Електронна та паперова трудова книжка: наповнення, записи, зберігання & Оперативні відомості до ПФУ 2.0

Додаткові матеріали

Презентація

Роз'яснення Головного управління ПФУ у Донецькій обл. від 11.03.2024 щодо статусів переданих скан-копій паперової трудової книжки до ПФУ

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги! Урок 13-й. Способи передачі відомостей з паперової трудової книжки до Пенсійного фонду: скан-копії чи оцифрування.

Отже, у п. 4 Порядку Пенсійного фонду №11-1 визначено, що відомості з паперової трудової книжки можуть бути подані до Пенсійного фонду насправді двома способами. Це у вигляді копії передбачених законодавством документів, виготовлених шляхом сканування або в оцифрованому вигляді. В чому їх різниця?

Якщо ми говоримо про виготовлення скан-копій паперової трудової книжки, що мається на увазі? Ми скануємо паперову трудову книжку від її самого початку до того місця, де внесені всі записи, після чого формуємо файли та передаємо їх до Пенсійного фонду. На цьому етапі наша місія завершена. Тобто, або роботодавець, або працівник можуть виконати це.

Якщо ж ми говоримо про оцифрування, то це внесення записів у онлайн-режимі. Відкривається спеціальне віконечко, де ми вручну вносимо записи, які були в паперовій трудовій книжці. При цьому ми повинні додавати скан-копії документів, на підставі яких було внесено той чи інший запис. Відповідно, якщо це поточний роботодавець, то саме він може здійснити оцифрування. Якщо ж мова йде про зміни роботодавців, то таких документів уже може й не бути. І в такому випадку найпростіший шлях — це подання скан-копії паперової трудової книжки до Пенсійного фонду. Ось чому часто говорять саме про сканування та передачу скан-копій паперових трудових книжок до Пенсійного фонду, адже це легший і оптимальніший варіант, і ви самі це побачите. Відсканував, передав до Пенсійного фонду, і на цьому наша місія завершена.

Стосовно питання, які саме сторінки треба сканувати і в якому форматі їх сканувати. Відповідь міститься в Порядку Пенсійного фонду №11-1, де чітко визначено, що потрібно сканувати всі сторінки трудової книжки, на яких є записи. А ось щодо порожніх сторінок (незаповнених сторінок паперової трудової книжки), то, як ви можете зрозуміти, ні, не потрібно сканувати їх. Потрібно сканувати тільки ті сторінки паперової трудової книжки, де містяться записи, де є інформація. Тобто це титульна сторінка і сторінки, на яких є записи. Оці сторінки ми й передаємо.

Далі, ось це — інформаційне вікно, яке ви зараз бачите на слайді (див. презентацію). Воно висвічується вже перед тим, як ви готові почати сканувати паперові трудові книжки, зайшовши в кабінет. Однак це вікно має свою інформаційну цінність і на моменті, коли ви вирішуєте організаційні питання щодо того, як передати скан-копію паперової трудової книжки до електронної трудової. Ви побачите обмеження щодо форматів файлів, а також обмеження щодо того, скільки має важити цей файл.

Зверніть увагу, що коли ви будете передавати скан-копії, то не потрібно їх дуже сильно стискати, навіть якщо у вас є доступний такий функціонал, оскільки файли мають добре зчитуватися. Це потрібно для того, щоб фахівці Пенсійного фонду змогли чітко зрозуміти, що саме ви передаєте. При цьому, можна завантажувати кілька файлів, тому звертайте увагу на цей момент.

Сканування здійснюється в кольоровому форматі. Знову ж таки, зверніть увагу, що скануванню підлягають всі заповнені сторінки розділів: відомості про роботу, відомості про нагородження, відомості про заохочення та вкладиш оригіналу трудової книжки. Тобто скануємо не лише паперову трудову книжку, де й внесені записи, але й вкладиш до паперової трудової книжки, якщо він вже був оформлений.

Також важливо зазначити, що всі записи мають відповідати Інструкції №58. Далі, чи всю скановану трудову книжку сканувати і передавати? Чому виникає це питання?

Справа в тому, що у п. 4 Порядку Пенсійного фонду №11-1 йдеться про те, що сканувати або оцифровувати потрібно ту частину записів за період до набрання чинності Закону №1217, тобто за період до 10 червня 2021 року. І це дійсно прописано у Порядку Пенсійного фонду №11-1. Проте, знову ж таки, на одній сторінці може бути кілька записів: і до 10 червня 2021 року, і після цієї дати, або ж там щось почалося до цієї дати і продовжувалося після. Тому насправді я рекомендую відсканувати всю паперову трудову книжку, зробити всі скан-копії паперової трудової книжки, де внесені записи. Все одно ви передаєте це до Пенсійного фонду, і він вже буде вирішувати, що підтягувати до електронної трудової книжки, а що відповідно не підтягувати.

Також досить розповсюджене запитання на практиці: Чи потрібна згода працівника на передачу відомостей з його паперової трудової книжки до Пенсійного фонду або згода на обробку персональних даних?

Насправді ні, таких згод від працівника не потрібно. Якщо роботодавець взяв на себе цю місію, як страхувальник, завантажити скан-копію паперової трудової книжки на портал Пенсійного фонду, то згоди від працівника не потрібно. Раніше існувала вимога щодо згоди на обробку персональних даних, але зараз Порядок Пенсійного фонду №11-1 такої вимоги не містить. Більш того, вам і нікуди буде завантажувати таку згоду, бо раніше було спеціальне меню для завантаження згоди, а зараз такої можливості вже не існує.

Як же відбувається процедура передачі скан-копії паперової трудової книжки до Пенсійного фонду?

Більш наочний механізм ви можете пройти з Ольгою Хільчук у наступних уроках. Тут я зроблю акцент на тому, що це насправді не страшно, і з цим можна справитися, якщо мати відповідні методичні рекомендації. Перш за все, потрібно увійти до кабінету страхувальника. Я зараз говорю про роботодавця, і потрібно перейти до кабінету страхувальника на веб-порталі електронних послуг Пенсійного фонду.

Зліва в розділі «Комунікації з Пенсійним фондом», вибрати сервіс «Відомості про трудову діяльність працівника». У вас висвітиться таке віконечко, де вам потрібно буде ввести податковий номер працівника, його ПІП, і натискати на кнопку «Пошук», щоб ідентифікувати працівника, для якого ви будете передавати скан-копію паперової трудової книжки.

Тут важливий нюанс. Якщо це для вас новий працівник, і за ним ще не установлений звʼязок із страхувальником, то зазвичай доступу до електронної трудової книжки у роботодавця ще не буде. Відповідно, нічого не висвітлиться, і ви не зможете передати скан-копію паперової трудової книжки для цього працівника.

Далі, якщо все добре, ви у трудових відносинах з працівником, і все в порядку, тоді потрібно перейти до відправлення скан-копій трудової книжки. У вас на робочому столі чи в окремій папці повинні бути вже підготовлені файли скан-копій паперової трудової книжки відповідно до вимог, про які ми згадували раніше.

Тепер, ви обираєте «Додати файл», додаєте ці файли, підписуєте їх та натискаєте «Надіслати до Пенсійного фонду». Результати оцифрування відповідної особи або органу Пенсійного фонду ви можете переглянути в розділі «Відомості про трудові відносини», знову ж таки, вказавши відомості про свого працівника.

Останнім часом з'явились роз'яснення щодо перевірки статусу опрацювання трудової книжки на порталі Пенсійного фонду, надані одним із регіональних управлінь Пенсійного фонду. Я вважаю ці роз'яснення досить інформативними. Отже, процедурне завершення оцифрування трудової книжки після подання скан-копії документів підтверджується статусом звернення щодо стану опрацювання.

Як перевірити статус звернення? Це можна зробити у кабінеті страхувальника, в розділі «Звернення застрахованій особі» в особистому кабінеті користувача, у розділі «Мої звернення». Статус звернення може бути різним:

• Статус «Виконано» свідчить про те, що сканкопія була опрацьована, і дані про трудові відносини працівника актуалізовані, але навіть у такому випадку можуть бути уточнення від Пенсійного фонду.
• Статус «Скасовано» означає, що звернення містить помилки або неопрацьовані документи, і воно потребує повторного подання.
• Інші статуси означають, що звернення знаходиться ще в опрацюванні фахівцями Пенсійного фонду.

Чому все ж таки відмовляють в опрацюванні скан-копій паперових трудових книжок?

Причини відмови можуть бути різними:

• Скан-копії не належать заявнику.
• Виготовлено не з оригіналів документів або у чорно-білому форматі (пам'ятайте про кольоровий формат).
• Погано відскановано (обрізані дати, номери наказів тощо).
• Відсутня скан-копія титульної сторінки трудової книжки.
• Відсутній підпис власника трудової книжки або запис про зміну прізвища, ім'я, по батькові.
• Відсутня печатка установи або підпис відповідальної особи.

Отже, відомості з паперової трудової книжки до Пенсійного фонду можуть бути передані одним із способів: оцифрування на порталі Пенсійного фонду або шляхом виготовлення скан-копій паперової трудової книжки та передачі їх через кабінет страхувальника або кабінет застрахованої особи. Чому найчастіше використовують сканування? Тому що це більш оптимальний і зручний спосіб на даний момент.

І ще раз нагадаю: скан-копії може передати або роботодавець як страхувальник, або працівник як застрахована особа, і всі уточнення будуть надходити до того кабінету, з якого була передана скан-копія паперової трудової книжки.

На цьому урок завершено. Крокуємо до наступного! До зустрічі!