Кадрово-облікові документи: особова справа, особова картка П-2, табель і електронне ведення

Додаткові матеріали

Презентація

Зразок заповнення особової картки державного службовця

Текстове розшифрування відео

Перша особливість, яку ви вже знаєте, якщо уважно слухали останній урок першого модуля, полягає в тому, що в особових справах держслужбовців зберігаються особові картки. У випадку з іншими працівниками, це неприпустимо — особова картка завжди зберігається окремо.

Що ми маємо на увазі, коли говоримо про особові справи державних службовців? Є такий наказ № 64, який регулює порядок ведення та зберігання особових справ державних службовців. Це чітко прописано в документі, і мені цей наказ дуже подобається, адже він досить чіткий, зрозумілий і лаконічний.

Ведення особової справи розпочинається одночасно з вступом на державну службу або іншим призначенням на посаду. Особова справа формується з таких документів:

1. Особова картка.
2. Підписаний текст присяги.
3. Копія документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство.
4. Копія ідентифікаційного коду.
5. Копії документів про освіту.
6. Копія трудової книжки або відомості про трудову діяльність з порталу Пенсійного фонду України.
7. Копія військово-облікового документа.
8. Копії документів, які підтверджують належність державного службовця до категорії громадян, які мають додаткові гарантії (за наявності).
9. Довідка про результати проведення спеціальної перевірки.
10. Довідка про результати проведення перевірки згідно з Законом про очищення влади.
11. Заява про призначення на посаду.
12. Копія акта про призначення на посаду.
13. Витяг з протоколу засідання конкурсної комісії, якщо це призначення було за результатами конкурсу.
14. Копія акта органу вищого рівня про призначення на посаду у випадках, передбачених законодавством.
15. Погодження відповідних органів.
16. Копія державного сертифіката про рівень володіння державною мовою.
17. Примірник контракту про проходження державної служби, якщо укладається.
18. Оригінал особистого розпорядження, якщо складається відповідно до частини четвертої статті 1 Закону України про одноразову грошову допомогу за шкоду життю та здоров'ю, завдану працівникам об'єктів критичної інфраструктури, державним службовцям, посадовим особам унаслідок військової агресії Російської Федерації проти України.

Надалі в хронологічному порядку до особової справи додаються:

• Копії актів про зміни анкетних даних;
• Біографічна довідка;
• Матеріали оцінювання;
• Акт передачі справи та майна;
• Копії розпорядчих документів.

Державний службовець, у разі зміни даних, зазначених в особовій картці, особисто повідомляє про ці зміни та надає відповідні документи до служби управління персоналом.

Далі копії документів про надання відпусток, заохочень, нагороди, почесні звання додаються до особової справи, якщо це необхідно.

Працівник служби управління персоналом, коли отримує заповнені документи для формування особової справи, має перевірити їх правильність заповнення і дотримання правил оформлення документів, які передбачені інструкцією з діловодства. Копії документів перевіряються на їх відповідність оригіналам і засвідчуються службою управління персоналом в установленому порядку. Завірені копії долучаються до особової справи, а інформація про них вноситься до опису документів особової справи. І форма цього опису документів до особової справи міститься в другому додатку до цього наказу.

Заяви щодо вступу, проходження, припинення служби оформлюються власноручно або шляхом створення електронного документа з накладанням КЕП (кваліфікованого електронного підпису) або електронного цифрового підпису і підписується із зазначенням дати їх подання.

Працівник служби управління персоналом реєструє особову справу не пізніше семи календарних днів з дня призначення державного службовця на посаду. Тобто є чітке обмеження: для держслужбовців — 7 днів. Якщо держслужбовець був призначений на посаду, працівник служби управління персоналом має 7 днів для реєстрації цієї справи.

Особові справи систематизуються в порядку:

• за порядковим номером,
• за структурними підрозділами відповідно до штатного розпису,
• або в алфавітному порядку.

Кожна особова справа — це окрема папка формату A4. На титульному аркуші має бути зазначено прізвище, ім'я, по батькові державного службовця, а також реєстраційний номер особової справи. Особова справа ведеться або в паперовій, або в електронній формі.

Особові справи є документами з обмеженим доступом, тому вони повинні зберігатися в металевих шафах або сейфах. Це прописано для державних службовців. Для приватних підприємств я також рекомендую зберігати документи, що стосуються працівників (особові справи, картки), в сейфах, шафах з обмеженим доступом, щоб уникнути несанкціонованого доступу. Для держслужбовців ці документи повинні зберігатися в сейфах, шафах з обмеженим доступом і мають бути опечатані.

Особові справи тих, хто припинив службу, зберігаються окремо від тих, хто ще перебуває на службі. Після звільнення державного службовця з держоргану його особова справа залишається в службі управління персоналом і передається до архіву.

Якщо того ж самого держслужбовця знову призначають на посаду в тому ж державному органі, де він працював раніше, рекомендується використовувати раніше сформовану особову справу, доповнивши її оновленою особовою карткою.

Ведення та зберігання особових справ державних службовців забезпечується працівниками служби управління персоналом (кадровиками). 

Отже, для державних службовців є чітко виписаний порядок ведення та зберігання особових справ. Ці процеси регулюються нормативними актами, і всі етапи супроводжуються відповідними документами, що визначають, як має вестися особова справа, що повинно зберігатися в ній і як її потрібно оформляти.

Щиро дякую всім за увагу. Ми успішно завершили другий модуль. Тепер ви знаєте, що таке особова справа, як вона відрізняється у держслужбовців, що має в ній зберігатися, як важливо вести і заповнювати опис. Щиро дякую за вашу увагу. До зустрічі на третьому модулі, де ми будемо вивчати табель обліку використання робочого часу.