Електронна та паперова трудова книжка: наповнення, записи, зберігання & Оперативні відомості до ПФУ 2.0

Текстове розшифрування відео

Переходжу до ресурсу вебпорталу Пенсійного фонду України. У блоці «Комунікація з Пенсійним фондом України» з’явився новий розділ — «Відомості про трудові відносини. Оперативне подання інформації».

Звертаю увагу, що попередній розділ, який стосувався трудової діяльності та трудової книжки, змінив назву. Це пов’язано з тим, що додався ще один однойменний розділ, і тепер у дужках вказано уточнення, щоб відрізнити їх між собою.

Отже, переходимо до потрібного розділу. На екрані бачимо, що цей розділ має чотири додаткових гіперпосилання, з якими можна працювати.

Перший і другий пункти дають змогу оперативно отримати інформацію:

• про всіх працівників, які на поточну дату перебувають у трудових відносинах;
• по конкретній особі.

Нижній блок — це власне повідомлення про трудові відносини, про зміни в трудових відносинах, про які ми маємо оперативно інформувати Пенсійний фонд України.

Запит на отримання переліку осіб, які перебувають у трудових відносинах. На екрані є можливість:

• додати запис,
• здійснити пошук,
• очистити інформацію.

Натискаємо кнопку «Додати запис», після чого потрібно підписати та відправити запит до Пенсійного фонду України. У результаті ми отримаємо розширений Excel-документ, у якому буде чітко видно, яка кількість працівників наразі перебуває у трудових відносинах. Це дає змогу провести інвентаризацію та зрозуміти, по кому ще необхідно подати відомості або перевірити відображення інформації у відповідних реєстрах.

Запит на отримання інформації про трудові відносини конкретної особи. Цей розділ дозволяє перевірити, чи перебуває конкретна особа у трудових відносинах. Потрібно ввести:

• прізвище, ім’я, по батькові застрахованої особи;
• реєстраційний номер облікової картки платника податків;
• серію та номер паспорта (один з цих реквізитів обов’язковий).

Натискаємо кнопку «Пошук», і система одразу видає результат: чи перебуває особа в трудових відносинах, з якої дати, з ким саме тощо.

Подання повідомлень по одній особі. У цьому розділі ми можемо оперативно подати повідомлення по одній конкретній особі. Після натискання кнопки «Подати повідомлення», потрібно заповнити:

• реєстраційний номер облікової картки платника податків;
• прізвище, ім’я, по батькові працівника.

Ці реквізити є обов’язковими до внесення.

Далі натискаємо кнопку «Додати запис». Вікно, яке відкривається, ідентичне вікну, яке ми використовуємо при оцифруванні трудових відносин. Але тут усе відбувається оперативно, і протягом однієї доби система обробляє подані дані.

Порядковий номер місця трудових відносин. Збоку у вікні є розшифровка — як саме рахується порядковий номер. Наступні поля заповнюються автоматично, з урахуванням даних конкретного роботодавця.

Вибір типу події

Тип події:

• робота за основним місцем,
• робота за сумісництвом,
• гігконтракт,
• робота за договорами ЦПХ.

Для прикладу, обираємо роботу за основним місцем. Далі в полі «Атрибут події» є шість варіантів:

• призначено,
• переведено,
• переміщено,
• призупинено дію,
• відновлено дію трудового договору,
• звільнено,
• поновлено.

Для прикладу:

• дата події — 04.07;
• текст запису — «Прийнято на посаду головного бухгалтера»;
• тип документу — наказ;
• номер і дата документа — зазначаються вручну.

Після цього натискаємо «Зберегти», а далі — «Підписати та відправити до ПФУ».

Зверніть увагу: скан-копії наказів чи інших документів наразі не вимагаються. Можливо, це тимчасова особливість, або функціонал передбачає саме такий спрощений механізм. Мета — зробити процес передачі даних максимально оперативним.

Натискання кнопки «Підписати та відправити до ПФУ» є остаточним кроком. Електронного цифрового підпису додатково не вимагається. Проте, відредагувати або скасувати дані після цього вже неможливо — тому потрібно бути уважним.

Повертаємося до поданого повідомлення і натискаємо «Пошук». У результаті система може видати статус, наприклад: «Відхилено».

Перевіряємо протокол обробки. Система завантажує текстовий документ, де вказано причину відхилення. Наприклад:

«Значення поля "дата події" не відповідає вимогам постанови — не пізніше, ніж протягом наступного робочого дня після прийняття працівника на роботу».

Тобто, якщо подавати інформацію із запізненням, система не прийме її. Система автоматично контролює строки подання. Це надзвичайно важливий аспект, на який слід звертати увагу.

Зверніть увагу: вся робота відбувається в межах одного розділу — «Оперативне подання інформації». Це зручно: не потрібно переходити до інших розділів або архівів. Наприклад, блок «Архів відомостей» не задіяний — подання, обробка, перевірка статусу здійснюються в єдиному інтерфейсі.

Централізованість та логічна структура функціоналу роблять цей інструмент дійсно зручним для щоденної роботи кадрових служб.