Електронна та паперова трудова книжка: наповнення, записи, зберігання & Оперативні відомості до ПФУ 2.0

Додаткові матеріали

Презентація

Роз'яснення ПФУ про необхідність уточнити відомості після подання скан-копій паперової трудової книжки

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги! Розглядаємо з вами урок 16-й: «Повторне подання відомостей з паперової трудової книжки до Пенсійного фонду: коли є необхідність?»

Мова йде про те, що відомості про трудову діяльність з паперової трудової книжки ми передаємо одноразово. Це прямо зафіксовано у п. 6 Порядку Пенсійного фонду №11-1. І що це означає? Тобто ми беремо паперову трудову книжку, робимо з неї скан-копію і передаємо у повному обсязі: титульну сторінку та всі сторінки, де є записи, лише один раз. Тобто один раз ми повністю скануємо усю паперову трудову книжку (тільки сторінки з записами) і передаємо її до Пенсійного фонду. Або ж один раз ми робимо процедуру оцифрування паперової трудової книжки в повному обсязі, але також лише одноразово.

Якщо працівник приймається на роботу до нас і у його паперовій трудовій книжці вже є скан-копія, передана до Пенсійного фонду, і ми вносимо додатковий запис про прийняття працівника на наше підприємство, то ми не зобов'язані знову сканувати всю трудову книжку чи окремо цей запис. Така процедура вже була виконана.

Також, якщо працівник звільняється, а в його трудовій книжці робиться запис про звільнення, то знову ж таки, нам не потрібно повторно сканувати всю трудову книжку чи окремо цей запис і передавати його до Пенсійного фонду. Якщо вже скан-копія була передана, то ця процедура більше не вимагається. Тобто сканування всієї паперової трудової книжки відбувається тільки один раз.

Проте виникають випадки, коли все ж таки необхідно повторно подавати скан-копії паперової трудової книжки, але не всі сторінки, а тільки титульну сторінку та сторінку зі змінами.

Що я маю на увазі? Справа в тому, що після того, як ви відсканували і передали паперову трудову книжку до порталу Пенсійного фонду, ви завантажили її на порталі Пенсійного фонду. Проте, навіть якщо статус передачі показує, що операція виконана, у кабінеті страхувальника (якщо подав роботодавець) або у кабінеті застрахованої особи (якщо подав працівник), можуть виявитися певні зауваження від Пенсійного фонду.

Якщо навіть ви бачите статус «виконано», важливо відкрити реквізит повідомлення та переглянути, чи є які-небудь зауваження від фахівців Пенсійного фонду. Якщо так, потрібно проаналізувати їх та визначити, до якого періоду вони відносяться і яку помилку потрібно виправити.

Наприклад, якщо у трудовій книжці є розбіжності, і Пенсійний фонд просить надати довідку, або якщо в паперовій трудовій книжці некоректно внесений запис (наприклад, неправильний запис про прийняття на роботу чи звільнення), вам потрібно виконати коригування. Як ми вже розглядали раніше, при коригуванні запису, необхідно створити новий запис і вказати, що запис за номером таким-то є недійсним, а правильний запис вноситься у новому рядку.

У такому випадку, якщо скан-копії вже були подані, що робимо? Ми не скануємо всю трудову книжку знову, а лише титульний аркуш паперової трудової книжки та сторінку зі змінами (де були виправлення). Ці скан-копії — дві сторінки — ми передаємо до порталу Пенсійного фонду, і тим самим закриваємо зауваження Пенсійного фонду.

Отже, 

• Відомості з паперової трудової книжки в повному обсязі передаються до Пенсійного фонду лише один раз.
• Якщо після цього виникають зауваження або необхідність уточнень, передаються тільки титульна сторінка та сторінка зі змінами.
• Якщо після перевірки Пенсійним фондом виявлені помилки, коригуємо їх і передаємо тільки виправлені сторінки.

Завершуємо цей урок. Крокуємо з вами далі!