Електронна та паперова трудова книжка: наповнення, записи, зберігання & Оперативні відомості до ПФУ 2.0

Додаткові матеріали

Презентація

Зразки заповнення трудової книжки сумісника

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги. Одразу переходимо до уроку восьмого. Тема уроку — Працівник-сумісник: особливості ведення паперової трудової книжки. Відзначу, що в ст. 24 Кодексу законів про працю України визначено, що при прийнятті на роботу працівник подає трудову книжку, тобто мається на увазі паперову (у разі її наявності), або відомості про трудову діяльність, які він може сформувати на порталі Пенсійного фонду. Як це робити через мобільний додаток, я вам вже показувала. В принципі, це робиться досить таки просто. Будь-яка застрахована особа може сформувати ці відомості і подати їх при прийнятті на роботу.

При цьому ніяких додаткових особливостей для працівників-сумісників не встановлено. Що стосується місця роботи, то як ми дізнаємося, чи працівник приймається на основне місце роботи або на сумісництво, тут є багато роздумів у кадровиків. Наприклад, деякі вважають, що краще, щоб працівник подавав паперову трудову книжку при працевлаштуванні. Проте насправді, паперова трудова книжка, яка вже буде знаходитися на руках у працівника, не дає стовідсоткової гарантії того, що працівник не мав записів, які б не були підтягнуті. Як тільки паперова трудова книжка опиняється на руках у працівника, це вже зона його відповідальності. Тобто він може подати вимогу про запис до паперової трудової книжки, а може і не подати. Тому паперова трудова книжка не дає стовідсоткової гарантії, що працівник не працював десь або не був звільнений. З нею також не можна однозначно визначити, чи працевлаштований він на основне місце роботи, чи за сумісництвом.

Відомості про трудову діяльність також не дають стовідсоткової впевненості, оскільки дані до електронної трудової книжки підтягуються через здебільшого через зарплатну звітність. Тому, що робити? Роботодавцю та кадровику при прийнятті працівника достатньо подати трудову книжку або відомості про трудову діяльність. Це достатньо для того, щоб розпочати процедуру працевлаштування. А ось основне місце роботи або сумісництво вказує вже сам працівник у заяві про працевлаштування. Якщо йдеться про письмовий трудовий договір, то це прописується в самому договорі. Однак я раджу все ж таки в заяві прописувати, чи самостійно працівник вирішує, чи прийняти його на основне місце роботи, чи за сумісництвом.

Нас цікавить саме сумісництво, тому в заяві працевлаштування ми прописуємо саме цей пункт. Якщо працівник вказав, що він працевлаштовується за сумісництвом, то що робити з його паперовою трудовою книжкою? Тут ми застосовуємо вже звичний для нас механізм, прописаний в Інструкції №58, оскільки додаткової нормативної бази з цього приводу у нас немає.

Що потрібно пам'ятати? Трудові книжки на осіб, які працюють за сумісництвом, ведуться тільки за основним місцем роботи. Це означає, що навіть у сучасних умовах, коли паперові трудові книжки знаходяться на руках у працівників, заповнення запису про сумісництво може здійснюватися, але тільки за основним місцем роботи. Звісно, якщо ми говоримо про внутрішнє сумісництво (коли працівник працює на одному підприємстві), то це один варіант. Але якщо йдеться про зовнішнє сумісництво (коли працівник має основне місце роботи в іншій організації), то запис про сумісництво може бути зроблений тільки за основним місцем роботи.

За сумісництвом записи не робляться, оскільки Інструкція №58 не містить додаткових уточнень з цього приводу. Змін до неї з цього питання не вносили. 

Робота за сумісництвом у трудовій книжці зазначається окремим порядком. Запис відомостей про роботу за сумісництвом виглядає так, що і прийняття, і звільнення проводяться за бажанням працівника і власником або уповноваженим органом, за основним місцем роботи.

Як це працює на практиці? Якщо у нас є паперова трудова книжка працівника, то що ми там побачимо? У нього є основне місце роботи (він прийнятий на роботу на основну посаду, наприклад, менеджер з персоналу). І коли він потім був прийнятий і звільнений за сумісництвом, то ці записи ми поєднуємо в одному записі та прописуємо, з такого по таке число він працював у ТОВ «Вікторія» (або іншому підприємстві), вказуючи посаду за сумісництвом. Якщо це внутрішнє сумісництво, то ви можете прямо вказати накази про прийняття на роботу і звільнення цього працівника з роботи.

Якщо ж йдеться про зовнішнє сумісництво, працівник може принести довідку, копії або витяг з наказів для того, щоб у кадровика за основним місцем роботи були підстави для внесення запису в паперову трудову книжку.

Щодо оформлення записів у трудовій книжці, деякі кадровики розбивають запис на дві частини: один — про прийняття за сумісництвом, а другий — про звільнення за сумісництвом. Однак, за Інструкцією №58, запис потрібно робити одним рядком. Якщо сталася помилка і запис був розбитий на два, я не вважаю, що це критично, головне, щоб Пенсійний фонд зміг правильно зчитати відомості про те, що працівник був прийнятий, а потім звільнений за сумісництвом.

Отже, запис про сумісництво можна зробити виключно за основним місцем роботи. Це правило залишається чинним, оскільки так прописано в Інструкції №58. Запис про сумісництво вноситься одним рядком, одразу і про прийняття на роботу за сумісництвом, і про звільнення з посади за сумісництвом.

На цьому урок завершено. Крокуємо з вами далі!