямо визначає, що перед початком роботи ми повинні надати працівнику інформацію, наприклад у формі інформаційного листа, де вказується трудова функція, яку працівник має виконувати, назва посади та перелік посадових обов’язків. У цьому ж пункті уточняється, що ми повинні ознайомити працівника з його правами та обов’язками.

Крім того, маємо звернути увагу на п. 3 ч. 1 ст. 40 Кодексу законів про працю України, який стосується звільнення працівника з ініціативи роботодавця. Ми не будемо вдаватися в усі деталі процедури звільнення, але важливо зазначити: звільнення можливе у разі систематичного невиконання працівником без поважних причин обов’язків, покладених на нього трудовим договором.

Це означає, що працівника справді можна звільнити за систематичне невиконання обов’язків, але лише за умови, що ці обов’язки були чітко визначені й закріплені в письмовому вигляді. Саме тому Кодекс законів про працю України встановлює дві ключові вимоги: по-перше, обов’язкове ознайомлення працівника перед початком роботи з його посадовими обов’язками; по-друге, наявність таких обов’язків у документах як підставу для звільнення у разі їх невиконання.

Окрім того, є й практичний аспект: якщо обов’язки письмово зафіксовані, працівник не зможе відмовитися від їх виконання. Він повинен їх виконувати.

Йдемо далі. Де ж саме фіксувати ці посадові обов’язки? Сьогодні є два основних варіанти: письмовий трудовий договір і посадова інструкція.

Щодо письмового трудового договору: Кодекс законів про працю України містить його визначення. Так, договір може бути як усним, так і письмовим. Але якщо ми маємо намір закріпити посадові обов’язки працівника, то, безумовно, йдеться саме про письмову форму.

Стаття 24 Кодексу законів про працю України визначає випадки, коли обов’язково укладається письмовий трудовий договір. Проте це не означає, що лише у цих випадках ми можемо застосовувати письмову форму. Багато підприємств, орієнтуючись на проєкт Трудового кодексу (в якому передбачено лише письмову форму), вже практикують укладення письмових трудових договорів з усіма працівниками, незалежно від того, чи підпадає конкретна ситуація під ст. 24 Кодексу законів про працю України.

У таких письмових договорах прямо зазначають обов’язки працівника, його права та інші умови праці. Навіть під час воєнного стану я рекомендую продовжувати укладати письмові трудові договори зі всіма працівниками, якщо на підприємстві така політика вже існує. Особливо важливо — якщо згідно зі ст. 24 Кодексу законів про працю України укладення письмового договору є обов’язковим, його доцільно укласти навіть за воєнного стану.

Тепер щодо обов’язків: у типовій формі письмового трудового договору практично завжди прописують права та обов’язки працівника. Але Кодекс законів про працю України не містить прямих згадок щодо посадової або робочої інструкції. Парадоксально, але саме ці інструкції не є нормативно зазначеними у Кодексу законів про працю України.

Натомість у Довіднику кваліфікаційних характеристик «випуск 1» наведено визначення посадової інструкції — вона охоплює не лише права та обов’язки, а й кваліфікаційні вимоги, взаємодію з іншими підрозділами тощо. Це значно ширший обсяг, ніж у трудовому договорі, де йдеться лише про основні обов’язки й права.

І з тих понять, які бачимо, можна зрозуміти, що це не лише права, обов'язки працівників, а й кваліфікаційні вимоги, взаємодія з іншими підрозділами. Тобто, якщо в письмовому трудовому договорі зазвичай прописують обов'язки та права працівника, тобто, що саме працівник має робити і на що він має право, то посадова інструкція — це все, що стосується саме посади або роботи. Вона містить вимоги до посади, визначає, хто може обіймати цю посаду, як взаємодіє з іншими працівниками, а також права, обов'язки та кому підпорядковується ця посада. Тобто посадова інструкція за своїм змістом є більш всеосяжною. Аналогічно це стосується й робочих інструкцій. Не буду зачитувати визначення, але з того, що сказано, можна зрозуміти, що посадова і робоча інструкції містять набагато більше інформації, ніж те, що прописується в письмовому трудовому договорі. 

Лист Мінсоцполітики містить визначення посадових і робочих інструкцій. Це документ, що визначає конкретні завдання та обов'язки працівника, його права та відповідальність. Як бачимо, це більш широке поняття.

Наявність посадових і робочих інструкцій дозволяє працівникові чітко розуміти свої права та обов'язки, що покладаються на нього при виконанні роботи. Це, в свою чергу, унеможливлює конфлікти між працівником і роботодавцем щодо виконання цих обов'язків. Мінсоцполітики підтримують наявність посадових та робочих інструкцій, а у Довіднику кваліфікаційних характеристик за «випуском 1» визначено, що посадові інструкції повинні бути складені для працівників усіх посад, які зазначені в штатному розписі. 

Що стосується перевірок Держпраці, то коли вони приходять на перевірку, обов'язково перевіряють штатний розпис і можуть вимагати посадові та робочі інструкції. Вони перевіряють обов'язки працівників, кваліфікаційні вимоги та інші аспекти. Тому виникає питання: чи можна прописати обов'язки працівника тільки в трудовому договорі? Юристи кажуть, що так. Є досвід адвокатів, які при розгляді судових спорів відстоювали як права працівників, так і роботодавців. В одному випадку суд розглядав ситуацію, коли трудовий договір містив обов'язки працівника, але той не виконував їх, і його було звільнено. В іншому випадку, при доведенні того, що обов'язки не виконувались неправильно, рішення було на користь працівника.

Тому багато юристів дотримуються думки, що письмовий трудовий договір, у якому прописані посадові обов'язки, є достатнім. Але я дотримуюсь більш лояльної точки зору. Моя позиція полягає в тому, що письмовий трудовий договір — це, звісно, добре, але посадова та робоча інструкція не може бути заміною того, що вказано в письмовому трудовому договорі. Тому, моя позиція — на підприємстві повинні бути і посадові, і робочі інструкції. І рано чи пізно ми повернемося до перевірок Держпраці, і вони вимагатимуть саме ці інструкції у їхньому повному обсязі — з усіма загальними положеннями, завданнями, відповідальністю, кваліфікаційними вимогами, реквізитами тощо.

Ще одним важливим документом є карти посад, які розробляються для HR-функцій. Я бачила ці карти посад, більш того, сама розробляла приклади таких карт. Однак з огляду на чинне законодавство, карти посад дійсно більш детальні, вони містять докладну інформацію, що робити, що не робити, який функціонал і подальший розвиток, як переходити з посади на посаду. Це дуже корисні документи, зокрема для HR-менеджерів, і вони допомагають організувати процес підбору кандидатів. Однак, з огляду на сучасне законодавство, карта посад не може замінити посадову інструкцію. Вона може бути додатковим інструментом для підбору персоналу, але не замінить інструкції, які повинні бути затверджені на підприємстві.

Що важливо знати про посадові та робочі інструкції? Вони складаються для конкретної посади або роботи, а не для конкретного працівника. Вони не повинні містити прізвище, ім’я або по батькові працівника і не пишуться під конкретну особу. Це знеособлені документи, що містять обов'язки, права та інші аспекти. Вони універсальні, тобто, наприклад, якщо бухгалтер звільнився, шукається інший працівник на його посаду, і він буде виконувати ті ж самі обов'язки за тією самою посадовою інструкцією, яку вже розроблено для бухгалтера. Таким чином, інструкція не підлаштовується під конкретного працівника і не зазначається його ПІБ.

Що ще важливо зазначити, це те, що посадова та робоча інструкція повинні бути підписані працівником. Це необхідно з практичної точки зору, оскільки в разі судових спорів або внутрішніх конфліктів працівник не зможе стверджувати, що він не знав своїх обов'язків. Вони будуть чітко прописані в інструкції, і підпис працівника підтверджує, що він з ними ознайомлений. В законодавстві не визначено конкретні способи ознайомлення працівників з посадовими інструкціями, однак існують практично напрацьовані варіанти. Наприклад, відмітка про ознайомлення може бути безпосередньо на посадовій інструкції, або ж працівник може підписати окремий лист або аркуш, де вказано, що він ознайомлений з інструкцією. Також може бути введений спеціальний журнал ознайомлення з посадовими інструкціями.

При складанні відмітки про ознайомлення з посадовою чи робочою інструкцією керуємось ДСТУ 4163:2020. Вона повинна бути розміщена після основного тексту інструкції, з підписами та візами. Формулювання відмітки виглядатиме таким чином: «З посадовою інструкцією ознайомлена (ознайомлений)», із зазначенням підпису працівника та дати.

На цьому завершуємо наш урок і переходимо до наступного.