Електронна та паперова трудова книжка: наповнення, записи, зберігання & Оперативні відомості до ПФУ 2.0

Додаткові матеріали

Презентація

Заява про вимогу працівника щодо внесення запису до паперової трудової книжки (про прийняття)

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю колеги! Крокуємо далі по курсу «Трудові книжки, паперові та електронні». Вивчаємо урок три: «Внесення записів до паперової трудової книжки: «Коли потрібна згода працівника».

Отже, як ми вже проговорили з вами у попередніх уроках, давайте закріпимо, що в нас може бути дві ситуації:

1. Паперова трудова книжка зберігається на підприємстві. Коли це допустимо? Коли трудові відносини з працівником виникли до 10 червня 2021 року.
2. Якщо трудові відносини виникли після 10 червня 2021 року, то паперова трудова книжка вже повинна зберігатися у працівника.

І від цього залежить механізм внесення записів до паперової трудової книжки. Справа навіть не в механізмі, а скоріше у процедурі внесення запису. Справа в тому, що якщо паперова трудова книжка зберігається на підприємстві, ми керуємося виключно Інструкцією № 58, яка чітко диктує, коли саме ми маємо вносити записи до паперової трудової книжки.

Отже, якщо паперова трудова книжка ще у нас, то всі випадки, такі як переведення, звільнення тощо, ми апріорі маємо вносити до трудової книжки без будь-яких заяв чи додаткових вимог від працівника. Усе відбувається автоматично.

Зовсім інша ситуація, якщо паперова трудова книжка зберігається у працівника. Тут важливо звернути увагу на ст. 48 Кодексу законів про працю України, яка прямо визначає наші дії у такому випадку. Згідно з цією статтею, роботодавець на вимогу працівника зобов'язаний вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення, звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Що мається на увазі? Якщо паперова трудова книжка зберігається у працівника, то він повинен надати вимогу, щоб ми внесли запис до його паперової трудової книжки. Причому, ані Кодекс законів про працю, ані Інструкція № 58 не містять вимоги щодо наявності письмового звернення працівника про внесення запису до його паперової трудової книжки. Тобто така вимога може бути як усною, так і письмовою.

Якщо ми говоримо про письмову форму такої вимоги, то звісно, її потрібно закріпити. Найчастіше її фіксують у правилах внутрішнього трудового розпорядку, у правах працівника. Тобто, працівник може вимагати від роботодавця за письмовою заявою внести в трудову книжку запис про прийняття на роботу, переведення, звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

У обов'язках роботодавця також потрібно прописати, що на письмову вимогу працівника у вигляді заяви ми зобов'язані вносити до трудової книжки, що зберігається у працівника, записи про прийняття на роботу, переведення, звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Якщо у вас прописано, що це має бути письмова вимога, то відповідно пишеться заява. Працівник пише заяву, це може бути заява на всі випадки, а може бути заява на кожен окремий випадок, як, наприклад, у моєму випадку: «Прошу внести запис про прийняття до моєї паперової трудової книжки»  (див. презентацію). Як додаток додається сама паперова трудова книжка.

Як відбувається сам механізм внесення запису до паперової трудової книжки? Адже у мене ж немає цієї паперової трудової книжки, вона зберігається у працівника. Ми домовляємося з працівником. Він мені пише заяву, приносить свою трудову книжку, я беру заяву і паперову трудову книжку, вношу запис, наприклад, про прийняття, переведення, чи, можливо, вже про звільнення, і віддаю одразу паперову трудову книжку працівнику.

Я не беру паперову трудову книжку на зберігання і не вношу її до книги обліку руху трудових книжок. Ось так: працівник надав заяву, я внесла запис, віддала трудову книжку, і на цьому процедура завершується.

Давайте підводити підсумки нашого третього уроку:

1. Якщо паперова трудова книжка зберігається на підприємстві, то записи до неї про прийняття, переведення, звільнення тощо здійснюються апріорі без додаткової вимоги працівника.
2. Якщо паперова трудова книжка зберігається у працівника, то записи до неї здійснюються за вимогою самого працівника. Вимога може бути усною, а може бути письмовою в формі заяви.
3. Якщо ми говоримо про письмову вимогу, будь ласка, фіксуйте це правило у правилах внутрішнього трудового розпорядку. Це важливо для правильного виконання процедури.

На цьому все по уроку три. Крокуємо до уроку чотири!