Електронна та паперова трудова книжка: наповнення, записи, зберігання & Оперативні відомості до ПФУ 2.0

Додаткові матеріали

Презентація

Приклади виправлення записів у трудовій книжці

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги! 

Вітаю, колеги! Сьогодні на черзі у нас 11-й урок, у якому ми розглянемо важливу тему — виправлення записів у паперових трудових книжках. Ми поговоримо про те, хто має право виправляти помилки, як правильно здійснювати виправлення та розглянемо кілька прикладів.

Як ми вже зазначали з вами на попередньому уроці, існує два механізми виправлення помилок у паперових трудових книжках, і вони значно відрізняються один від одного. На попередньому уроці ми обговорювали, як здійснювати виправлення на титульній сторінці трудової книжки. Це був один механізм. Сьогодні ж ми зосередимося на виправленнях у внутрішній частині трудової книжки, тобто в записах, які містять відомості про роботу, переведення або нагородження. Виправлення таких записів здійснюється за іншим механізмом, ніж на титульній сторінці.

Згідно з Інструкцією №58, у разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення або нагородження, виправлення повинно здійснюватися роботодавцем, який зробив цей запис. Тобто виправити запис про прийняття на роботу, переведення чи звільнення може тільки той роботодавець, який здійснив цей запис, навіть якщо він був помилковий або неточний. У даному випадку не спрацьовує механізм, який ми використовуємо для виправлення записів на титульній сторінці трудової книжки, коли наступний роботодавець може виправити помилки попереднього роботодавця. Для виправлення записів про прийняття на роботу, переведення або звільнення цей механізм не застосовується. Тільки той роботодавець, який здійснив неправильний або неточний запис, може його виправити.

У випадку, якщо підприємство, яке здійснило помилковий або неточний запис, вже ліквідоване, відповідне виправлення має зробити правонаступник цього підприємства. Виправлення повинно бути засвідчене печаткою правонаступника. Якщо ж такого правонаступника немає, виправлення може здійснити вищестояща організація, якій було підпорядковане ліквідоване підприємство. У разі відсутності правонаступника та вищестоящої організації, виправлення можуть бути здійснені за допомогою архівів, як це показано на слайді (див. презентацію).

Однак, на практиці, якщо підприємства більше не існує і неможливо зробити виправлення, ці записи можуть залишатися без змін. У такому разі працівник, коли оформлює пенсію або стикається з іншими проблемами щодо свого страхового стажу, може звертатися до архівів або правонаступників для уточнення своїх записів. В такому випадку він може робити уточнення на підставі довідок або інших документів. Такий механізм також передбачений Інструкцією №58.

Як здійснюються виправлення, уточнення в трудовій книжці? Щодо виправлень у паперових трудових книжках, важливо пам'ятати, що не можна використовувати закреслення або коректори. Виправлення має здійснюватися іншим механізмом. Нічого не стираємо, не підтираємо і не закреслюємо. Для кожного виправлення необхідно створювати новий рядок. У графі 3 після відповідного порядкового номера запису та дати внесення змін зазначається, що попередній запис за номером таким-то є недійсним. У графі 4 потрібно вказати посилання на документ, на підставі якого здійснено виправлення. 

Таким чином, кожне виправлення в паперовій трудовій книжці здійснюється наступним чином: заводиться новий рядок, в якому вказується, що попередній запис є недійсним, а потім прописується правильний запис. Важливо зробити посилання на документ, на підставі якого було здійснено це виправлення. Це загальний механізм, який слід застосовувати при внесенні виправлень у трудову книжку.

Згідно з п. 2.14 Інструкції №58, записи в трудовій книжці про назву роботи або професії працівника повинні відповідати професійним назвам робіт, які зазначені в Класифікаторі професій, що був чинним на момент внесення запису. Тобто якщо змінюється Класифікатор професій, то ці зміни мають бути відображені не тільки у внутрішніх документах підприємства, а й у трудовій книжці працівника.

Класифікатор професій постійно оновлюється, і якщо змінюється назва посади, це повинно бути відображено в трудовій книжці. Інструкція №58 не визначає чітко, як саме потрібно вносити такі зміни, але на практиці застосовується такий механізм: прописується нова назва посади відповідно до актуального Класифікатора професій.

Наприклад, якщо посаду «Інженер з організації праці» було змінено на «Фахівець з організації праці» для приведення у відповідність до Класифікатора професій, необхідно внести виправлення до трудової книжки. У такому випадку ми повинні зробити посилання на той наказ, який містить ці зміни. У наказі зазначається, що у зв’язку зі зміною назви посади відповідно до Класифікатора професій, зміни потрібно внести до всіх відповідних документів, у тому числі і до паперової трудової книжки. Реквізити цього наказу будуть використані для оформлення виправлення у трудовій книжці.

Таке виправлення є обов’язковим, оскільки назва посади повинна відповідати чинному Класифікатору професій. Далі, коли ми маємо класичні ситуації, про які ми з вами говорили, наприклад, якщо неправильно вписали посаду, то ми повинні її виправити. Уявімо, що в трудовій книжці записано «Менеджер (управитель) з персоналу відділу кадрів», хоча мало бути або «Менеджер з персоналу відділу кадрів», або «Управитель з персоналу відділу кадрів».

Припустимо, що ми прослухали курс на «Кадроленді», зрозуміли, що помилилися, і тепер потрібно зробити виправлення. Як це здійснюється? Спочатку робимо наступний запис. Проставляємо дату виправлення. У графі 3 пишемо: «Запис за номером сім недійсний». Далі вказуємо правильну посаду — «Менеджер з персоналу відділу кадрів».

Що стосується посилання на наказ, ми повинні вказати наказ, яким ми вносимо зміни через помилку в первинному наказі про прийняття на роботу. У зв’язку з тим, що до будь-якого наказу вносяться уточнення лише іншим наказом, ми маємо два накази: перший — про прийняття на роботу, а другий — про внесення змін до цього першочергового наказу. Проте тут є деякі нюанси, і думки з цього приводу розділяються. Дехто вважає, що при уточненні потрібно посилатися на наказ про прийняття на роботу, а хтось — на наказ про внесення змін до цього наказу. Інструкція №58 не врегульовує цей момент чітко, тому в даній ситуації важливо виправити помилку, а яке посилання на наказ буде правильним — це на ваш розсуд.

У моєму випадку я вважаю, що варто зробити посилання на наказ про прийняття на роботу як єдине ціле з наказом про внесення змін до цього наказу. Однак варто зазначити, що чітких правил щодо цього немає.

Якщо в нас виникає ситуація, коли наказ був неправильно вписаний, то це виправляється аналогічно. Ми заводимо новий запис, проставляємо дату і вказуємо, що запис за номером таким-то недійсний, після чого прописуємо правильну посаду, а також виправляємо реквізити наказу. Тобто вносимо всі корективи, пов’язані з виправленням помилок у наказі.

Якщо виникає ситуація з порушенням нумерації записів, то зазвичай немає специфічних правил, які б регулювали це питання. У таких випадках ми діємо за загальними правилами, зазначеними в Інструкції №58. Наприклад, якщо в моєму прикладі повторився номер «сім», то ми прописуємо новий номер запису — «вісім». У графі 3 вказуємо, що запис за номером сім є недійсним, а в графі 4 — пишемо, що працівник був прийнятий на посаду начальника відділу маркетингу, посилаючись на той самий наказ.

Існують і інші поширені ситуації, коли нумерація була порушена давно, наприклад, задубльовано записи на номерах сім і вісім, а тепер наступний номер — двадцять. Як тоді правильно уточнювати? Якщо було багато змін у роботодавців, то в таких випадках, при передачі скан-копії паперової трудової книжки до Пенсійного фонду, це питання додатково перевіряється. Але, як правило, зауважень від Пенсійного фонду немає, якщо все коректно оформлено, і не пропущено жодних важливих записів, наприклад, про прийняття на роботу або звільнення працівника.

Якщо ж просто відбулося дублювання або неправильна нумерація (наприклад, з номеру сім перескочили одразу на дев'ять чи десять), то тут особливої помилки немає. Виправлення таких помилок не потребує складних кроків. Головне, щоб запис був виправлений, і нумерація відповідала дійсному порядку.

Отже, основний момент, який потрібно запам’ятати: виправлення в записах паперової трудової книжки може здійснити тільки той роботодавець, який здійснив цей помилковий запис. Запам’ятайте, що при виправленні не можна використовувати закреслення чи коректори. Замість цього потрібно здійснити додатковий запис, де зазначається, що попередній запис є недійсним, і вказується правильна інформація.

На цьому все. Переходимо до наступних уроків.