Електронна та паперова трудова книжка: наповнення, записи, зберігання & Оперативні відомості до ПФУ 2.0

Додаткові матеріали

Презентація

Заява про прийняття на роботу за сумісництвом

Зразок заяви про прийняття на роботу (за основним місцем роботи)

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги!

Продовжуємо вивчати курс про трудові книжки, електронні та паперові, і зараз ми з вами розглядаємо урок п'ятий: «Трудова книжка при прийнятті на роботу. Альтернативні джерела».

Отже, як у нас зараз звучить ст. 24 Кодексу законів про працю України? Крім інших документів, які має надати особа, що працевлаштовується, вона подає трудову книжку (у разі наявності), або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб.

Тобто, хочу підкреслити, що при прийнятті на роботу особа, яка працевлаштовується, має надати або паперову трудову книжку, або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб. При цьому відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб формуються окремо. Це не ОК-7, не ОК-5 чи якісь додатки. Це окремі відомості, які застрахована особа може сформувати або на порталі Пенсійного фонду, або через мобільний додаток Пенсійного фонду України.

На слайдах ви зараз бачите, як сформувати відомості про трудову діяльність саме через мобільний застосунок Пенсійного фонду (див. презентацію). Процедура виглядає наступним чином:

1. Авторизуємося через BankID, обираючи банк, в якому обслуговується особа. Наприклад, це може бути Приватбанк. У додатку цього банку з’явиться сповіщення про необхідність підтвердити свій вхід.
2. Після цього, підтвердивши вхід, ви потрапляєте до свого облікового запису. Там обираєте вкладку ПФУ, яка з’являється знизу, і натискаєте на «Подати запит».
3. Далі система формує витяг з Єдиного трудового клієнтського реєстру (ЕТК).
4. Після цього відбувається певне завантаження даних, і через кілька хвилин ви потрапляєте на головну сторінку додатку.
5. Ось вони — ваші відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб, готові! Ви можете побачити на слайді (див. презентацію), як вони виглядають після формування. Це займає буквально кілька хвилин, якщо є стабільний інтернет. І це не займає днів чи кількох робочих днів, щоб чекати результат.
6. Ви можете завантажити ці відомості, і вони виглядатимуть ось так: в них вказана вся інформація про трудову діяльність, включаючи, чи відбулося сканування трудової книжки, дату внесення всіх записів, які підтягувалися з зарплатної звітності.

Отже, по таких відомостях роботодавець має повне право приймати працівника на роботу. Це достатньо навіть у випадку, коли працівник не подає паперову трудову книжку. Така процедура значно спрощує процес працевлаштування.

Бувають ось такі задубльовані записи. Це коли у нас вже відбулося і сканування паперової трудової книжки, і підтягнулися ті ж самі відомості про прийняття на роботу, що були відскановані з паперової трудової книжки та підтягнуті до відомості про трудову діяльність на порталі Пенсійного фонду. І те ж саме про прийняття на роботу підтягнулося, але з іншого джерела, наприклад, з тієї звітності, яка подавалася до Пенсійного фонду про те ж саме прийняття працівника на роботу. Це нормально, і це таке буває, і відображається у відомостях про трудову діяльність.

Але багато кадровиків, коли працівник каже: «Я не буду приносити паперову трудову книжку, я не знаю, де вона, що там з нею, що відбувається», і надає відомості про трудову діяльність, сформовані з порталу Пенсійного фонду чи через мобільний застосунок Пенсійного фонду, губляться. Хоча це теж нормально. Формально нам вистачає цих відомостей, щоб виконати вимоги ст. 24 Кодексу законів про працю України. Але багато кадровиків побоюються, оскільки ми звикли через паперову трудову книжку визначати, чи приймається працівник за основним місцем роботи або за сумісництвом, бо якщо у нього закритий запис про звільнення, відповідно він до нас працевлаштовується, і ми для нього будемо основним місцем роботи.

Але зараз такий принцип не може спрацьовувати, оскільки паперові трудові книжки, як ми з вами розглядали, можуть вже перебувати на зберіганні у працівників. І якщо це вже відбулося, то працівник самостійно вирішує, вносити чи не вносити записи до паперової трудової книжки. І десь він міг внести запис про звільнення, десь забув про нього. І це його проблеми, не наші, як нового роботодавця, да, і навіть як поточного роботодавця. Але все ж таки, плутанина може бути. І навіть паперова трудова книжка зараз не дає стовідсоткової гарантії того, що у працівника є основне місце роботи або немає основного місця роботи.

І відомості про трудову діяльність також не можуть давати цієї стовідсоткової гарантії. Я поясню, чому. Справа у тому, що ці відомості, як одне з джерел наповнення, є зарплатний звіт. І уявіть, скільки часу має пройти, щоб дані про прийняття працівника чи про звільнення працівника відобразились в зарплатній звітності. Плюс подання цієї зарплатної звітності, плюс її підтягнення до електронної трудової книжки працівника. Тобто з жодних джерел на даний момент ані паперова трудова книжка, ані відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб не дають нам стовідсоткову впевненість, що працівник до нас приймається з основним місцем роботи або сумісництвом.

І що ж робити? А робити кадровику нічого не потрібно. Справа у тому, що за ст. 1 Закону про ЄСВ основне місце роботи або сумісництво має визначити сам працівник у заяві про працевлаштування. Це його зона відповідальності. Тобто, коли ви його приймаєте, він вам подає паперову трудову книжку або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб на вимогу ст. 24 Кодексу законів про працю України, а далі він самостійно пише заяву про працевлаштування, де самостійно визначає, чи є у нього основне місце роботи, чи сумісництво. І ніякої відповідальності роботодавець, а тим паче кадровик, за це визначення не несе.

Наступний момент, який є практичним. З 10 червня 2021 року при прийнятті на роботу роботодавець не бере на зберігання паперову трудову книжку. Чи потрібно робити скан-копії цієї трудової книжки для кадрової роботи? І ні, не потрібно. Законодавство не містить такої вимоги. Проте багато кадровиків люблять складати такі ксерокопії або скан-копії. Це не заборонено. Якщо ви вважаєте, що вона раптом може вам знадобитися, хоча, якщо паперова трудова книжка у працівника, то дані там можуть змінюватися без вашого відома. Ну, якщо вам так зручно, то ви можете робити ксерокопію або скан-копію паперової трудової книжки, але прямої вимоги про це законодавство не містить.

Якщо роботодавець хоче мати доступ до електронної трудової книжки працівника на порталі Пенсійного фонду, то хочу відзначити, що доступ відкриється тільки після того, як буде подане повідомлення про прийняття на робота або зарплатний звіт з інформацією про прийняття такого працівника. Як тільки повідомлення або об'єднаний звіт потрапить до Пенсійного фонду, то з Пенсійного фонду ця інформація підтягується до електронної трудової книжки працівника і роботодавець, як страхувальник, отримає доступ до свого працівника як до застрахованої особи.

Обійти цю процедуру можна, якщо застрахована особа надасть доступ до електронної трудової книжки юридичній особі на порталі Пенсійного фонду. Як це зробити, вже буде розповідати моя колега Ольга Хільчук, але ви маєте знати ось цей момент доступу до електронної трудової книжки працівника на порталі Пенсійного фонду. Доступ мається на увазі для страхувальника, тобто для підприємства.

Отже, робимо з вами висновки:

1. При прийнятті на роботу особа, яка працевлаштовується, подає паперову трудову книжку або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб.
2. Відомості про трудову діяльність може сформувати застрахована особа на порталі Пенсійного фонду або за допомогою мобільного застосунку Пенсійного фонду. Ми пройшли з вами цю процедуру, я проходила її самостійно, і ви бачили, що це доступно і можна зробити.
3. Основне місце роботи або сумісництво має визначити сам працівник. Якщо багато кадровиків хоче з’ясувати це питання, то ця зона відповідальності належить самому працівнику. Адже саме він у заяві про працевлаштування має вказати, чи приймається він з основним місцем роботи або за сумісництвом.

На цьому все по уроку п'ятому. Крокуємо до уроку шостого!