Прийняття, звільнення, аудит кадрових документів: поради для кадровиків

Додаткові матеріали

Презентація

Додаткова угода до трудового договору про засоби зв'язку для обміну електронними документами

Коли додержання письмової форми трудового договору є обов'язковим

Письмовий трудовий договір

---

Текстове розшифрування відео

На цьому уроці поговоримо про ідеальний письмовий трудовий договір, коли варто його укладати і що в ньому обов'язково має бути зазначено. Проговоримо, коли укладається письмовий трудовий договір, різниця між контрактом та письмовим трудовим договором, що обов'язково треба зазначати в письмовому трудовому договорі.

Письмова форма трудового договору визначається ст. 24 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП). Проте під час воєнного стану обов'язковість укладення письмових трудових договорів, перелік який визначений ст. 24 КЗпП, не є обов'язковою. Але хоч і не обов'язково ми повинні укладати як до війни, у нас був чіткий перелік, якщо ця категорія, наприклад, неповнолітні, просто обов'язково письмовий договір. Якщо не було письмового договору, інспектори Держпраці могли накласти штраф. Зараз цього немає, але я рекомендую укладати письмові трудові договори для того, щоб в одному документі врегулювати всі моменти, всі умови праці, всю комунікацію, всю відповідальність між роботодавцем та працівником. Один гарно складений трудовий договір замінить безліч положень, якихось інструкцій непотрібних іноді.

Давайте розберемося, що повинно бути в структурі трудового договору. По-перше, у нас повинен бути предмет договору, строк дії, він може бути безстроковим, строковим. Права та обов'язки сторін. По суті, це посадові обов'язки працівника і права та обов'язки роботодавця. Робочий час, час відпочинку, графік роботи, режим роботи, оплата праці, тобто можна визначити розміри, порядок, премії, все можна в цьому договорі визначити. Відповідальність сторін, притягнення до дисциплінарної відповідальності, захист персональних даних, конфіденційність, і, звісно, контактні дані сторін.

Тепер детально проговоримо кожний розділ. Що таке предмет договору? Що я рекомендую вставляти, писати в такий письмовий трудовий договір? По-перше, це посада. На яку посаду приймається працівник, його спеціальність, кваліфікація, обов'язки, які він буде виконувати, хоча б обсяг роботи. Це ще не посадові обов'язки, але хоча б те, що працівник підпорядковується або йому підпорядковується, що він робить взагалі, якийсь структурний підрозділ і так далі. Чи це основне місце роботи, чи це сумісництво, чи є випробувальний строк, чи немає, теж зазначається в цьому розділі. І обов'язково зазначається дата початку роботи.

Ще раз зверну увагу, що дата укладення письмового трудового договору і дата початку роботи – це різні речі. Якщо, наприклад, у вас на підприємстві працівники працюють без письмового трудового договору вже багато років і зараз ви вирішили створити шаблон, створити такий проєкт і трудовий договір з працівниками підписати, тоді ви підписуєте трудовий договір, але дату початку роботи ви ставите їх перший робочий день згідно з їхнім наказом про прийняття на роботу. Мене часто питають: «А якщо ми захочемо укласти письмовий трудовий договір, нам треба працівників звільняти і приймати?» Ні, не треба. Ви просто такий договір оформлюєте письмово, але дату початку роботи пишете перший робочий день працівника за його наказом.

Другий розділ. Строк дії трудового договору. Як я вже сказала, трудовий договір може бути безстроковим. Тобто ми не пишемо, що це безстроковий договір. Зазвичай я пишу, наприклад, що це безстроковий договір. Якщо це строковий договір, я рекомендую працівників брати на строкові договори. Для цього що треба? Щоб працівник у заяві написав: «Прошу взяти мене за строковим трудовим договором на посаду юриста, наприклад, за основним місцем роботи». Тоді ми пишемо, що це строковий трудовий договір. Строк один рік, два роки, три, п'ять, скільки захочете, скільки ви домовитеся з працівником. Але про це треба зазначити.

Також я прописую можливість пролонгації договору, тому що дуже багато є судових спорів щодо того, якщо строк закінчився, а працівник продовжує працювати, цей договір вважається безстроковим. Це ст. 39-1 КЗпП. І щоб не було таких моментів, я рекомендую прописати, що якщо кожна із сторін за місяць до закінчення строку договору не попередить іншу сторону про його припинення, він продовжується на той самий строк або договір автоматично не продовжується в будь-яких обставинах, навіть якщо працівник буде виходити на роботу. Цей строк закінчується в цю дату і ніяких продовжень немає. Тому про це прописуйте, будь ласка.

Наступний розділ – права та обов'язки роботодавця та працівника. По-перше, давайте скажу щодо прав та обов'язків роботодавця, оскільки дуже часто в письмових трудових договорах я бачу лише обов'язки працівника, а права і обов'язки роботодавця просто опускають. Не забувайте, що це у нас все ж таки договір і договір повинен забезпечувати рівність сторін. Права і обов'язки повинні бути як у працівника, так і у роботодавця. Тому прописуйте, що має право роботодавець. Наприклад, запитувати пояснення, вимагати виконання роботи в строк, надавати окремі розпорядження. Прописуйте, поки є можливість. Напишіть відповідальність роботодавця щодо несвоєчасної виплати заробітної плати, не з його вини, наприклад, або щось інше. Тому що треба писати, щоб не було такого, що у нас договір містить лише відповідальність для працівника.

А далі обов'язково пропишіть посадові обов'язки працівника. По суті, ви можете взяти посадову інструкцію, але, будь ласка, не беріть її з інтернету. Користуйтеся базою Кадроленда, але, будь ласка, не штампуйте однакові посадові інструкції, як вони є в інтернеті. Передивіться реальні функції, які буде робити працівник. А що саме? Не просто виконувати розпорядження керівника, а якщо це юрист, що він ходить в суд, він представляє інтереси, він повинен своєчасно подавати всі процесуальні документи, ознайомлювати зі змінами, тобто конкретику напишіть в обов'язки працівника.

Далі в цьому розділі я прописую, кому підпорядковується працівник і чи є у нього підлеглі. Чому це важливо? Тому що коли постане питання, що працівник написав заяву про відпустку, про звільнення або ще щось, куди він повинен писати? Хто його безпосередній керівник згідно з трудовим договором або згідно з посадовою інструкцією? Туди він і пише. Тому це важливо.

Робоче місце. Якщо ви хочете визначити робоче місце, я завжди рекомендую робоче місце визначати, тому що потім не буде проблем зі звільненням за прогул, тому що у нас потім питання: «Добре, ви звільнили його за відсутність на роботі за такою-то адресою, а де ви визначили, що він повинен був бути саме за цією адресою і працювати?» І можете визначити інші умови праці і так далі.

Наступний розділ – це вже умови щодо графіка роботи, відпочинку, режиму роботи. Тут ви прописуєте режим роботи нормований, ненормований. Скільки годин? 40 годин на тиждень чи неповний робочий день? Робота у вихідні дні. Як оплачується? Як компенсується? Тут дам пораду. Бажано прописати, що якщо працівник працює у вихідний або святковий день, то йому компенсується не подвійна заробітна плата, а один відгул, який він повинен отримати і взяти протягом місяця, протягом трьох місяців. Чому? Тому що ці відгули не використовувалися роками, а потім, коли працівник буде звільнятися, він скаже: «А ви мені при звільненні не виплатили ці два відгули, які у мене були п'ять років тому». Ви можете просто забути. Тому ставте вимогу. Якщо ти працював, в тебе є один вихідний, повинен його взяти протягом місяця з моменту роботи у вихідний день. Також прописуємо відпустку. Скільки днів відпустки? Можливо, ви хочете дати більше, ніж 24 календарних дні. Ну, і всі моменти щодо відпустки.

Наступний розділ – це розмір заробітної плати, порядок оплати, строки. Які є доплати, надбавки? Зазвичай я бачу просто одну фразу, що розмір заробітної плати згідно зі штатним розписом. Це може бути як варіант, будь ласка, ставте, щоб не змінювати трудовий договір, але у вас є можливість прописати певні умови, коли щось не виплачується, наприклад, коли не виплачується надбавка, коли не виплачується премія. І тут ви можете це прописати. Наприклад, якщо є догана, то премія в цьому місяці не виплачується.

Будь ласка, пропишіть такі умови і таким чином фінансово захистите роботодавця, що якщо працівник погано працює, не виконує роботу, не виконує якихось показників або щось інше, він не отримує премію. Тому що в нас виплата зарплати і премії є так: якщо вона обов'язкова до виплати, ви повинні виплачувати, і якщо працівник щось не зробив, то повинна зніматися надбавка, скасовуватися. Це є проблема. І премія виплачується, відповідно, якщо є розпорядження керівника. Я рекомендую прописувати в умовах трудового договору або в ваших положеннях про оплату праці, що надбавки, премії виплачуються за рішенням, тобто за наказом керівника. Таким чином, якщо наказу немає, немає і премії.

Далі наступний розділ – відповідальність сторін. Порядок припинення трудового договору. Обов'язково прописуємо, що він може бути припинений за угодою сторін, з ініціативи самого працівника, з ініціативи роботодавця. Не переписуйте, будь ласка, статті Кодексу законів про працю. Не треба всі підстави туди переписувати. Але ви можете прописати порядок, коли працівник, наприклад, звільняється за власним бажанням, що він повинен подати заяву за два тижні, якщо у нього є поважні причини – подати раніше, але подати відповідні докази, яким чином подати, кому направити, в який строк. Ви можете це уточнити. Наприклад, якщо це ініціатива роботодавця або дисциплінарне стягнення, пропишіть, що працівник зобов'язаний надати пояснення. Візьміть ст. 149 КЗпП і адаптуйте під себе, під свою специфіку, і так далі. На підприємстві пропишіть ці умови, пропишіть строки, а також, що ви можете в односторонньому порядку, наприклад, розірвати трудовий договір, якщо є якісь умови.

Матеріальна відповідальність працівників теж дуже важлива тема, тому що є категорія працівників, які є відповідальними. Їм передаються матеріальні цінності, товарні цінності, вони працюють з грошима. Це продавці, бухгалтери, можуть бути економісти, ті, які працюють на складах. Тому в них ще є додаткова відповідальність, тому що вони приймають, наприклад, товар і повинні слідкувати, щоб цей товар був у тій кількості, яка є, і щоб нічого там не пропадало. Тому обов'язково ви можете в трудовому договорі окремим розділом прописати матеріальну відповідальність працівника: повну, неповну і так далі.

А також треба, щоб у договорі працівника була така фраза, що підписавши цей трудовий договір, працівник надає згоду на обробку своїх персональних даних.

Далі давайте поговоримо про контракти. Контракт – це особлива форма трудового договору. Не завжди ми підписуємо контракти зі всіма працівниками. Які я бачу помилки? Приймають юриста на роботу – трудовий контракт. Питаю, чим передбачено, що з юристом підписується контракт. Ну, так гарно звучить контракт і все. Ні, дивіться, контракт ми підписуємо лише тоді, коли це прямо передбачено законодавчими актами. Чіткого переліку немає, він постійно змінюється, але я вам на слайді (див. презентацію) підготувала деякі посади, деякі напрямки, де обов'язково укладається контракт.

Наприклад, поки що діє Господарський кодекс, у ст. 65 вказано, що з керівником підприємства всіх форм власності укладається контракт. Керівники державних підприємств, постанова 170. Написано: «Укладається контракт». Закон про освіту теж у статті 25 містить, що з керівниками освітніх закладів укладається контракт. Так це працює. Якщо в профільному законі написано, що укладається контракт, тоді, будь ласка, пишіть, що це контракт. Якщо немає, наприклад, юриста ніде немає, економіста ніде немає, продавця немає. Це просто письмовий трудовий договір.

А по суті він нічим не відрізняється від письмового трудового договору, тільки назва. І єдине, що в контракті можна визначити такі умови, які не передбачені Кодексом законів про працю, але щоб це не було погіршенням умов праці.

Дякую вам за увагу і зустрінемося в наступному уроці.