Кадрово-облікові документи: особова справа, особова картка П-2, табель і електронне ведення

Додаткові матеріали

Презентація

Зразок заповнення Розділу V особової картки працівника П-2 

Зразок наказу про надання щорічної основної відпустки

Зразок наказу про надання щорічної додаткової відпустки

Зразок наказу про надання соцвідпустки на дітей 10 к. дн.

Зразок наказу про надання соцвідпустки на дітей 17 к. дн.

Зразок наказу на навчальну відпустку

Зразок наказу на відпустку для догляду за дитиною до трьох років

Зразок наказу на відпустку для догляду за дитиною від трьох до шести років

---

Текстове розшифрування відео

Шановні колеги, мої вітання! Це шостий урок, і сьогодні ми з вами будемо вчитися заповнювати п’ятий розділ особової картки П-2, який стосується відпусток. Які відпустки зазначати, як відображати приклади — на першому слайді я ділюсь прикладом відображення щорічної відпустки, відпустки без збереження заробітної плати на період карантину, а також відпустки для догляду за дитиною до трьохрічного віку. Власне, зразу наголошую, що в п’ятому розділі ми повинні зазначати абсолютно всі відпустки, які беруть наші працівники.

Щорічна, основна, додаткова, всі види відпусток без збереження заробітної плати, відпустка для догляду за дитиною до трьохрічного віку, дитячі соціальні відпустки — абсолютно все ми маємо відобразити в цьому п’ятому розділі. Але є певні нюанси. Наприклад, якщо ми говоримо про відпустку для догляду за дитиною до трьохрічного віку, то в цій ситуації графа «за який період» не буде заповнена, і графа «закінчення відпустки» також часто не заповнюється. Головне — позначити початок відпустки, наприклад, 30.06.2025 рік, і підстава – наказ.

А якщо ми говоримо про відпустку без збереження заробітної плати, наприклад, на період карантину, то зазначаємо період, наприклад, 2020 рік, і дату початку та закінчення відпустки. Звісно, підстава – наказ. Якщо відпустка на період дії воєнного стану, то також допускається не зазначати за який період, бо у нас немає обмеження щодо кількості днів перебування у відпустці без збереження зарплати на період дії воєнного стану, згідно з ч. 3 ст. 12 Закону №2136.

Що стосується щорічної основної відпустки, то тут обов'язково зазначається, яка відпустка, кількість днів і за який період надається ця відпустка. Адже саме за п’ятим розділом ми ведемо облік відпусток наших працівників. Тобто ми фіксуємо, чи використовував працівник 24 дні відпустки за той чи інший робочий рік, чи не використовував. Розділ п’ятий — дуже важливий для обліку відпусток.

Коли ми говоримо про щорічну відпустку, ми знову зазначаємо дату початку відпустки, дату закінчення відпустки. Усі відпустки, які ми надаємо нашим працівникам, ми фіксуємо і відображаємо в п’ятому розділі особової картки П-2.

Тепер нагадаємо, які бувають відпустки. Про облік відпусток йдеться в ст. 10 Закону про відпустки. Там зазначено, що роботодавець або уповноважений ним орган зобов'язаний вести облік відпусток, які надаються працівникам. Найзручніший спосіб для цього — особова картка П-2. Ви, звісно, можете паралельно вести облік у Excel або в іншій обліковій програмі, але розділ п’ятий має бути заповнений обов’язково.

У розділі п’ятому особової картки П-2 ми відображаємо всі відпустки, надані працівнику за час його роботи на підприємстві: щорічні, соціальні, навчальні, без збереження тощо. Запис здійснюється на підставі відповідних наказів. У графі «вид відпустки» зазначаємо, яка це відпустка. Наприклад, щорічна основна, без збереження на період воєнного стану, і кількість днів відпустки.

Щорічна основна відпустка, додаткова відпустка за роботу з шкідливими чи важкими умовами праці, за особливий характер праці, додаткові відпустки в зв'язку з навчанням, творча відпустка, відпустка для підготовки та участі в змаганнях — це все може бути відображено в п’ятому розділі. Соціальні відпустки включають відпустку по вагітності та пологах, для догляду за дитиною до трьох років, відпустку у зв'язку з усиновленням, додаткові відпустки для працівників, які мають дітей або повнолітню дитину з інвалідністю, а також відпустку при народженні дитини.

Також необхідно зазначити відпустки без збереження заробітної плати, якщо працівник нею користувався, згідно зі ст. 25, 26 Закону про відпустки або ж за Законом №2136. У графі «за який період» зазначається період, за який надано відпустку. Для щорічних відпусток — це робочий рік. Кожен працівник має свій індивідуальний робочий рік, тому, якщо працівник був прийнятий на роботу 12 травня 2024 року, то його робочий рік буде з 12 травня 2024 року по 11 травня 2025 року.

Для соціальних відпусток, зокрема для відпусток на догляд за дитиною, для чорнобильців, учасників бойових дій, а також для відпусток без збереження зарплати, зазначається календарний рік. У графі може бути просто зазначено: 2024 рік, 2025 рік, або ж конкретні дати, наприклад, з 1 січня 2024 року по 31 грудня 2024 року.

Далі в розділі п’ятому зазначаються дата початку та закінчення відпустки, а також номер і дата наказу, на підставі якого була надана відпустка.

І коротесенько про відпустки без збереження заробітної плати. Є відпустки без збереження зарплати, в яких ми відмовити не можемо. Не можемо. Вам до відома, це відпустки за ст. 25 Закону про відпустки. Якщо у працівника є відповідні підстави, є відповідні документи, які підтверджують ці підстави, обставини, ми людині відмовити в наданні цієї відпустки за ст. 25 Закону про відпустки без збереження зарплати відмовити не можемо. А також ми не можемо відмовити працівнику у відпустці без збереження зарплати для внутрішньо переміщених осіб за ч. 4 ст. 12 Закону №2136. Ця відпустка надається не більше ніж 90 календарних днів на період дії воєнного стану. 

Відмовити у відпустках без збереження можемо, якщо людина просить відпустку без збереження за сімейними обставинами (ст. 26 Закону про відпустки) або за ч. 3 ст. 12 Закону №2136, якщо людина просить про відпустку без збереження зарплати на період дії воєнного стану. В цій відпустці відмовити можна.

Відпустка для догляду за дитиною до трьох років також має фіксуватися. Я вже показувала на зразочку в особовій картці П-2. А і коротко, скажімо, які підстави надання цієї відпустки. Відпустка для догляду за дитиною до трьох років — це соціальна відпустка, а відпустка для догляду за дитиною від трьох до шести — це відпустка без збереження заробітної плати. Саме про відпустку від трьох до шести зазначається в ст. 25 Закону про відпустки. 

Тепер поговоримо про відпустку для догляду до трьох років. У ст. 20 Закону про відпустки зазначено, для того, аби оформити відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трьох років, потрібно надати заяву, на підставі якої буде оформлено наказ про надання цієї відпустки. На практиці працівники до заяв із проханням про відпустку додають копію свідоцтва про народження. Тобто в законі зазначається одне, але на практиці, звісно, ми мусимо запросити ще один документ, який підтверджує дійсно, що людина має право на цю відпустку для догляду за дитиною до трьох років, щоб ми бачили вік дитини. Водночас у листі Мінекономіки також зазначено, що законодавством не визначено переліку документів, які працівник чи працівниця має надати до заяви про надання відпустки для догляду за дитиною. Але втім, я сумніваюся, що якийсь з роботодавців без, скажімо, наявності додаткового документа, такого як свідоцтво про народження, надасть відпустку для догляду за дитиною до трьох років.

Далі про базові правила надання відпусток без збереження заробітної плати. Відпустки без збереження заробітної плати надаються обов'язково за заявою працівників. Ми не можемо працівника відправити у відпустку з ініціативи роботодавця. Такого не передбачено. Які є поширені помилки в наказах на відпустку без збереження? Не зазначають дату закінчення відпустки. Так не можна. Тобто ось та графа п'ята, коли ми говоримо про відпустку без збереження заробітної плати, вона має бути зазначена. Не плутайте про відпустку для догляду за дитину до трьох років. Тому що з відпустки для догляду за дитину до трьох років жінка може вийти в будь-який момент. Це передбачено нормами законодавства. І, скажімо, бувають випадки, коли жінка пише заяву на відпустку до трьох років, тобто до досягнення дитиною трьох років, але виходить раніше. У таких випадках часто графу «закінчення відпустки» не заповнюють. Однак, якщо ми говоримо конкретно про відпустку без збереження заробітної плати, то тут повинна бути чітко зазначена дата закінчення. Якщо йдеться про відпустку для догляду за дитиною до трьох років, допускається відкрита дата, але у випадку відпустки без збереження заробітної плати необхідно вказати точну дату. Наприклад, відпустка може бути на 30 днів, до 30 липня 2025 року. Цю дату потрібно зафіксувати в заяві, наказі та в особовій картці П-2.

Ще однією поширеною помилкою є ситуація, коли в наказах на відпустку не конкретизується, яку саме відпустку без збереження заробітної плати бере працівник. Як ви вже знаєте, існує кілька типів відпусток без збереження заробітної плати, що регулюються ст. 25 і 26 Закону про відпустки та ч. 3 і 4 ст. 12 Закону №2136. І буває так, що працівник просто пише заяву на відпустку без збереження, але не уточнює, на яких підставах. Виникає питання: яку саме відпустку він бере? На яких підставах? Чи можна відмовити? Важливо, щоб працівники чітко вказували, у яку саме відпустку вони йдуть. Тому необхідно провести роз'яснювальну роботу з працівниками, пояснюючи, як правильно зазначити тип відпустки у заяві, щоб наказ був оформлений коректно.

Щодо відпустки без збереження заробітної плати за згодою сторін, нагадаю, що вона надається не більше ніж на 30 календарних днів, відповідно до ст. 26 Закону про відпустки. Відпустка без збереження заробітної плати на період дії воєнного стану регулюється ч. 3 і 4 ст. 12 Закону 2136. Згідно з частиною 4, відмовити в такій відпустці ми не можемо. Окрім того, є ще ст. 25 Закону про відпустки, яка визначає велику кількість категорій працівників, що мають право на таку відпустку. Якщо у працівника є відповідні підстави і підтверджуючі документи, відмовити в наданні цієї відпустки ми не можемо.

Зокрема, за бажанням працівника в обов'язковому порядку надається відпустка матері або батькові, які виховують дітей без матері, до 14 календарних днів, чоловікові, дружина якого перебуває у відпустці по догляду за дитиною, до 14 календарних днів, а також матері або іншим особам, якщо дитина потребує домашнього догляду. Ця відпустка надається від трьох до шести років для догляду за дитиною за медичним висновком.

Також відпустка надається учасникам бойових дій, членам сімей загиблих ветеранів війни, членам сімей загиблих або померлих захисників України до 14 днів щорічно. Особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, надається відпустка до 21 календарного дня. Пенсіонерам за віком та особам з інвалідністю третьої групи надається відпустка до 30 календарних днів, а особам з інвалідністю першої та другої групи — до 60 календарних днів.

Я навела основні моменти щодо відпусток без збереження заробітної плати, оскільки саме ці відпустки є найбільш поширеним джерелом помилок при оформленні. Як ви зрозуміли, важливо зафіксувати інформацію про всі відпустки, які надаються нашим працівникам, де є наказ про надання відпустки. Всі ці відпустки мають бути відображені в п'ятому розділі особової картки П-2: щорічні відпустки, додаткові відпустки, соціальні відпустки, без збереження заробітної плати для догляду за дитиною до трьох років і від трьох до шести років, а також відпустки по вагітності та пологах.

Чому це важливо? Тому що я, на моє переконання, рекомендую всім оформлювати відпустку по вагітності та пологах також наказом. Тобто наказ про надання цієї відпустки також має бути оформлений.

Всього найкращого! До нової зустрічі на наступному уроці!