Кадрово-облікові документи: особова справа, особова картка П-2, табель і електронне ведення

Додаткові матеріали

Презентація

Зразок бланку табеля обліку робочого часу

Приклади заповнення табеля обліку використання робочого часу

---

Текстове розшифрування відео

Шановні колеги, мої вітання! Сьогодні ми з вами розпочинаємо вивчати інформацію про табель обліку використання робочого часу. На першому уроці ми розглянемо форму табеля та застосування відміток, а також чи потрібно розробляти положення про облік використання робочого часу. Отже, буде цікаво, як кажуть, поїхали!

Зверніть свою увагу, що є типова форма табелю П-5, табель обліку використання робочого часу. Вона надається як рекомендована форма, але вона не є обов'язковою. Ви можете встановити свою форму для обліку робочого часу. Хочу сказати, що табель обліку використання робочого часу — це дуже важливий документ для бухгалтера, оскільки саме на підставі цього документа бухгалтер визначає, хто має заробітну плату, хто прогуляв, у кого лікарняні. Також, на підставі цього документа бухгалтер визначає, кому платити заробітну плату і в якому розмірі, хто працює на умовах неповного робочого часу, хто був у відпустці протягом місяця. Тобто це дуже важливий документ і для кадровика, адже це пов'язано з оплатою праці працівників підприємства.

Типова форма табелю обліку використання робочого часу перед вами (див. презентацію). Ви також можете побачити її у додатках до уроку, розгорнуту, і можете адаптувати її для себе. Наприклад, часто в цих графах не всі з них потрібні. Нам потрібні основні графи: це робочий час працівників — скільки, коли, хто відпрацював, загальна кількість відпрацьованих днів, годин, чи були на дорученні, чи були у відпустці. Інформація про всі ці моменти зазвичай є основною. Далі вся ця інформація не завжди нам потрібна. Тому форму табелю можна адаптувати під наші потреби.

Також в типовій формі табелю є відповідні позначки. Ці позначки ми використовуємо також. Я рекомендую використовувати ті позначки, які є у типовій формі табелю. Якщо це вечірні години — показуємо "ВЧ", якщо це відрядження — "ВД", творча відпустка — "ТВ" тощо. Тобто ми беремо ті символи, які є у типовій формі табелю. Але якщо, наприклад, додаються нові підстави, скажімо, відпустка при народженні дитини, то такої позначки в типову форму немає. Не плутайте з відпусткою по вагітності та пологах — це різні категорії. Відпустка по вагітності надається жінці, а відпустка при народженні дитини надається батькові дитини. Тому для таких випадків, як відпустка при народженні дитини, позначки в типовій формі немає, але ви можете розробити свою власну позначку, яка буде відрізнятися від вже існуючих кодів.

Або, наприклад, для відпустки без збереження заробітної плати. В першому модулі ми говорили про особову картку П-2, де потрібно відображати всі види відпусток. І ми також говорили про те, що є багато відпусток без збереження заробітної плати, які активно з’являлися після 2020 року (ковід, карантин, воєнний стан), а також нові види відпусток. І щоб бачити, в якій саме відпустці працівник перебував, я б для себе ввела і ковідну відпустку без збереження заробітної плати, і на період дії воєнного стану без обмеження строком, для внутрішньо переміщених осіб. Тобто, з появою нових обставин ми можемо розробляти свої коди і позначки для таких відпусток.

Наприклад, для призупинення дії трудового договору в типовій формі немає позначки. Ми можемо розробити і додати свою позначку чи код. Зрозуміло, що не треба повторювати вже існуючі позначки, а просто додати нові відповідно до потреб підприємства.

Що ж, де це все робиться? Звісно, це не просто запам’ятовування чи записування на папірці. Це має бути внутрішній локальний акт, який буде допомагати нам вести табель обліку робочого часу. За допомогою цього локального акта ми затверджуємо свою форму табелю обліку використання робочого часу та визначаємо позначки і коди, які застосовуються в табелі. Це положення про табелювання. Я рекомендую, а точніше, наполягаю на тому, що таке положення на підприємстві має бути, особливо коли підприємство є великого масштабу.

Це допомагає уникнути непорозумінь. Якщо підприємство велике і є різні структурні підрозділи (відділ кадрів, бухгалтерія тощо), дуже важливо, щоб бухгалтер встигав своєчасно порахувати і виплатити заробітну плату у визначені строки, які зазначені в колективному договорі чи положенні про оплату праці. Для цього бухгалтер має вчасно отримати табель обліку використання робочого часу, на підставі якого вона буде розраховувати заробітну плату. Тому при розробці положення про табелювання потрібно враховувати строки виплати заробітної плати та створювати дати для заповнення табелю раніше за ці строки.

І, звісно, положення про табелювання не існує автономно, воно повинно бути у зв’язку з іншими локальними актами: з колективним договором та положенням про оплату праці.

Що зазначається в Кодексі законів про працю щодо табеля? Про сам документ, як табель в КЗпП, ви не знайдете конкретної інформації. Там немає окремих вказівок щодо табелю обліку використання робочого часу. Однак є стаття 30 Закону України про оплату праці, в якій зазначено, що роботодавець зобов'язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи та бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку. Це є важливим моментом, оскільки облік роботи працівника має проводитися.

І що це означає? Це означає, що облік виконаної працівником роботи має бути зафіксований. І де? Зрозуміло, що це має бути в табелі обліку використання робочого часу. Ми повинні зазначати всю необхідну інформацію саме в цьому документі.

Правила ведення табелю

Табель обліку робочого часу — це не просто цифра «вісім» в графі. Це набагато складніший процес. Часто на підприємствах доручають введення табелю людям, які не завжди мають відповідну кваліфікацію. Така ситуація є досить поширеною, коли на роботі вважають, що достатньо просто записувати в табелі цифру «вісім» — і все. Насправді ж табель — це важливий документ, який потребує ретельного заповнення. Табель має заповнювати людина, яка розуміється на інформації та має досвід роботи з таким документом. Вона повинна прочитати положення про преміювання, ознайомитись із ним і розуміти, що саме повинно бути зазначено в табелі.

І важливо зауважити, що інформація, яка зазначена в табелі, надходить до відділу кадрів. Якщо підприємство велике, то на структурних підрозділах працюють табельники або інші уповноважені особи, які табелюють працівників. Потім ця інформація передається до відділу кадрів, де складається зведений табель, який, в свою чергу, передається до бухгалтерії.

Графік — це план, а табель — це факт

Графік — це план роботи. В графіках ми плануємо роботу наших працівників, їхній робочий час. У той час як табель — це факт. Бо часто бувають такі ситуації, коли працівники запитують: «Що мені робити, якщо мій табель не співпадає з графіком?» Це нормальна ситуація, тому що так і не повинно бути. Графік і табель — це два різні документи. В графіку ми плануємо, як усе повинно бути, як мають працювати працівники, але в табелі ми фіксуємо фактичні події: був працівник на роботі чи ні.

І тут важливо зрозуміти, чому так не може бути. В графіку ми не плануємо, що працівники будуть хворіти, що їх мобілізують, що вони будуть потрапляти до лікарні чи прогулювати. Ми плануємо тільки те, як усе повинно було б бути за ідеальних умов. А ось у табелі ми фіксуємо факти: був на роботі чи не був на роботі.

Зрозуміло, так? Далі. Не обов'язково два рази на місяць роздруковувати табель. Часто виникає питання: чи обов'язково два рази роздруковувати табель? Це не є обов'язком, але це зручно для бухгалтера. Бухгалтеру потрібно звідкись брати інформацію, щоб заплатити аванс. Тобто зарплату за першу половину місяця. Ми в народі часто називаємо це авансом, а зарплату за другу половину місяця — звичайною зарплатою. Тобто виходить так, що два рази на місяць табель, як то кажуть, роздруковується.

Звісно, за першу половину місяця, якщо у вас все так налагоджено, можете передавати табель в електронній формі, але в кінці місяця, коли закривається табель, вже має бути роздруковано. Тобто два рази на місяць роздруковувати табель не обов'язково, хоча це і зручно.

Табель обліку робочого часу має вести працівник, який розуміється на інформації. Працівники, які працюють дистанційно, також мають бути табельовані. Для обліку робочого часу водіїв в першу чергу застосовується тахограф.

Табель обліку робочого часу використовується для обліку кількості відпрацьованого часу, для контролю за виконанням працівниками встановленого режиму робочого часу, для отримання даних про відпрацьований час, необхідний для розрахунку виплат працівникам, а також для складання статистичної звітності з праці.

Строк зберігання табелів обліку використання робочого часу в загальному випадку — один рік. Але в переліку 578/5 вказано, що табелі, наряди працівників, задіяних у шкідливих умовах праці, зберігаються 75 років. Тут треба також звернути увагу на специфіку роботи вашого підприємства. Якщо на підприємстві є працівники, які працюють у шкідливих умовах праці, то табелювання таких працівників може бути окремим. Якщо ви не ведете окреме табелювання таких працівників, і в одному табелі відображаєте і працівників, які працюють в шкідливих умовах, і інших працівників, то зрозуміло, що весь табель зберігається 75 років. Якщо ж для працівників, які працюють в шкідливих умовах, введено окремий табель, то він зберігається окремо — 75 років, а інші табелі зберігаються лише рік. Табель обліку використання робочого часу зберігається в бухгалтерії.

Табель заповнюється на підставі належним чином оформлених документів, таких як накази про прийняття на роботу, звільнення, відрядження, відпустки. Бувають дуже курйозні і неприємні ситуації, коли, наприклад, в табелі не відмічають, що працівник прийнятий на роботу, а бухгалтер не знає по кадровій документації, адже в нього немає доступу до кадрових документів, він бачить тільки табель. І буває так, що людина вже місяць працює, а їй не платять зарплату. Чому? Тому що не було інформації в табелі щодо цієї людини. Бувають і інші ситуації. Працівника звільнили, а в табелі обліку використання робочого часу продовжують відображати його робочі дні. Бухгалтер дивиться на табель, бачить, що працівник працював, і продовжує йому виплачувати зарплату. Це також помилка, бо це не бухгалтер помилився, а помилка тієї особи, яка заповнює табель обліку використання робочого часу. Це відділ кадрів не перевірив інформацію. Розумієте?

Також є листки непрацездатності, довідки з ТЦК. Якщо працівник відсутній і ви не знаєте, чому він відсутній, тоді однозначно ставимо позначку НЗ.

Використання робочого часу ведеться в табелі одним з двох методів: суцільна реєстрація або реєстрація відхилень. Для відображення використаного робочого часу за кожен день у табелі відведено два рядки. Верхній рядок — для кількості відпрацьованих годин чи невідпрацьованих, нижній рядок — для умовної позначки.

Умовні позначення відпрацьованого і невідпрацьованого часу наведені на титульному аркуші табеля типової форми П-5.

В положенні про табельний облік ми зазначаємо загальні положення, правила заповнення, процедуру коригування, порядок формування і подання табелів, відповідальність і додатки. У додатках ми затверджуємо необхідні форми і документи для обліку робочого часу.

Роботодавець має визначити, як саме будуть регулюватися правила щодо табелювання працівників, і ці правила повинні бути прописані в положенні про табельний облік. Це не просто ще один документ, це не бюрократія. Це, навпаки, основа для організації роботи на підприємстві. Відповідно до цього документу буде встановлено чіткий порядок, за яким буде вестися облік робочого часу, щоб у вас не виникало непорозумінь.

Наприклад, у положенні про табельний облік ви зазначаєте, що табель має бути переданий до бухгалтерії 15-го числа, щоб зарплата була виплачена 16-го числа. Таким чином, ви прописуєте чіткі правила. Також в положенні про табелювання затверджуєте типову форму табеля обліку робочого часу.

Табель заповнюється за чіткими правилами. Мають бути зазначені назви посад, списки працівників, прізвища та імена. Мають бути зафіксовані відпрацьовані години. Ми прописуємо ці правила в положенні про табелювання.

Якщо працівник звільняється, ми проставляємо відмітку «Х», і більше не табелюємо. Також прописуємо інші ситуації: наприклад, якщо працівник працює на умовах неповного робочого тижня, в дні його роботи проставляються відпрацьовані години.

Прописуємо особливості відміток нормованого робочого дня, якщо є такі умови, як, наприклад, робота у вихідні дні, періоди тимчасової непрацездатності. Також вказуємо, що зарплата працівникам нараховується бухгалтерією на підставі табелів обліку робочого часу.

В додатках до положення зазначаємо форму табелю і таблицю умовних позначень з буквеними кодами, якщо ви прийняли рішення використовувати тільки буквені коди, де затверджуєте своє кодування.

Це є правила, які ви прописуєте для табелювання працівників.

На цьому ми завершили перший урок. Переходимо до другого уроку.