Електронна та паперова трудова книжка: наповнення, записи, зберігання & Оперативні відомості до ПФУ 2.0

Додаткові матеріали

Презентація

Заява про видачу паперової трудової книжки на зберігання працівником

Наказ про видачу паперової трудової книжки на зберігання працівником

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги!

Ми продовжуємо вивчати курс про трудові книжки, як електронні, так і паперові. І зараз ми з вами приступаємо до уроку два: «Видача паперової трудової книжки без звільнення».

Нагадаю вам, що паперові трудові книжки можуть зберігатися на підприємстві тільки в одному випадку — це коли трудові відносини з працівником виникли до 10 червня 2021 року. При цьому, регіональні Держпраці наводять кілька випадків, коли паперова трудова книжка може бути видана на зберігання працівнику. Перший випадок — це у разі звільнення.

У день звільнення ми обов'язково вносимо запис про звільнення і віддаємо паперову трудову книжку на зберігання самому працівнику. Якщо працівник не може бути присутнім, ми запускаємо ту процедуру, яку ми детально розглянули в першому уроці. Зразки документів з цієї теми ви також знайдете в уроці один.

Наступний випадок, про який говорять у Держпраці, — це після завершення включення Пенсійним фондом до реєстру застрахованих осіб відомостей про трудову діяльність працівника, тобто після оцифрування або сканування паперової трудової книжки та передачі її до Пенсійного фонду. В такому випадку роботодавець може видати паперову трудову книжку на зберігання працівнику.

Але я б не квапилася. Давайте подивимося на цю норму в п. 2 розд. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону № 1217. Справа в тому, що на початку цієї норми зазначено, що у нас є перехідний період на 5 років, під час якого ми повинні відсканувати та передати до Пенсійного фонду скан-копії паперових трудових книжок або ж оцифрувати їх на порталі Пенсійного фонду. Далі йде така цікава фраза: «Після завершення цих робіт наявні трудові книжки видаються працівникам особисто під підпис».

Тобто, коли ми вже передали скан-копію паперових трудових книжок до Пенсійного фонду, але ще не завершили цей процес до 2026 року, варто зауважити, що в цій нормі немає чітких пояснень щодо термінів і процедур. Тому, моя рекомендація — навіть якщо паперові трудові книжки працівників вже відскановані та передані до Пенсійного фонду, або ж оцифровані на порталі Пенсійного фонду, не поспішайте видавати паперові трудові книжки на зберігання працівникам. Це пов’язано з неоднозначністю цієї норми, яку ми детально проговорили.

Наступний випадок, який називає Держпраця, коли ми можемо віддати паперові трудові книжки працівникам, — це воєнний стан. Відповідно до ст. 7 Закону № 2136, у випадку, коли підприємство знаходиться в районі активних або можливих бойових дій, роботодавець має право одноосібно прийняти рішення і віддати працівникам на збереження паперові трудові книжки. Тут я повністю згодна із цим.

Але Держпраця також наводить таке питання у своїй рубриці «Запитання-відповіді»: «Чи треба видати працівникам трудові книжки, що зберігаються у роботодавця?». Відповідь на це питання така: Видавати працівникам трудові книжки, які зберігаються у роботодавця, наразі підстав немає. Однак, якщо працівник звертається з вимогою, роботодавець не має права відмовити йому в цьому. Важливо, щоб вимога була оформлена у вигляді заяви.

Це означає, що якщо працівник звертається із письмовою вимогою, ми можемо піти йому на зустріч і видати паперову трудову книжку на зберігання.

Що робити, якщо працівник вимагає трудову книжку до того, як Пенсійний фонд опрацював її скан-копію? У такому випадку ми звертаємося до відповіді Держпраці. Якщо працівник надає письмову вимогу у формі заяви, ми можемо задовольнити це прохання і видати йому паперову трудову книжку на зберігання. Але моя рекомендація — після отримання такої заяви видайте ще наказ про видачу трудової книжки на зберігання працівнику.

Ми з редакцією kadroland завжди дотримувалися точки зору, що за заявою працівника йому можна видати паперову трудову книжку навіть без звільнення, навіть без того, що підприємство перебуває у зоні активних чи можливих бойових дій. Це підтверджується також Держпрацею, про що ми з вами і поговорили.

Ось так може виглядати заява працівника (див. презентацію) з проханням видати йому на зберігання його паперову трудову книжку та фрагмент наказу, де ми вказуємо, що трудову книжку потрібно віддати на зберігання працівнику.

У наказі обов’язково зазначаємо заповнення книги обліку руху трудових книжок і наводимо заяву працівника як підставу для цього. Зазначаючи це в наказі, ми також прописуємо запис у книзі обліку і стежимо за тим, щоб працівник розписався про отримання трудової книжки.

Висновки уроку два:

1. Якщо працівник не звільняється і підприємство не перебуває в зоні активних чи можливих бойових дій, паперову трудову книжку можна видати працівнику на зберігання на його вимогу, якщо ця вимога оформлена у вигляді заяви.
2. Самостійно ми не можемо здійснювати такі дії, крім випадків звільнення або перебування підприємства в зоні активних чи можливих бойових дій.
3. Якщо вимога працівника оформлена заявою, ми можемо віддати паперову трудову книжку на зберігання.
4. Рекомендую після отримання заяви видати наказ про видачу трудової книжки і задокументувати процес у книзі обліку руху трудових книжок.

На цьому все. Крокуємо до уроку три!