Електронна та паперова трудова книжка: наповнення, записи, зберігання & Оперативні відомості до ПФУ 2.0

Текстове розшифрування відео

Чим важливо оцифрувати період здобуття освіти? Якщо це період до 1 січня 2004 року, то стаж зараховується на основі відповідних підтверджувальних документів, які ми передаємо через веб-портал Пенсійного фонду. Якщо ж це період після вказаної дати, то страховий стаж буде зараховуватися лише за умови добровільної сплати єдиного соціального внеску в цей період. Інший варіант: якщо вам не вистачатиме страхового стажу або вже не вистачає, після оцифрування освіти з 1 січня 2004 року, ви маєте право доплатити страхові внески за цей період, тим самим докупивши собі страховий стаж для майбутньої пенсії.

Отже, в будь-якому випадку є два варіанти, які можуть бути зацікавлені в оцифруванні цього періоду. Тому ми повинні вміти, як це зробити, і допомогти нашому працівникові. За замовчуванням, якщо в трудовій книжці цей період зазначений, він буде оцифровуватися на підставі запису в трудовій книжці. Лише, можливо, співробітники Пенсійного фонду запитають підтверджувальні документи, такі як диплом, якщо це стосується цього періоду. Але це не є обов'язковим. Якщо ж в трудовій книжці цього запису немає, його доведеться оцифрувати окремо.

Ми будемо це робити через розділ «Відомості про трудові відносини робітника». Натискаємо «Продовжити». У новому робочому екрані з правої частини маємо ідентифікувати фізичну особу, для якої будемо оцифровувати цей період. Тобто зазначаємо її податковий номер або серію та номер паспорта, якщо вона відмовилася від коду. Прізвище, ім'я, по батькові також є обов'язковими реквізитами. Для того, щоб система перевірила, що ця особа перебуває в трудових відносинах з конкретним роботодавцем, заповнюємо ці поля.

Якщо все правильно, нам відкривається два додаткових діалогових поля: записи про трудову діяльність та скан-копії документів. У робочій зоні будемо використовувати кнопку оцифрування за допомогою функції «Додати запис», в якій виникає складність щодо заповнення порядкового номера місця трудових відносин. Однак щодо навчання тут все просто, адже в основному період навчання є найпершим етапом у трудовій діяльності. Якщо ж перед навчанням були інші місця роботи, то, звичайно, нумерація просуватиметься відповідно від одиниці.

Якщо ж навчання — це найперше місце роботи, тоді ми без вагань натискаємо порядковий номер місця трудових відносин — 1. Далі переходимо до заповнення даних про поточне місце роботи, з яким зараз є трудові відносини. Тобто зазначаємо, від імені кого ми здійснюємо оцифрування. Якщо ми заповнюємо дані в кабінеті юридичної особи, то вказуємо назву цієї компанії у відповідному полі.

Дані підприємства або установи, що внесено в паперову трудову книжку. У даному випадку це навчальний заклад. Ці поля є необов'язковими, їх можна не заповнювати. Тип події — період набуття освіти, атрибут події — початок, дата початку навчання, тобто ми дивимося у дипломі або запитуємо людину, коли розпочалося навчання. У нашому випадку це 2004 рік, тому зазначаємо відповідну дату — 01.09.2004.

Тип документа — диплом. Номер документа вказуємо згідно зі скан-копією документа. Система не запитує серію документа, зверніть увагу. Дата документа підстави також важлива: і для початку, і для закінчення періоду здобуття освіти ми будемо посилатися на один і той самий документ, тобто диплом. У нашому випадку подія почалася у вересні 2004 року, але тут вказуємо дату видачі диплома.

Тиснемо «Зберегти». Якщо пропустили текст запису, можна зазначити довільний текст, наприклад: «Початок здобуття освіти. Денна форма навчання». Потім натискаємо «Зберегти». Додаємо ще один ідентичний запис. Зверніть увагу, що в нас немає кнопки «Копіювати». Це, звісно, незручно, бо в такому випадку ми б просто натискали цю кнопку, і всі дані перенеслися б автоматично. Ми лише вказали б, що це закінчення періоду навчання.

Порядковий номер знову ж таки буде одиницею. Це не означає, що 1, 2, 3 — це стосовно записів. Це порядковий номер відносно установи — в даному випадку навчального закладу. Якщо це перший запис по цій фізичній особі, то це буде одиниця.

Далі вставляємо номер документа, який вже є в буфері. Копіюємо його. Назва роботодавця також зазначається у відповідному полі. Тип події — період здобуття освіти. Кінець — 30.06.2009. Тут теж вказуємо 30.06.2009. Тип документа — диплом. Здобуття освіти — магістр. Тиснемо «Зберегти».

Якщо помилок немає, то зауважень не буде видно. Тепер залишається додати скан-копії документів. Це є обов'язковим. Якщо ж диплом на одне прізвище, а на сьогоднішній день це інше прізвище фізичної особи, то обов'язково прикріплюємо свідоцтво про одруження або інший документ, який підтвердить, що це одна і та сама фізична особа.

Тиснемо «Додати файл» — «Диплом», «Атестат про навчання». Зверніть увагу, що я в одному PDF-документі зберегла як диплом, так і свідоцтво про одруження. Хоча це можуть бути й два різних документи, тобто два PDF-файли. Перевіряємо документи, тиснемо «Продовжити».

Залишається лише натиснути кнопку «Підписати та Відправити до ПФУ». Отримуємо нове вікно, де підтягуємо електронний цифровий підпис, накладаємо його, тиснемо «Зчитати», що означає підписання та надсилання документа до Пенсійного фонду. Запит збережено, і ми можемо шукати його.

Хоча система зазначає, що в розділі «Мої звернення», всі відправлені записи до оцифрування ми відслідковуємо в розділі «Відомості про трудові відносини». З часом після введення електронної трудової книжки цей розділ розділився, і тепер ми маємо окремо «Відомості про трудові відносини».

Тому тут шукаємо передану інформацію, натискаємо «Пошук». Можна окремо по конкретній фізичній особі. Ось ви бачите цей запис, який перебуває в статусі «Опрацьовано». У ньому є прикріплені документи, які надали.

Саме тут, у цьому розділі, ми будемо відслідковувати етапи опрацювання фахівцями Пенсійного фонду оцифрування навчання по відповідному працівникові. У майбутньому, після певного часу, буде статус «Виконано». Якщо виявляться відповідні зауваження в повідомленнях інформаційних, ми повинні їх прочитати та прикріпити новим запитом відповідні документи.