Кадрово-облікові документи: особова справа, особова картка П-2, табель і електронне ведення

Додаткові матеріали

Презентація

Склад документів особової справи

Заява про переведення на іншу роботу (посаду)

Копія наказу про переведення на іншу роботу (посаду)

Текстове розшифрування відео

Шановні колеги, мої вітання. Як і обіцяла, сьогодні другий урок, присвячений особовій справі. Ми будемо говорити про те, які документи мають бути в особовій справі, а які з них не є обов'язковими, що не потрібно додавати до цієї справи і що саме розуміється під терміном «військовий квиток».

Отже, зверніть, будь ласка, увагу на те, що правила формування особової справи працівників визначаються Правилами №1000/5, але це не стосується держслужбовців. У держслужбовців є окремі правила, про які ми поговоримо наприкінці цього модуля. Особові справи працівників державної служби формуються відповідно до Порядку №64.

Які ж документи мають бути в особовій справі? Уважно дивіться і запам'ятовуйте. Щось з документів має бути оригіналом, а щось - копією. Важливо, щоб ви розуміли, що має бути оригіналом, а що має бути копією.

По-перше, має бути внутрішній опис особової справи. Це спеціальний документ, в якому ми заповнюємо всі документи, що містяться в особовій справі, в хронологічному порядку. Важливо, щоб, відкриваючи внутрішній опис, було зрозуміло, які документи є в цій справі. Я бачу на практиці, що у кращому випадку в особовій справі є просто листок, де перелічено, що там є. В гіршому випадку взагалі немає опису особової справи, і документи хаотично накидані в файл. Це не правильно. Отже, внутрішній опис особової справи має бути обов'язково.

Далі, заява про прийняття або письмовий трудовий договір. Це має бути оригінал. Заява або трудовий договір, йдеться не про копію, а саме про оригінал. Коли ми говоримо про наказ про прийняття, то тут вже має бути копія, оскільки оригінал знаходиться в окремій справі, де зберігаються накази тривалого строку зберігання. Далі особовий листок з обліку кадрів. Ми обов'язково розглянемо цей документ детальніше пізніше. Якщо необхідно, то також має бути доповнення до особового листка з обліку кадрів.

Що стосується автобіографії, то це теж оригінал. Копія паспорта, копія ідентифікаційного коду, копія військового квитка або військово-облікового документа за наявності, копії документів про освіту, копії документів про науковий ступінь. Якщо працівника переводили з посади на посаду, то тут також повинна бути заява (оригінал), а не копія.

Крім того, має бути заява про прийняття за сумісництвом, копія наказу про переведення на іншу роботу, копія наказу про прийняття за сумісництвом. Знову ж таки, оригінал цього документа зберігається в окремій справі. Копії документів про внесення змін до облікових документів у зв'язку із зміною біографічних даних також мають бути.

Копії документів, що є підставами для надання пільг, якщо є характеристика – це оригінал, а не копія. Копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення, нагородження, преміювання, документи з атестації, заява про звільнення - також копії. І копія наказу про звільнення. Якщо працівник є військовозобов'язаним, то слід також долучити відповідний військово-обліковий документ, як-то військовий квиток, приписне посвідчення або інший документ, що підтверджує статус працівника.

Важливо, що військовий квиток є обов'язковим документом для працівника, який є військовозобов'язаним. Але якщо у вас працює призовник, то може бути інший документ, наприклад, тимчасове посвідчення або приписне. Військово-обліковий документ може бути виданий в електронній або паперовій формі, і копія цього документа повинна бути в особовій справі.

Також зверніть увагу на документи, які були підставою для видання наказу про звільнення працівника, наприклад, доповідна записка, акт про відсутність на робочому місці (якщо звільнення за прогул), повідомлення про звільнення за випробувальний строк. Інші документи, які не були згадані, не повинні додаватися до особової справи.

Не потрібно додавати до особової справи, наприклад, договори про матеріальну відповідальність, згоду батьків на роботу неповнолітнього працівника, якщо це не вимагається законодавством. Також часто можна побачити, що додають непотрібні документи, як-то про нерозголошення або додаткові угоди, що не мають прямого відношення до трудових відносин.

З одного боку, зручність в тому, що всі документи по працівнику можна зберігати в одній справі. Але з іншого боку, якщо настане час передавати ці документи до архіву, вам доведеться вилучити всі зайві документи, оскільки в архіві приймуть тільки ті справи, які містять лише ті документи, які є необхідними за законом.

Отже, будьте уважні при оформленні та збереженні особових справ, адже правильне формування і ведення документів допомагає уникнути непорозумінь у майбутньому. Дякую за вашу увагу, і ми зустрінемось вже на третьому уроці цього модуля.