Електронна та паперова трудова книжка: наповнення, записи, зберігання & Оперативні відомості до ПФУ 2.0

Додаткові матеріали

Презентація

Черговість передавання до ПФУ відомостей з паперових трудових

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги! Ви на курсі про трудові книжки, паперові та електронні. Розглядаємо з вами урок 14-й: «Першочергова передача відомостей з паперової трудової книжки до Пенсійного фонду. Кого це стосується?»

Мова йде про те, про кого потрібно першочергово подати скан-копію паперової трудової книжки до Пенсійного фонду або оцифрувати паперові трудові книжки. І з цього приводу в Постанові Пенсійного фонду№8-3 визначено дві категорії осіб, щодо яких повинна бути здійснена передача відомостей першочергово:

1. Особи, яким залишилося два роки і менше до настання права на пенсію за віком.
2. Працівники, у яких є трудова діяльність за період до 1 липня 2000 року.

Ці дві категорії працівників і є тими, по яких ми маємо першочергово передати відомості з їх паперової трудової книжки до Пенсійного фонду. Але нагадую, що це може зробити або роботодавець, або сам працівник. І при цьому роботодавець не має безумовного обов'язку щодо передачі відомостей з паперової трудової книжки до Пенсійного фонду.

Важливий момент: працівники, які звільняються або новоприйняті працівники, у яких відомості з паперових трудових книжок ще не передані до Пенсійного фонду, не потрапляють у ту категорію осіб, по яких першочергово слід відсканувати або оцифрувати паперову трудову книжку. Тобто, якщо ми приймаємо працівника, і його паперова трудова книжка ще не відсканована, не передана до Пенсійного фонду, то ми не зобов'язані це робити. Якщо ми звільняємо працівника і його трудова книжка не відсканована та не передана до Пенсійного фонду, то також у нас немає безумовного обов'язку відсканувати її до дня звільнення і передати до Пенсійного фонду. Це вже може зробити сам працівник, але вже після звільнення. Або ж, якщо ми говоримо про новоприйнятого працівника, то він може зробити це самостійно в процесі трудових відносин із вами.

Також виникають питання стосовно передачі скан-копій паперових трудових книжок до Пенсійного фонду або оцифрування паперової трудової книжки по таким категоріям працівників, у яких призупинені дії трудового договору, які перебувають у відпустці до трьох років або проходять військову службу за призовом під час мобілізації.

Коли страхувальник, тобто роботодавець як страхувальник заходить на портал Пенсійного фонду, авторизується через кабінет страхувальника, то він може не побачити таких працівників у трудових відносинах із собою. Тобто фактично трудові відносини не переривалися, але роботодавець не має доступу до даних цих працівників. У такому випадку не відкривається карточка працівника, і роботодавець не може передати скан-копію паперової трудової книжки для цих працівників.

Що ж робити в такій ситуації? Я хочу ще раз нагадати, що передати скан-копію паперової трудової книжки до Пенсійного фонду або оцифрувати паперову трудову книжку має або роботодавець через кабінет страхувальника на порталі Пенсійного фонду, або сам працівник особисто, з'явившись до Пенсійного фонду, або через кабінет застрахованої особи на порталі Пенсійного фонду.

Якщо у працівника призупинено дію трудового договору, ми можемо зробити наступне: якщо паперова трудова книжка ще у нас, ми відскануємо її, передамо скан-копію паперової трудової книжки самому працівнику, і він через кабінет застрахованої особи завантажить її на портал Пенсійного фонду. Інший варіант: якщо паперова трудова книжка в працівника, ми можемо допомогти йому відсканувати її та разом передати через кабінет застрахованої особи, бо, пам'ятаєте, ми не маємо доступу до кабінету застрахованої особи.

Це ж стосується і працівників, які перебувають у відпустці до трьох років. Тобто, або вони самі пройдуть цю процедуру, якщо для них це важливо, або ж ми допоможемо їм, надавши допомогу в оцифруванні або відскануванні паперової трудової книжки і передачі її через кабінет застрахованої особи.

Що стосується працівників, які проходять військову службу за призовом під час мобілізації, то звісно, що така процедура може бути неможливою в даний момент. Тому в цьому випадку краще дочекатися, коли працівник повернеться на роботу. Час поки що є — сканування та оцифрування триває до 2026 року. Тому після того, як працівник повернеться на роботу, можна провести разом з ним або допомогти йому відсканувати та передати паперову трудову книжку до Пенсійного фонду, або ж оцифрувати її. Але частіше говоримо саме про передачу скан-копій паперових трудових книжок до Пенсійного фонду.

Підсумок уроку: першочергово слід передати відомості з паперової трудової книжки до Пенсійного фонду за яким способом? Або передачею скан-копій, або оцифруванням для працівників:

• передпенсійного віку;
• тих, у кого є стаж за період до 1 липня 2000 року.

На цьому по цьому уроку все. Крокуємо з вами далі!