Прийняття, звільнення, аудит кадрових документів: поради для кадровиків

Додаткові матеріали

Презентація

Посадова інструкція менеджера з персоналу

Посадова інструкція начальника відділу кадрів

Посадова інструкція помічника юриста

Посадова інструкція фахівця з інформаційних технологій

Текстове розшифрування відео

Вітаю вас на другому уроці другого модулю. Поговоримо про посадові інструкції, коли вони стають козирем у судових справах, формальні чи адаптовані для кожного підприємства, які треба посадові інструкції.

Отже, розберемося на цьому уроці, що таке посадова інструкція, яка її правова функція, формальна чи індивідуальна форма посадової інструкції. Поїхали.

Посадова інструкція – це локальний нормативний акт, який визначає обов'язки, права працівника, кваліфікаційні вимоги, підпорядкування, його відповідальність на певній посаді. Вона повинна містити загальні положення, основні завдання та обов'язки, права працівника, відповідальність, взаємовідносини і кваліфікаційні вимоги.

Стаття 29 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП), це стаття, на яку я буду наголошувати майже на кожному уроці, про те, що роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника під підпис з обов'язками до початку роботи. Саме стаття 29 і визначає обов'язок роботодавця мати посадову інструкцію або розділ у письмовому трудовому договорі про права та трудові обов'язки працівника.

А я вже давно відходжу від цього, знаєте, формалізму, що повинні бути обов'язково посадові інструкції, тому що прямо для приватних підприємств, я не кажу державні установи, в них інша історія, приватні підприємства, що обов'язково повинні бути посадові інструкції. У нас ст. 29 КЗпП каже, що ми повинні ознайомитися з трудовими обов'язками. А чому ми не можемо це зробити в письмовому трудовому договорі?

Моя рекомендація, я не роблю окремих посадових інструкцій. Я в письмовий трудовий договір роблю окремий розділ «Права та обов'язки працівника». Розписую повністю майже посадову інструкцію в цьому розділі. І в кінці пишу, що відповідно до ст. 29 КЗпП цей розділ за своєю суттю є посадовою інструкцією працівника. Все, таким чином працівник один раз підписавши письмовий трудовий договір, підписав і посадову інструкцію. Це мої такі рекомендації.

Якщо у вас є така практика, що ви окремо письмовий трудовий договір, окремо посадову інструкцію робите, але головне, щоб воно не відрізнялося один від одного, а навпаки дублювало або десь доповнювало його.

А що робить посадова інструкція? Які її задачі? По-перше, вона захищає вас, роботодавців, від того, що під час застосування дисциплінарних стягнень, коли ми хочемо притягнути або звільнити працівника, або дати догану за прогул, за несвоєчасний вихід на роботу, якісь систематичні порушення, за перебування в стані сп'яніння, будь-що, там дисциплінарні порушення дисципліни, перше, чи ознайомили ви працівника з його посадовими обов'язками? І якщо працівника посадової інструкції немає або не підписаний, з правилами внутрішнього трудового розпорядку немає або не підписаний. Взагалі нічого немає. Є заява про прийняття на роботу і є наказ. Все. Я вам так скажу, ви не звільните працівника за жодної із статей, яка передбачає там притягнення до дисциплінарної відповідальності, оскільки у вас не буде доказів, що саме повинен був зробити працівник і що він не зробив. Тому повинна бути посадова інструкція.

Далі, звільнення з ініціативи роботодавця, наприклад, там за невиконання, втрату довіри або щось інше. Теж, якщо у вас немає посадової інструкції або розділу в письмовому трудовому договорі, ви не зможете звільнити за цими статтями.

Далі, посадова інструкція виконує одну з головних ролей в суді, коли відбувається трудовий спір. Тому що, наприклад, якщо у нас звільнення за систематичність, а я представляю інтереси, наприклад, працівника, перше, що я запитую в адвокатському запиті, потім у судді: «Дайте мені посадову інструкцію, щоб перевірити, що він повинен зробити і за що його притягнули». І дуже часто я бачу помилку, що його притягнули або звільнили за те, що у нього жодного слова немає в посадовій інструкції або в правилах внутрішнього трудового розпорядку.

Тому коли ви звільняєте, даєте догану, ви повинні в тих наказах робити посилання на посадову інструкцію на пункт або на пункт трудового договору, контракту. Тільки так це працює. Тому знайте, що чим якісніше ви підготуєте посадову інструкцію, тим вона буде більше захищати роботодавця потім в судах. Також допомагають уникнути оскарження наказів там про звільнення або про притягнення до дисциплінарної відповідальності.

Яка ж повинна бути інструкція? Чисто формально ми взяли з інтернету, подивилися на цю посаду і там на одну-дві сторінки зробили цю посадову. Чи вона все ж таки повинна бути індивідуальна для конкретної особи, посади, спеціалізації? Ну, звісно, я за індивідуальність, тому що посадова інструкція юриста в, скажемо так, в магазині це одне. Посадова інструкція юриста, наприклад, в юридичній компанії, це інше, тому що у них різні можуть бути функції взагалі. Той ходить в суди, той робить договори, там сидить на місці. Тому обов'язково треба прописувати, що реально робить або буде робити працівник. Не просто загальні фрази, не беріть просто загальні фрази. Будь ласка, підходьте індивідуально.

Як я роблю це для своїх клієнтів? Я вам наведу приклад і ви зрозумієте. Є запит: «Підготуйте нам посадову інструкцію на якусь посаду». Наприклад, на посаду якогось виробництва, де людина працює за станком, за якоюсь там машиною, дає певні ризики. І для того, щоб підготувати на нього посадову інструкцію, я вивчаю, чим займається підприємство, де воно знаходиться, що робить працівник, що він виробляє, як він часто виробляє, які можуть бути ризики.

Коли я це все вивчила специфіку, тоді я сідаю, я прошу клієнтів написати просто своїми словами, що він робить просто своїми словами, не з інтернету, щоб вони мені сказали. Він приходить о 9 ранку, включає цей агрегат і натискає кожну хвилину кнопочку там, наприклад, або щось інше. Коли вони написали, що він робить, я вже з цього виписую його посадові обов'язки, його підпорядкування, його відповідальність і так далі.

Я хочу, щоб ви підходили до кожної посади, до кожної посадової інструкції індивідуально. Я розумію, що для цього потрібен час, але якщо ви один раз розробите гарний шаблон посадової інструкції, по суті ви далі просто будете міняти посадові обов'язки відповідно до посади, підпорядкування, кваліфікаційні вимоги.

І, будь ласка, не забувайте про кваліфікаційні вимоги. Поясню, чому це важливо. А якщо ви будете звільняти працівника за скорочення і ви будете пропонувати йому вакантні посади, інші, які відповідають його кваліфікації та спеціальності, і потім в суді постає питання: «А була вакантна посада керівника там якогось або заступника, а ви мені її не запропонували?» І як я, як адвокат сторони позивача, буду це доводити? Я запрошу посадову інструкцію тієї посади, яку не запропонували. Я візьму посадову інструкцію мого клієнта працівника і перевірю кваліфікаційні вимоги. Якщо в посадовій інструкції немає кваліфікаційних вимог, то роботодавець не може казати, що мій там працівник, мій клієнт не відповідав. Якщо вони мінімальні, а тут вони співпадали, він відповідав.

Тому пам'ятайте, що посадова інструкція – це дуже важливий доказ в суді, особливо при скороченні, пропонуванні вакантних посад, за систематичні звільнення, за прогул і так далі. Тому прописуйте її індивідуально під кожну посаду.

Дякую за увагу. До нової зустрічі на новому уроці.