Кадрово-облікові документи: особова справа, особова картка П-2, табель і електронне ведення

Додаткові матеріали

Презентація

Положення про табельний облік

Приклади заповнення табеля обліку використання робочого часу

---

Текстове розшифрування відео

Шановні колеги, мої вітання. Третій урок третього модуля, і сьогодні ми з вами будемо вчитися правильно застосовувати позначки (коди) для відображення явок та неявок наших працівників. Перше, з чим ми з вами будемо працювати, це коди для годин роботи, зокрема код Р, РС, НД та інші. Розглянемо їх детально.

Код Р

Р — це години роботи, передбачені колективним договором. Це означає, що робочі години, які працівник відпрацював відповідно до договору, позначаються кодом Р. Наприклад, якщо працівник працює по 8 годин, ми проставляємо код Р 

Код РС

РС — це неповний робочий час, який встановлюється для працівників, яким згідно з нормами законодавства встановлено неповний робочий день чи неповний робочий тиждень. 

Код НД

НД — це неявки у зв'язку з переведенням за ініціативою роботодавця на неповний робочий день. 

Отже, неповний робочий час може бути встановлений з ініціативи працівника та з ініціативи роботодавця. Якщо неповний робочий час встановлюється з ініціативи працівника, то це є зміна істотних умов праці. Тобто працівник просить змінити його робочий час, зменшити робочі години або дні. В такому випадку зміна цих умов є результатом ініціативи працівника.

Якщо ж неповний робочий час встановлюється при прийомі на роботу, або ж якщо такий час встановлюється за ініціативою роботодавця, то це вважається звичайним режимом праці для працівника. Це означає, що таке робоче навантаження для нього є стандартним і не потребує змін в умовах праці.

Роботодавець також має право встановити неповний робочий час шляхом зміни істотних умов праці. Це означає, що роботодавець може змінити режим роботи працівника, зокрема перевести його на неповний робочий час, і ці зміни потрібно відображати відповідними кодами в табелі обліку.

У такій ситуації, коли працівнику встановлюють неповний робочий час за ініціативою роботодавця, години або дні, коли працівник не виходить на роботу, слід позначати кодом НД (неявка за ініціативою роботодавця). Ці неявки потрібно включати до загального обліку наявок у місячному табелі.

Якщо працівнику встановлено неповний робочий день на підставі його заяви, то в табелі потрібно зазначати фактичну кількість відпрацьованих годин, а також проставляти код РС (неповний робочий час за ініціативою працівника). У клітинках табеля, що відповідають вихідним дням, залишаються порожніми, хоча їх можна позначити, наприклад, Х (хрестиком), якщо це є необхідним для вашого підприємства.

Після цього підраховуються загальна кількість відпрацьованих днів у місяці, включаючи і ті, коли працівник працював неповний робочий день, а також сумарна кількість відпрацьованих годин.

Таким чином, неповний робочий час може бути встановлений з ініціативи працівника, з ініціативи роботодавця, і для кожного випадку в табелі обліку використовуються різні позначки: РС для неповного робочого часу за ініціативою працівника та НД для неповного робочого часу за ініціативою роботодавця.

Приклад

Петренко працює за умовами неповної зайнятості з ініціативи працівника, а Степаненко — з ініціативи роботодавця. У табелі для Петренка зазначаються 4 години і код РС, для Степаненка — також 4 години, але з кодом НД.

Якщо працівник працює за стандартними умовами, на повному робочому часу, то в табелі зазначаються 8 годин на день, і відображаються відповідні коди, що підтверджують повний робочий час.

Тепер давайте розглянемо, як правильно позначати відпустки в табелі:

1. Відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами та відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку - в табелі зазначається код ВП.
2. Відпустка для догляду за дитиною до 6 років - проставляється код ДД.
3. Відпустка без збереження зарплати за статтею 26 Закону про відпустки -зазначається код НА.
4. Основна щорічна відпустка - це відпустка, яка надається працівникам за їх робочий рік, і її відображають кодом В.
5. Додаткова відпустка - відображається кодом Д.
6. Додаткова відпустка без збереження зарплати - зазначається кодом ДБ
7. Додаткова оплачувана відпустка працівникам,які мають дітей - ДО.

Приклад заповнення табеля

1. Відпустка для догляду за дитиною до трьох років. Якщо працівник бере таку відпустку в червні 2025 року, то в табелі ставиться код ВП на весь місяць. Це означає, що в цьому місяці немає відпрацьованих днів або годин.
2. Щорічна відпустка — якщо відпустка надається з 23 червня на 5 днів, то у табелі буде позначено код ВВ на ці 5 днів, і загальна кількість відпрацьованих днів буде 16, а кількість годин — 128 (див. презентацію).
3. Дитяча соціальна відпустка — якщо така відпустка надається з 2 червня на 10 днів, в табелі буде позначено код ДО. Враховуються всі дні відпустки, але також будуть проставлені вісімки для відпустки на ці дні.

Зверніть свою увагу, що коли я відображаю відпустки в табелі, я ставлю коди ВП, коди НА, коди В, наприклад, також на вихідні дні, які припадають на ці дні. Це важливо, тому що в цій ситуації відпустка надається в календарних днях, а не тільки в робочих. Тому я обов'язково враховую вихідні дні в період відпустки, щоб коректно відобразити фактичний період відпустки та забезпечити правильний облік робочого часу.

Відпустки завжди надаються в календарних днях, тому при заповненні табеля потрібно враховувати кількість календарних днів, коли працівник перебував у відпустці. Тому, навіть якщо працівник не працював у ці дні, їх все одно потрібно враховувати в табелі, позначивши відповідні коди для відпусток.

Дякую за увагу! Чекаю вас на наступному уроці!