Електронна та паперова трудова книжка: наповнення, записи, зберігання & Оперативні відомості до ПФУ 2.0

Додаткові матеріали

Презентація

Роз'яснення ГУ ПФУ в Миколаївській області від 09.10.2024 Як сформувати витяг з електронної трудової книжки онлайн

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги! Розглядаємо з вами урок 17-й: «Наповнення електронної трудової книжки». Перш за все, хочу відзначити, що Пенсійний фонд, коли він говорить про електронну трудову книжку, найчастіше вживає термін «аналог паперової трудової книжки». Але тут важливо зрозуміти, що електронна трудова книжка за своїм змістом є дещо ширшою, і зараз я поясню чому.

У нас є Порядок Пенсійного фонду №11-1, який регламентує введення електронних трудових книжок. І ось, що саме має накопичуватися:

• прийняття на роботу,
• переміщення, переведення,
• звільнення,
• поновлення на роботі,
• призупинення та відновлення дії трудового договору,
• зміна або позбавлення рангу, розряду, класу,
• відпустка до трьох років.

Проте ми з вами знаємо, що згідно з Інструкцією №58, у паперову трудову книжку не вносяться такі записи, як переміщення, відпустка до трьох років або призупинення/відновлення дії трудового договору. Але, як ви бачите, в електронній трудовій книжці ці записи мають підтягуватися і відображатися, принаймні за задумкою Пенсійного фонду, коли прописувався Порядок №11-1.

Зверніть увагу на ст. 20 Закону про ЄСВ. Якщо ми порівняємо Порядок №11-1 і ст. 20 цього закону, то всі пункти будуть однаковими, за винятком одного моменту: у ст. 20 ви не знайдете відомостей про прийняття на роботу. Чому так? Тому що ці відомості підтягуються автоматично на підставі повідомлення про прийняття на роботу.

Ми з вами звикли, що при прийнятті працівника на роботу ми подаємо повідомлення до ДПС. Тепер це повідомлення виконує дві функції:

1. По-перше, воно інформує про те, що ми прийняли працівника.
2. По-друге, відомості з цього повідомлення автоматично підтягуються до реєстру застрахованих осіб.

Досить довго цей функціонал був прописаний у постанові №413, але не працював. Зараз він працює, і всі відомості про прийняття на роботу підтягуються до електронної трудової книжки. Тобто ви розумієте, що сама по собі електронна трудова книжка значно ширша, ніж паперова. І є моменти, коли електронна трудова формується автоматично, без нашого прямого втручання, без необхідності фізично заходити на портал і вводити дані.

Але є й інший механізм, коли ми повинні вводити дані вручну. Це можна зробити через XML-файл. XML-файл може здатися дещо заплутаним для багатьох кадровиків, але насправді цей процес можна освоїти. Ви будете проходити це з Ольгою Хільчук, яка надасть вам шаблони і навчить формувати ці файли.

Але на даний момент існує ще один механізм: додавання запису вручну. Усі відомості, які автоматично не підтягуються до реєстру застрахованих осіб, можна завантажити через XML-файл або додавши запис вручну, натиснувши спеціальну кнопку «Додати запис». Коли ви додаєте запис вручну, вам потрібно завантажити скан-копію наказу чи документа, на підставі якого цей запис вноситься.

Тепер давайте зберемо все це в єдиний механізм і наочно побачимо, як це працює на практиці. Отже, електронна трудова книжка за своїм змістом значно ширша за паперову, оскільки в неї підтягується більше інформації, яка не відображається в паперовій трудовій книжці.

Як наповнюється електронна трудова книжка:

1. Усі відомості, які подавалися на підставі звітів і підтягуються до реєстру застрахованих осіб, автоматично потрапляють в електронну трудову книжку.
2. Дані з паперової трудової книжки передаються до Пенсійного фонду шляхом сканування чи оцифрування та потрапляють в електронну трудову книжку.
3. Всі ці відомості формують записи в електронній трудовій книжці та визначають страховий стаж працівника.

Як ще вона наповнюється? По-перше, електронна трудова книжка формується через зарплатну звітність, яку подає кожне підприємство по своїм найманим працівникам. Як це відбувається? Власне, автоматично. Усі наші відомості стосовно переведень, звільнень, прийняття на роботу підтягуються автоматично після того, як я подаю звіт. Мені не потрібно додатково завантажувати XML-файл або використовувати функцію «додати запис», оскільки ці записи, як правило, підтягнуться до електронної трудової після подачі звітності. Так само, наприклад, буде з переведенням – не потрібно додатково щось завантажувати, усе підтягується автоматично через звітність.

Проте є важливий момент: про прийняття на роботу я дещо обмовилася раніше. Насправді відомості про прийняття підтягуються з повідомлення про прийняття на роботу, якщо воно було подане правильно. У більшості випадків це працює, однак іноді можуть виникати проблеми, коли записи не підтягнулися через помилки в системі. В такому разі, якщо інформація не підтягнулася, як передбачено Порядком №11-1, можна застосувати третій етап і використовувати XML-файл або функціонал «додати запис» для коригування.

Це важливо розуміти, оскільки електронна трудова книжка формується не лише за допомогою ручного внесення записів кадровиком, а й за допомогою автоматичного підтягання даних з різних джерел. Тому, якщо записи автоматично не підтягнулися, наступний крок – це коригування через XML-файл або вручну.

Давайте розглянемо, де саме є участь роботодавця, а де це може зробити працівник:

1. Цифрування паперової трудової книжки або передача скан-копії до Пенсійного фонду: це може зробити або працівник, або роботодавець. У роботодавця немає безумовного обов'язку це робити.
2. Зарплатна звітність і повідомлення про прийняття на роботу: це обов'язок роботодавця. Після подачі відповідних звітів, всі записи підтягнуться до електронної трудової книжки. У цьому випадку участь кадровика безпосередня.
3. Інші записи, які не підтягнулися зі звітності або повідомлення про прийняття на роботу: подача XML-файлу або використання функціоналу додати запис – це виключно обов'язок роботодавця. Працівник самостійно цього зробити не може.

Як дізнатися, чи оцифрована паперова трудова книжка? Це питання зазвичай виникає, коли на роботу приходить новий працівник або після зміни кадровика. Існує два способи отримати таку інформацію: або через роботодавця, або самостійно працівником.

Для роботодавця це завжди однакова процедура. Потрібно сформувати витяг з реєстру застрахованих осіб. Якщо є чинні трудові відносини між працівником та роботодавцем, витяг можна сформувати після подачі повідомлення про прийняття на роботу або після подачі об'єднаної звітності. А також сам застрахований працівник може надати окремий доступ роботодавцю, щоб він зміг сформувати витяг.

Працівник також може самостійно сформувати витяг через портал Пенсійного фонду. Для цього йому потрібно встановити додаток Пенсійного фонду. Авторизуватись можна через GOV ID, банківську авторизацію. Після цього працівник обирає електронну трудову книжку, де побачить стан своїх документів. Наприклад, якщо натискати на пункт «Скан-копії», і там буде написано «Документи відсутні», це означає, що скан-копія ще не була передана або Пенсійний фонд її ще не обробив. Якщо ж з'являться записи про прийняття чи звільнення, це буде означати, що скан-копії вже подано та опрацьовано.

Щоб перевірити, чи оцифрована паперова трудова книжка, можна також скористатися функцією «Зробити запит» в додатку Пенсійного фонду. Після подачі запиту, витяг із реєстру застрахованих осіб формується буквально за кілька хвилин. Потім цей витяг можна побачити в розділі «Електронні документи», де будуть відображатися відомості про трудову діяльність працівника. Якщо в графі 4 є відомості, це означає, що трудова книжка оцифрована або передані сканкопії до Пенсійного фонду. Якщо ж відомості відсутні, це означає, що документи ще не передавались і не оцифровані.

Отже, підсумки:

• Електронна трудова книжка є більш широким інструментом, ніж паперова, і вона наповнюється з кількох основних джерел:
1. Повідомлення про прийняття на роботу.
2. Відомості з паперової трудової книжки через передачу скан-копій або оцифрування.
3. Зарплатна звітність.
4. XML-файл або функціонал «Додати запис».
• Відповідальність за відсутність деяких записів, зокрема щодо призупинення або відновлення дії трудового договору, не передбачена законом, тому, якщо ви не внесли такий запис, це не є порушенням. Втім, якщо ці записи важливі для вашої практики, вирішувати, чи завантажувати їх, повинні ви.
• Щодо записів про ранги, це запитання часто виникає. Для таких випадків краще використовувати XML-файл або функціонал «Додати запис» для їх передачі.

На цьому урок завершено. Крокуємо з вами далі!