Прийняття, звільнення, аудит кадрових документів: поради для кадровиків

Додаткові матеріали

Презентація

Довідник. Штатний розпис

Зразок наказу про внесення змін до штатного розпису

Зразок наказу про затвердження штатного розпису на 2025 рік

Зразок штатного розпису на 2025 рік

Лист Держпраці від 07.08.2025 № 2983/2.3/2.1-25а Щодо штатного розпису

Лист Мінекономіки від 19.08.2025 № 4701-05/55169-09 Щодо обов'язковості штатного розпису

Лист Мінпраці 27.06.2007 № 162/06/187-07 Щодо штатного розпису

Лист Мінсоцполітики від 25.04.2013 № 336/13/155-13 Щодо штатного розпису

Скасування Господарського кодексу з 28.08: що буде зі штатним розписом?

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю вас на другому модулі на першому уроці. Поговоримо про штатний розпис. Чи обов'язковий він після скасування Господарського кодексу і яку роль він відіграє у судових справах?

Отже, наші питання цього уроку. Чи обов'язковий штатний розпис після скасування Господарського кодексу? Що таке штатний розпис на підприємстві, яка форма його, який порядок, як ми його затверджуємо, як вносяться зміни до штатного розпису і розповім про типові помилки кадровиків при складанні штатного розпису.

Саме головна новина, що у нас 28 серпня 2025 року Господарський кодекс України скасовується вже не буде діяти. Що буде далі, нам невідомо. Побачимо, чи зроблять якийсь аналог його, чи якимись законами закриють питання. Але у нас саме в ст. 64 Господарського кодексу передбачали, що підприємство встановлює чисельність працівників і затверджує штатний розпис. Скажемо так, це було єдине посилання на закон або нормативний акт, де згадувалося про те, що затверджуємо штатний розпис.

І, звісно, постає питання: «Так що тепер штатні розписи нам не треба робити? Фух, слава Богу, ми це не будемо робити.» Ні, штатний розпис повинен бути на підприємстві. Більш того, штатний розпис – це ваш основний кадровий документ на підприємстві, який вас в першу чергу захищає. Тому, не дивлячись на те, що Господарський кодекс скасовують, все одно я вам дуже-дуже рекомендую вести штатний розпис правильно, змінювати його і щоб він обов'язково був.

Що таке штатний розпис? Це письмовий внутрішній документ підприємства, який встановлює, по-перше, організаційну структуру – ми туди обов'язково закладаємо. Якщо у вас декілька там департаментів, відділів, пропишіть про це. Наприклад, адміністрація, департамент такий-то або там філії якісь. Можете це все прописати. Якщо це філія, відокремлені підрозділи, можете штатки робити окремі.

Далі назва і кількість посад. І ще раз наголошую, посади по назві повинні відповідати назвам в Класифікаторі професій. Перевіряйте, будь ласка, це. Чисельність персоналу. Тобто ми пишемо, наприклад, скільки у нас посад, скільки цієї посади чисельність. Наприклад, юристів п'ять, бухгалтер – один, заступник там один або два, обов'язково чисельність. І тоді виводимо, скільки ми маємо чисельності працівників. Коли у вас питають, наприклад, вам треба якісь квоти порахувати, ще щось, ви бачите в штаті, яка чисельність є. Оклади за кожною посадою, тобто обов'язково посадові оклади повинні бути в штатному розписі.

У листі Мінсоцполітики від сьомого року сказав, що це внутрішній кадровий документ, тому не потрібно з ним ознайомлювати працівників. А я вам, як практикуючий адвокат, скажу, чим менше працівники ваші знають ваші внутрішні кадрові документи, тим для вас краще. Тому штатний розпис – це внутрішній документ підприємства. Його не треба доводити до працівників. Якщо працівники звертаються з вимогою надати копію штатного розпису, спитайте, для чого це треба. Тому що це внутрішній документ, це комерційна таємниця, це конфіденційна інформація, тому ви не повинні надавати це працівнику. В суд ви потім надасте, коли буде питання, наприклад, скорочення, постає там витребування документів, але працівникам на першу їх вимогу не рекомендую давати штатний розпис.

Форма штатного розпису. У нас для приватних підприємств немає чітко визначеної форми. Як ви хочете, складайте, будь ласка, як вам зручно. Але для державних установ є дві затверджені форми штатного розпису. Це наказ Мінфіну від 28.01.2002 №57. Він діє, тому можете використовувати його, будь ласка. Він, в принципі, дуже підходить для користування.

Як ми вносимо зміни до штатного розпису? Саме тут я більше бачу помилок. Що я бачу? По-перше, штатний розпис затверджують раз на рік і все. Коли я питаю: «Добре, давайте будемо скорочувати», вони кажуть: «А як ми можемо скоротити? Нам треба чекати на січень наступного року, щоб це скоротити.» Де це прописано? Ніде. Ви можете вносити зміни в штатний розпис хоч кожен день, хоч раз на рік по необхідності підприємства. Ми вносимо зміни тоді, коли це потрібно, коли треба змінити структуру, скоротити чисельність або штат, навпаки ввести нові посади або перейменувати їх. Тобто, будь ласка, коли вам треба, змінюйте штатний розпис. Головне – це робити правильно.

Друга помилка при зміні. Просто змінюють штатний розпис і не затверджують наказом. Давайте поговоримо про повноваження. Хто взагалі може визначати структуру, затверджувати штатний розпис, вносити в нього зміни? А це прописано зазвичай в статуті підприємства або в положенні, наприклад, якщо це філія. Ідемо туди і дивимося. Зазвичай в 99% таке право має керівник. Визначати структуру, чисельність, посади, затверджувати. Тому лише наказ керівника або розпорядження затверджує штатний розпис, структуру та зміни до нього. Тому, якщо ви вносите зміни, це не просто ви табличку вигружаєте нову, ви окремо готуєте наказ про затвердження штатного розпису станом на таку-то дату.

Тепер давайте поговоримо про строки, коли ми затверджуємо і коли ми вводимо в дію штатний розпис. Це різні речі. Наприклад, у нас поставили задачу скоротити посаду юриста. У нас є п'ять посад юриста. Нам треба одну посаду скоротити, щоб у нас було чотири посади юриста в штатному розписі. Ми розуміємо, що це скорочення чисельності і будемо звільняти працівника або надавати йому вакантні посади. Але у нас буде процедура скорочення. Тому приймаємо рішення про зміни в організації виробництва та праці, про зміну скорочення чисельності посади юриста і затвердження штатного розпису.

Так ось, затверджується штатний розпис наказом, наприклад, сьогодні, а вводиться в дію через два місяці. Чому? Тому що працівник має право після попередження про скорочення пропрацювати два місяці на цій посаді, отримувати заробітну плату, а вже потім ви видаєте наказ про звільнення. А поза штатом не може працювати працівник. Про це вже безліч є позицій Верховного суду, що всі посади повинні бути в штаті. Поза штатом немає такого визначення, нічого. Тому наказ затверджуємо сьогодні. Вводимо в дію новий штатний розпис через два місяці.

Якщо, наприклад, можна ввести в дію раніше, якщо ви не скорочуєте посаду, де працює працівник, а у вас є просто вільна посада, яка вам не потрібна. Вам не треба працівника за два місяці попереджати. Тому ви можете сьогодні затвердити, сьогодні ввести в дію. Будь ласка, якщо жодні права працівників при цьому не порушуються. Тому обов'язково штатний розпис, структуру, зміни до штатного розпису затверджує керівник наказом керівника або розпорядженням.

Давайте підсумуємо про типові помилки кадровиків, які я зустрічала при роботі зі штатним розписом. Тому що штатний розпис – це головний доказ у справах про скорочення, про зміну істотних умов праці, наприклад, може бути при переведенні. А тому розповідаю, що я бачила в судах і при аудитах.

Перша – відсутній наказ про затвердження штатного розпису. Просто присилають мені файл ексель табличку, навіть немає підпису. Оце не штатний розпис. Це перша помилка. Повинен бути наказ.

Друга – невідповідність між штатним розписом і фактичними посадами в трудових договорах. Реальний приклад. Присилають штатний розпис. Бачу, єдину структуру. Немає там окремих структур, нічого. Просто там, наприклад, 40 посад отак по черзі йдуть. Добре, зрозуміло. Починаємо розбиратися. І чисто випадково бачу, що у цього підприємства є відокремлений підрозділ, який навіть внесений в ЄДР. Питаю: «Добре. Це відокремлений підрозділ. Має свою штатку?» «Ні. Все внесено сюди в штатку». Кажу: «Добре. А де в цій штатці є розмежування, що це, наприклад, ваш офіс, а це відокремленого підрозділу?» Немає. Тому воно повинно реально відповідати, як у вас є. Будь ласка, це перевіряйте.

Наступна помилка найчастіша. Просто посади не відповідають Класифікатору професій. Це в кожному другому підприємстві, на якому я роблю аудит або з яким ми стикаємося. Тобто, як відбувається, буквально на минулому тижні дають наказ про прийняття на роботу, наприклад, посада юрист. Потім наказ, взяли юриста. Потім штатний розпис - юрисконсульт. А потім вносять зміни. Так, я кажу: «У вас юрист чи юрисконсульт?» Тому будьте уважні.

Наступна помилка: немає дати наказу та дати введення в дію штатного розпису. Про це ми вже говорили.

І в штатному розписі, це було у мене, напевно, за мою практику два рази, коли в штатному розписі були не посади, а були прізвища: Іванов, Сидоров і так далі. А по горизонталі: «На яких посадах працюють?» Та ми не знаємо. Тобто так не робіть.

Отже, дякую вам за увагу і зустрінемося в наступному уроці.