Кадрово-облікові документи: особова справа, особова картка П-2, табель і електронне ведення

Додаткові матеріали

Презентація

Приклади заповнення табеля обліку використання робочого часу

Текстове розшифрування відео

Шановні колеги, фінішна пряма, і сьогодні ми з вами опрацюємо конкретно, як вносити коригування у табель, які правила, а також як зазначити про це в положенні про табелювання, як фактично коригувати табель.

Виправлення в самому табелі, підчистки, замальовування коректорами в табелі обліку використання робочого часу не допускаються. Однак бувають ситуації, коли все ж потрібно зробити коригування, зокрема через об'єктивні обставини. У таких випадках виправлення здійснюються за допомогою коригуючого табелю. Оформлюється окремий аркуш від поточного табеля, на якому зазначають дату заповнення та місяць, період, який підлягає коригуванню. Іноді декілька місяців можуть бути підкориговані одночасно.

Такий коригуючий табель є підставою для перерахунку заробітної плати, тобто бухгалтер повинний коригувати заробітну плату працівнику відповідно до змін у табелі.

Зазначу, що правила внесення виправлень до табеля нормативно не визначені. Тому кожне підприємство повинно затвердити свої правила про табельний облік. У цих правилах фіксуються ситуації, коли потрібно вносити коригування, а також які документи необхідні для цього.

Важливо: зміни до табеля повинні вноситися виключно на підставі підтверджуючих документів. Це можуть бути різні ситуації, для яких виникає необхідність коригування табеля:

• Зміна у відпустці: якщо працівник під час відпустки захворів, і йому потрібно продовжити відпустку на кількість днів, що дорівнюють днів хвороби, підтверджених лікарняним листом або електронним лікарняним;
• Затримка або раннє повернення з відрядження: якщо працівник затримався у відрядженні або повернувся з нього раніше, ніж було зазначено в табелі;
• Залучення до роботи у вихідний день: коли працівник працював у вихідний день і потім отримав інший день відпочинку, інформація про що стала відома після подання табеля до бухгалтерії;
• Звільнення працівника: якщо працівник звільнився в середині місяця, і потрібно скласти індивідуальний табель для виплати заробітної плати на день звільнення.

Як ви вже знаєте, виплати мають проводитися в день звільнення працівника, однак цей день може не збігатися з днем подання табеля. Така ситуація можлива, наприклад, якщо працівник захворів, і про це стало відомо пізніше. Це трапляється навіть сьогодні. Точно так само, якщо працівник є донором і здав кров, він приносить відповідну довідку, але цей факт ще не було відображено в табелі. Інші ситуації, коли необхідно коригувати табель, можуть бути такими:

• Працівник був звільнений, але за рішенням суду поновлений на роботі.
• Бухгалтер не була поінформована про те, що працівнику було встановлено неповний робочий час.
• Працівника викликали до суду, мобілізували, і ці факти не були відображені в табелі.

Це лише кілька прикладів із безлічі можливих ситуацій, що можуть виникнути на підприємстві. Ось чому важливо прописувати всі такі випадки у локальних актах підприємства. Як тільки ми отримаємо підтверджуючі документи щодо поважних причин відсутності працівника на роботі, кадровик або старший інспектор з кадрів вносить коригування в табель для відповідного працівника та подає цей коригуючий табель до бухгалтерії.

Класичний приклад внесення виправлень в табель, тобто створення коригуючого табеля: щорічна відпустка працівника тривала до кінця місяця, а під час відпустки працівник захворів. В цьому випадку відпустка переноситься на кількість календарних днів, що дорівнює кількості календарних днів хвороби, підтвердженої листком непрацездатності. Тобто це може бути перенесення, а може бути й продовження відпустки.

Отже, приклад: відпустка щорічна працівнику надана з 16 червня 2025 року на 14 днів. 23 червня працівник захворів і хворів 20 днів. Тобто виходить, що з червня по липень він хворіє, і далі буде прийнято рішення, чи він продовжить відпустку, чи перенесе її на інший період.

Бухгалтеру про тимчасову непрацездатність стало відомо після закриття табеля. Тобто на момент закриття табеля вже орієнтувались, що в працівника відпустка, а пізніше стало відомо, що працівник захворів, і коригуючий табель був створений. Дата захворювання — 23 червня. В коригуючому табелі ми показуємо код ТН (тимчасова непрацездатність), що буде далі в липні місяці. Ми будемо табелювати ТН, тобто тимчасову непрацездатність.

Після цього вже стане відомо, чи працівник буде продовжувати відпустку, чи перенесе її на інший період. Власне, всі ці зміни будуть відображені в табелі.

Отже, ми коротко розглянули, як працює табель, навіщо ми використовуємо різні коди, як позначати явки та неявки, і як вносити коригування.

Головне, що вам потрібно зрозуміти: форму табеля обліку використання робочого часу ви затверджуєте на підприємстві самостійно, розробляючи її на основі форми П-5, залишаючи ті графи, які відповідають специфіці вашої діяльності. Основні коди використовуються згідно з формою П-5, а за потреби ви можете розробляти свої власні коди.

Також, як ми формуємо табель, як ми користуємось ним, як вносимо коригування і яка форма табеля — це все має бути забезпечено в локальному акті, тобто в положенні про табелювання.

Отже, на сьогодні все. Ми завершили третій модуль. Щиро дякую вам за увагу і до нових зустрічей. З вами була Галина Казначей.