Кадрово-облікові документи: особова справа, особова картка П-2, табель і електронне ведення

Табель обліку робочого часу є важливим документом, що фіксує фактичні години роботи співробітників. Його правильне заповнення в програмі " BAS Бухгалтерія КОРП." є необхідним для точного нарахування заробітної плати. При цьому важливо розуміти, як саме працювати з цим документом, щоб уникнути помилок при формуванні зарплати.

Табель обліку робочого часу є важливим документом для фіксації фактичної кількості відпрацьованих годин співробітниками. Проте його вплив на нарахування заробітної плати не є критичним, якщо графік роботи співробітника відповідає стандартному. Зазвичай табель використовується для фіксації робочих годин у випадках, коли є відхилення від основного графіку роботи. Система сама нарахує заробітну плату за звичайний п’ятиденний робочий графік навіть без проведення табеля, але якщо є зміни в графіку, табель обліку робочого часу стане основним для коректного нарахування заробітної плати.

Табель обліку робочого часу важливий саме тоді, коли співробітник працює за графіком, що відрізняється від основного (наприклад, працює не за стандартною п’ятиденкою). Якщо ж співробітник працює згідно з основним графіком і відпрацьовує стандартну норму, нарахування заробітної плати може відбуватись і без заповнення табеля. Інформацію про кількість відпрацьованих днів або годин система бере безпосередньо з графіка роботи, а не з табеля.

Однак це не означає, що табель не слід заповнювати. Саме в BAS Бухгалтерія КОРП." ми можемо зафіксувати цей документ і вивести друковану форму для подальшого зберігання, що допоможе вести облік робочого часу співробітників

Щоб відкрити табель обліку робочого часу в " BAS Бухгалтерія КОРП..", потрібно перейти в розділ "Заробітна плата". Також можна скористатися пошуковим полем програми. Якщо ви не знаходите табель у розділі "Кадри", достатньо ввести у пошуку слово "табель". Система покаже документ у підкатегорії "Облік часу", що знаходиться в розділі "Заробітна плата".

Щоб створити новий табель, натискаємо кнопку "Створити". Програма запропонує поточний місяць для заповнення. Важливо обрати саме той місяць, за який потрібно заповнити табель обліку робочого часу. Це можна зробити за допомогою стрілочок для зміни періоду. Після зміни періоду система автоматично підставить відповідні дані щодо облікового періоду. Наприклад, якщо ви вибираєте липень 2025 року, система автоматично зазначить обліковий період з 1 по 31 липня цього року.

У програмі є кілька варіантів періодів для заповнення табеля:

1. Повний місяць — з 1 по останній день місяця.
2. Перша половина місяця — з 1 по 15 число.
3. Друга половина місяця — з 16 по 31 число.
4. Довільний період — для співробітників, які звільняються в середині місяця.

Слід звернути увагу, що поєднання першого варіанту за повний місяць та частини другого варіанту за певну половину конкретного місяця не є взаємопов’язаними, оскільки ми не можемо заповнити табель обліку робочого часу за один і той же період у різних документах. Що це означає? Ми не можемо заповнити табель за липень, конкретно з 1-го по 31-ше, і паралельно заповнити табель, наприклад, з 1-го по 15-е липня, оскільки система не дозволить це зробити. 

Давайте спробуємо перший варіант: перша половина і друга половина місяця. Тут фіксуємо дату. Це може бути конкретно дата заповнення. Якщо ви заповнюєте табель наперед, система дозволяє це зробити. Скажу одразу, це може бути або дата завершення певного облікового періоду, або пізніша дата, наприклад, 15.07. І натискаємо кнопку "Заповнити". Система підбирає усіх співробітників, які відповідають умовам. Ми можемо їх підібрати за допомогою кнопки "Підібрати" або "Знайти". Відповідно до графіка роботи конкретної людини зазначають відпрацьований робочий час.

Безпосередньо в табелі обліку робочого часу ми можемо змінювати ці показники. Ви помітили, що зверху є додатковий реквізит — "Максимальна кількість видів часу на одну дату". Це означає, що збільшуючи ось тут цифровий показник, ми збільшуємо кількість рядків видів робочого часу, які можуть застосовуватися до конкретної фізичної особи. Наприклад, вечірній, нічний, святковий, робочі години — це вже чотири різних види обліку робочого часу. Якщо ми, наприклад, залишимо «двійку», а маємо ще робочі години, святкові і нічні, відповідно система не спрацює і не затягне ці дані до табелю обліку робочого часу, що, в свою чергу, призведе до невірного нарахування заробітної плати. Тому уважно ставтесь до цього показника. Зазвичай для п’ятиденки ми залишаємо одиничку або двійку.

Ми бачимо, що система заповнила показники з 1 по 15 липня. Тепер натискаю "Провести" і "Закрити". Наприклад, скопіюємо цей табель за липень і давайте візьмемо за поточний місяць. Натискаємо "Заповнити". Ось ми маємо показники. Збоку є підсумок днів, годин і вихідних днів. Тепер натискаємо "Провести" та "Закрити". І зверніть увагу на службове повідомлення, що по співробітнику введено табель обліку робочого часу номер 15 від 15 липня. Це те, що я вам говорила: система співставляє ці дані.

Ми не можемо провести , оскільки вже за першу половину липня заповнили один табель, тому для нас прийнятний варіант — це табель за другу половину місяця. Або ж можна видалити табель за першу половину місяця і мати лише один табель за липень. Перезаповнюємо цей табель за другу половину місяця, натискаємо "Заповнити" і "Провести". Тепер змінюємо дату на 31.07. І ось ми маємо два табелі за липень. У журналі можна здійснити фільтрацію: за липень у нас два табелі обліку робочого часу. Безпосередньо з табелю можна побачити рухи документу по регістрах накопичення або обліку. В даному випадку це регістр накопичення даних табельного обліку робочого часу співробітників.

Крім того, ми можемо скористатися друкованою формою документа, в якій на екранній формі можна здійснювати редагування. За замовчуванням вона вмикається, і ми можемо дописати певні необхідні нам показники, яких не вистачає для друку. Важливо, що ці коригування на екрані не зберігаються в системі. Вони лише одноразово відображаються на екрані та виводяться на друк. Щоб ці зміни залишилися в електронному документі, нам потрібно використати кнопку "Зберегти на диску" або приєднати файл до об’єкта.

Таким чином, ми з вами навчилися працювати з табелем обліку робочого часу. Покажу ще один корисний лайфхак. Якщо ми працюємо з табелем і не завершили його до кінця робочого дня, можна поставити зірочку біля документа. Якщо використовуємо панель вибране, документ автоматично перенесеться туди. Наступного робочого дня відкриваємо програму і відразу можемо перейти до необхідного документа та продовжити його редагування.