Електронна та паперова трудова книжка: наповнення, записи, зберігання & Оперативні відомості до ПФУ 2.0

Додаткові матеріали

Презентація

Алгоритм для внесення запису до паперової трудової книжки

Заява про вимогу працівника щодо внесення запису до паперової трудової книжки

Приклад заповнення трудової книжки при прийнятті на роботу

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги!

Продовжуємо вивчати курс «Трудові книжки: паперові та електронні». Сьогодні на черзі у нас урок шостий. Тема уроку: «Перше місце роботи для нового працівника: чи обов'язково заводити паперову трудову книжку?».

Згідно зі статтею 24 Кодексу законів про працю України, при укладанні трудового договору громадянин, який вперше приймається на роботу, має право подати вимогу щодо оформлення трудової книжки.

Ця норма стосується працівників, які працевлаштовуються до вас і для яких ви є першим роботодавцем. У такому випадку ви більше не маєте безумовного обов’язку заводити для них паперову трудову книжку. Тепер вам потрібно очікувати від них вимогу, якщо вони хочуть, щоб для них була заведена трудова книжка.

Існують два можливі варіанти:

1. Якщо вимога є, ви повинні завести трудову книжку.
2. Якщо вимоги немає, ви не зобов’язані заводити паперову трудову книжку для працівника.

Що стосується самої вимоги, то в ст. 24 Кодексу законів про працю України не уточнюється, чи повинна вимога бути усною чи письмовою. Однак для кращої організації процесу рекомендовано прописати це у правилах внутрішнього трудового розпорядку.

Якщо працівник подає письмову заяву з вимогою завести для нього трудову книжку або висловлює таку вимогу усно, то слід звернути увагу на ще один момент. Працівник має також подати вимогу, передбачену ст. 48 Кодексу законів про працю України, щодо внесення записів до трудової книжки. Це стосується таких записів, як:

• прийняття на роботу,
• переведення,
• інші важливі записи, що мають бути відображені в трудовій книжці.

Якщо працівник подав вимогу щодо заведення трудової книжки, буде нелогічно, якщо вона залишатиметься порожньою стосовно записів. Тому необхідно отримати від працівника дві вимоги: одну – про заведення трудової книжки, іншу – про внесення до неї записів.

Крім того, у ст. 48 Кодексу законів про працю України вказано, що трудова книжка для працівника оформлюється не пізніше ніж через п’ять днів після прийняття на роботу. Це важливо для своєчасного виконання вимог працівника.

Інша норма Інструкції 58 говорить, що трудова книжка повинна бути оформлена не пізніше ніж через тиждень після прийняття працівника на роботу. Проте я вважаю, що варто керуватися ст. 48 Кодексу законів про працю України, оскільки вона оновлена і адаптована до нашого перехідного періоду, коли відбувається перехід від паперових трудових книжок до електронних.

Однак варто зазначити, що строки оформлення трудових книжок нині не є настільки жорсткими, як це було раніше. Тому навіть якщо працівник затримався, але пізніше звертається і заявляє, що хоче мати паперову трудову книжку, то як на це реагувати? На мою думку, навіть якщо строки вже пройшли, варто йти на зустріч працівнику і завести для нього паперову трудову книжку. Якщо ж вимога від працівника надійшла, не варто затягувати з її виконанням, і краще оформити трудову книжку в межах строків, передбачених ст. 48 Кодексу законів про працю України.

Щодо форми трудової книжки (бланку трудової книжки), то як і раніше, ми орієнтуємося на постанову №301. Незважаючи на перехідний період, підзаконна нормативна база, яку ми застосовували роками, продовжує діяти, і бланк паперової трудової книжки не змінився.

Хто надає бланк паперової трудової книжки? У цьому питанні ми знову ж таки орієнтуємося на Інструкцію № 58. Вона говорить про те, що у роботодавця повинні бути наявні бланки трудових книжок, і він має право стягувати з працівників вартість цього бланку. Однак сучасна тенденція змінилася, і зараз працівники часто самостійно приносять бланки або отримують компенсацію за їх вартість. Тому цей момент краще унормувати в ваших правилах внутрішнього трудового розпорядку, щоб чітко визначити, хто саме має забезпечувати бланк паперової трудової книжки. Адже, як ви вже зрозуміли, зараз підприємство не має безумовного обов'язку заводити паперову трудову книжку, воно це робить лише в тому випадку, коли є вимога від працівника.

Якщо працівник подає вимогу про заведення трудової книжки, то ми повинні її оформити. Далі нам потрібно заповнити титульний аркуш. Що ми вказуємо в титульному аркуші?

• Прізвище, ім'я та по батькові працівника (дуже уважно переписуємо ці дані з паспорта, щоб уникнути помилок та виправлень у майбутньому).
• Дата народження працівника.
• Дата заповнення трудової книжки.
• Власник трудової книжки (працівник новачок) ставить підпис.
• Підпис особи, відповідальної за видачу трудових книжок.

Далі ми вже переходимо до записів. Ми вже з вами обговорювали, що якщо йдеться про працівника новачка, для якого це перше місце роботи, і до цього він ніде не працював, то він може подати вимогу внести записи, наприклад, про службу в Збройних силах України, про навчання в університеті або академії, або іншому вищому навчальному закладі.

Але ці записи повинні бути внесені до того, як ви зробите записи про прийняття на роботу цього працівника. Як це може виглядати? Наприклад, спочатку вноситься запис, що з такого-то по таку-то дату працівник навчався в Київському національному економічному університеті, і посилання на диплом бакалавра. Потім, у разі наявності диплома магістра, вносимо запис про навчання за цим дипломом. Тут немає однозначної думки, чи потрібно вказувати тільки диплом магістра, чи можна також вказати диплом бакалавра. Я б порекомендував спитати у працівника, який диплом він вважає за необхідне внести в трудову книжку.

Згідно зі ст. 48 Кодексу законів про працю України, ми вносимо тільки ті записи, про які надійшла вимога від працівника (усна або письмова, залежно від того, як це прописано у ваших правилах внутрішнього трудового розпорядку). Якщо працівник не знає, чи вказувати обидва дипломи, то ми можемо внести і диплом бакалавра, і диплом магістра. Це не буде помилкою, адже Інструкція 58 не уточнює цього питання. Додаткових роз'яснень на цей рахунок не надано.

Після цього ми робимо записи про прийняття працівника на посаду, посилаємося на наказ про прийняття на роботу.

Що стосується подальшої долі паперової трудової книжки? Згідно з Законом №1217, перехідний період триватиме до 10 червня 2026 року, коли ще будуть використовуватися паперові трудові книжки. Тобто на даний момент ми живемо в умовах, коли паралельно існують електронні та паперові трудові книжки, і обидва варіанти можуть продовжувати використовуватися.

Що стосується подальшої долі паперової трудової книжки, то ст. 48 Кодексу законів про працю України передбачає, що ми поступово відійдемо від паперових трудових книжок, і на першому плані будуть електронні трудові книжки. Але що робити, якщо паперова трудова книжка була заведена для працівника, і з нею щось сталося? Наприклад, якщо вона була загублена, зіпсована чи втрачена в результаті надзвичайної ситуації, як-от пожежі або залишена на підприємстві, яке знаходиться в зоні активних бойових дій або на окупованій території? Що робити, коли працівник не знає долі цієї паперової трудової книжки та звертається до вас з вимогою видати йому нову трудову книжку?

У такому випадку ви повинні відмовити працівнику в оформленні нової паперової трудової книжки. Пояснення тут таке: паперова трудова книжка може існувати тільки в одному екземплярі. Якщо ви створите нову трудову книжку, то в майбутньому у працівника можуть виникнути питання при оформленні пенсії, коли він звернеться до Пенсійного фонду, адже з'явиться проблема з наявністю кількох трудових книжок.

Замість нової трудової книжки оформлюється дублікат. Це передбачено Інструкцією № 58. Як оформлюється дублікат? У правому верхньому куті на титульному аркуші дубліката ставиться напис «Дублікат».

Як заповнюється дублікат? Якщо працівник може підтвердити свій стаж (наприклад, через попередні документи або записи в інших реєстрах), то на першій сторінці дубліката вказується загальний стаж у вигляді однієї строки. Якщо працівник вже працював на вашому підприємстві і ви маєте відповідні документи, то ви відновлюєте його трудову діяльність, тобто відтворюєте записи про прийняття на роботу, переведення, заохочення та інші важливі моменти, що повинні бути відображені в трудовій книжці.

Дублікат трудової книжки ведеться за тими самими правилами, які встановлені для ведення звичайної трудової книжки, відповідно до Інструкції № 58.

Якщо трудова книжка стала непридатною, то в цьому випадку також існують чіткі вимоги. Якщо трудова книжка втратила свою придатність (наприклад, через пошкодження чи старість), роботодавець повинен видати працівнику дублікат трудової книжки. Вкладиш до цієї книжки також видається.

При цьому на першій сторінці трудової книжки, яка стала непридатною, має бути зроблений запис, що трудова книжка стала непридатною, і що видано дублікат. Така трудова книжка повертається її власнику.

Що робити, якщо працівник не може пред’явити свою трудову книжку через надзвичайні ситуації, наприклад, під час війни або в зоні активних бойових дій?
У таких випадках дублікат трудової книжки може бути виданий на новому місці роботи у зв'язку з тим, що працівник не має доступу до своєї трудової книжки через обставини, які є поза його контролем. У такому разі працівник повинен подати заяву та надати письмову інформацію (довідку) від штабу ліквідації наслідків надзвичайної ситуації, де він працював, що це підтверджує. Ця інформація може бути надана в довільній формі.

Важливо, що у такій ситуації нову трудову книжку не оформлюють. Працівнику видається лише дублікат. Якщо працівник вимагає трудову книжку, а він не може пред’явити свою оригінальну книжку, то можна оформити лише дублікат, а не нову книжку.

Якщо в майбутньому доступ до оригіналу трудової книжки буде відновлений, то записи з дубліката переносяться до оригіналу трудової книжки. На титульній сторінці дубліката ставиться напис «Дублікат», який також засвідчується печаткою роботодавця з останнім місцем роботи. Потім дублікат повертається працівнику. 

Що робити, якщо трудова книжка повністю заповнена? Якщо трудова книжка повністю заповнена, тобто всі сторінки в книжці заповнені і немає можливості внести нові записи, то вам слід оформити вкладиш до трудової книжки. Вкладиш прошивається разом з трудовою книжкою і заповнюється роботодавцем за місцем роботи працівника, в тому ж порядку, що й трудова книжка. Всі записи, що були зроблені у трудовій книжці, продовжуються у вкладиші.

Важливо! Вкладиш без трудової книжки є недійсним. Вкладену частину трудової книжки потрібно обов’язково заповнювати в тому самому порядку, що і основну трудову книжку, і нумерація записів у вкладиші повинна продовжуватися від останнього запису в трудовій книжці.

Що робити, якщо вкладиш не має штампу? Якщо на титульному аркуші трудової книжки не зазначено штампом «видано вкладиш», то на титульній сторінці трудової книжки можна написати вручну: «Виданий вкладиш, серія та номер». Це необхідно зробити для того, щоб зберегти правильність обліку та підтвердження відсутності помилок.

Отже, давайте підведемо підсумки:

1. Якщо зараз приймається працівник і це є його першим місцем роботи, то паперова трудова книжка оформлюється на вимогу працівника. 
2. Якщо вимоги немає, то роботодавець не має і не повинен заводити паперову трудову книжку. 
3. На вимогу працівника заносяться записи до паперової трудової книжки. Якщо є вимога про заведення паперової трудової книжки, то має бути вимога і про внесення записів, бо без цього це нелогічно. 
4. Незважаючи на можливість оформлення паперових трудових книжок новачкам, трудове законодавство орієнтує нас на перехід до електронних трудових книжок. 
5. Якщо паперова трудова книжка втрачена, то оформлюється дублікат. 
6. Якщо паперова трудова книжка заповнена, то оформлюється вкладеш.

На цьому урок шостий завершено, переходимо до уроку сьомого!