Електронна та паперова трудова книжка: наповнення, записи, зберігання & Оперативні відомості до ПФУ 2.0

Додаткові матеріали

Презентація

Приклади із внесення записів про звільнення до паперової трудової книжки

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги!

Ми продовжуємо вивчати курс про трудові книжки, як електронні, так і паперові. І зараз ми з вами вивчаємо урок чотири: «Записи у паперові трудові книжки. Як внести?»

Одразу хочу відзначити, що незалежно від того, зберігається паперова трудова книжка на підприємстві чи зберігається трудова книжка у працівника, механізм здійснення записів однаковий і він прописаний в Інструкції № 58. Тобто, незважаючи на те, що Інструкція № 58 не оновлювалася, ми все одно керуємося саме нею, оскільки іншого по суті у нас і немає. І тут визначено, що усі записи у трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, а також нагороди та заохочення вносяться роботодавцем після видання наказу, але не пізніше тижневого строку. А у разі звільнення — запис про звільнення повинен точно відповідати тексту наказу або розпорядження.

Тепер хочу звернути увагу на практичну ситуацію, коли паперові трудові книжки зберігаються вже у працівників. Так, і, наприклад, проходить два тижні з дати прийняття на роботу. Тобто ми вже фактично просрочили всі строки, визначені Інструкцією № 58. І працівник раптово приходить з письмовою вимогою або навіть з усною вимогою із паперовою трудовою книжкою, щоб ми внесли запис про прийняття до його паперової трудової книжки. Відмовляти чи погодитися? Адже строки вже, по суті, не дотримані.

На мою думку, відмовляти не потрібно. Працівник подав вимогу, і ми повинні внести запис про прийняття на роботу. Нехай це і буде з певним порушенням строків, які прописані в Інструкції № 58, але своє зобов'язання, яке визначене ст. 48 Кодексу законів про працю України, на мою думку, виконати потрібно.

Далі, ми вивчаємо, як заповнювати паперову трудову книжку. Не забувайте, що усі записи про призначення на роботу, переведення або звільнення, роботодавець вносить до паперової трудової книжки. І при цьому він ще зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці. Це наша картка П-2, ми продовжуємо її вести за бажанням. Відповідно, вносимо запис, працівник ставить підпис, і цей підпис має повторюватися у відповідному записі трудової книжки або вкладиша. Не забувайте, будь ласка, такий момент. 

Далі. Як саме вносимо запис про прийняття на роботу? В графі 3 розділу відомості про роботу як заголовок пишемо повне найменування підприємства. Тобто спочатку прописуємо найменування підприємства, а далі вже йде власне запис про прийняття на роботу. В графі 1 вказуємо порядковий номер, в графі 2 визначаємо дату прийняття на роботу. В графі 3 ми прописуємо, що працівник прийнятий або призначений і вписуємо назву посади.

Посада у нас повинна формуватися відповідно до вимог Класифікатора професій. Тобто, ми формуємо запис, орієнтуючись на поточний Класифікатор професій, який є чинним на момент прийняття працівника на роботу. Далі, про переведення також вносимо запис до паперової трудової книжки. Яким чином це може виглядати?

Практичні приклади. Ми бачимо (див. презентацію), що ми відкриваємо ніби записи, записали назву підприємства — товариство з обмеженою відповідальністю «Млинок» і далі прописуємо прийнятий на посаду. Причому, якщо ми говоримо про відділи, якщо вони є в вашому підприємстві, то прописуємо, звісно, і відділ, і посилаємося на наказ, у нашому випадку — прийняття на роботу. 

Далі приклад переведення. Якщо це переведення на постійну основу, то це вписується у паперову трудову книжку працівника, і прописуємо переведено, наприклад, на посаду менеджера з персоналу відділу кадрів. І знову ж таки, посилаємося на наказ, у якому йдеться про переведення на постійну основу.

У день звільнення ми обов'язково вносимо запис про звільнення. Але тут додається важливий момент: у разі звільнення працівника всі записи про роботу, нагороди, що внесені у трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів, звісно, якщо вони є.

При цьому, знову ж таки, у нас йде назва підприємства, був запис про прийняття на роботу. Тепер ми звільняємо працівника. Що ми повинні тут прописати? Ми обов'язково маємо вказати причину звільнення. Тобто, за якою підставою звільняється працівник. Наприклад: «Звільнений за власним бажанням», з посиланням на підставу, за якою він звільняється. Це обов'язкова вимога. У нашому випадку, «за власним бажанням», ст. 38 Кодексу законів про працю України. Ну і, звісно, посилаємося на наказ, у якому йдеться про звільнення цього працівника.

І зверніть увагу, підписується начальник відділу кадрів і він ставить свій підпис, ставить свої ініціали, прописує своє прізвище. І також ставиться печатка підприємства, якщо така є.

Далі, якщо ми говоримо про записи про звільнення, як я вже сказала, ми обов'язково маємо вказати причину звільнення і підставу для звільнення відповідно до Кодексу законів про працю України. Відповідно, якщо звільнення, наприклад, за власним бажанням, це може бути на особливих підставах, які визначені в ст. 38 Кодексу законів про працю України, то так це і прописуємо. Наприклад: «Звільнений за власним бажанням у зв'язку з переїздом на нове місце роботи, стаття 38 КЗпП». Це ті випадки, коли дотримання двотижневого строку не є обов'язковим для звільнення за власним бажанням. Цю причину ми вписуємо в трудову книжку працівника.

Наступний приклад. Трудовий договір припинено у зв'язку зі смертю працівника. І знову ж таки, посилання на п. 8-2 ст. 36 КЗпП України. Далі: «Звільнений через відсутність на роботі без інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль», і знову посилання на п. 8-3 ст. 36 КЗпП України.

Інші записи про звільнення, їх приклади, як вони мають вноситися до паперової трудової книжки, ви можете знайти в описі до цього відео.

Що стосується запису про сумісництво у паперовій трудовій книжці? Для осіб, які працюють за сумісництво, трудові книжки ведуться тільки за основним місцем роботи. Тобто тільки роботодавець за основним місцем роботи працівника може вносити записи до його паперової трудової книжки.

Причому, є важливий момент. Робота за сумісництвом, яка оформлена у встановленому порядку, в трудовій книжці зазначається окремим порядком. Записи відомості про роботу за сумісництвом вносяться за бажанням працівника власником або уповноваженим органом. Тобто, роботодавець, де працівник працює за сумісництвом, записи до його паперової трудової книжки не може вносити навіть за заявою працівника, оскільки це суперечить Інструкції № 58, хоча паперова трудова книжка може вже знаходитися на руках у працівника.

Запис про сумісництво може бути здійснений, але тільки роботодавцем за основним місцем роботи, якщо цього забажав працівник. У такому випадку, як у нас буде виглядати запис? Відкритий запис: назва підприємства — Товариство з обмеженою відповідальністю «Млинок». Є запис про прийняття на роботу саме до підприємства «Млинок» — це основне місце роботи. І за цим місцем роботи працівник надає довідку з місця роботи за сумісництво або копії наказів.

На підставі цього, ми прописуємо реквізити наказу про прийняття і наказу про звільнення працівника за сумісництвом. Таким чином, одним записом ми одразу вносимо і прийняття, і звільнення. Як це відбувається? Як це відображається? Наприклад, з «1 квітня 2022 року по 29 березня 2024 року працював(-ла)  у ТОВ Вікторія на посаді інспектора з кадрів відділу кадрів за сумісництвом». Тобто в одному записі одразу виражаємо і прийняття, і звільнення працівника за сумісництвом. Але сам запис вноситься роботодавцем за основним місцем роботи.

Які записи у паперовій трудовій книжці не відображаються? Це:

1. Тимчасове переведення.
2. Неповний робочий час. Якщо працівник працює, наприклад, чотири години на день замість восьми, ми не вказуємо це в паперовій трудовій книжці, оскільки зміни в робочий час не є підставою для внесення запису.
3. Дистанційна/надомна робота.
4. Виконання роботи на умовах суміщення — не плутати з сумісництвом.
5. Тимчасове виконання обов'язків на іншій посаді також не відображається у трудовій книжці.
6. Перебування у відпустці до трьох років.
7. Призупинення дії трудового договору, що є новим поняттям, яке застосовується виключно під час дії воєнного стану, не знаходить відображення в трудовій книжці.
8. Військова служба за призовом під час мобілізації. Якщо працівник був увільнений з вашого підприємства через призов на військову службу під час мобілізації, то жодних додаткових записів ви не робите. Ну, наприклад, якщо працівник працював інспектором з кадрів, і його увільнили, то цей запис залишається, як прийнятий на посаду інспектора з кадрів відділу кадрів. Він так і залишається, ніяких додаткових записів ви вже не робите. 

Однак існують виключення, коли до працевлаштування працівник, наприклад, вже проходив військову службу. В такому випадку мається на увазі до працевлаштування. Це коли працівник вперше працевлаштовується. У цьому випадку спочатку вноситься запис, наприклад, про службу в Збройних силах України, або навчання у вищих навчальних закладах, а потім вже йдуть записи про прийняття на роботу та звільнення. Але це стосується нових працівників, для яких це місце роботи буде першим.

Записи про нагородження та заохочення — це окремий розділ в трудовій книжці, але туди також вносяться записи. А які саме записи? Це, наприклад, відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, а також заохочення за успіхи у праці. Однак, премії, передбачені системою заробітної плати, або виплати, які мають регулярний характер, не заносяться до трудової книжки.

Далі на слайді (див. презентацію) показано, як прописувати запис про нагородження та заохочення у паперовій трудовій книжці. Я ж покажу, як це робиться на практиці. Знову ж таки, відкривається запис, де вказується назва підприємства, і далі вказується нагородження (наприклад, «Почесною грамотою за власні досягнення у праці та з нагоди десятиріччя від дня заснування підприємства«»). І, звісно, вказується наказ, у якому йдеться про це нагородження.

Отже, давайте зробимо підсумки нашого четвертого уроку: Незалежно від того, де зберігається паперова трудова книжка — у працівника чи на підприємстві, записи здійснюються за правилами, які визначені в Інструкції № 58.

Отже, четвертий урок ми розглянули і крокуємо до уроку номер п'ять!