Прийняття, звільнення, аудит кадрових документів: поради для кадровиків

Додаткові матеріали

Презентація

Заява працівника про обмін документами через електронні засоби зв'язку

Наказ про визначення засобів зв'язку для обміну кадровими документами з працівником

Наказ про затвердження Положення про альтернативні способи електронної комунікації

Положення про альтернативні способи електронної комунікації (дистанційного обміну) між роботодавцем та працівником

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю вас на п'ятому уроці другого модуля. Поговоримо про електронний документообіг.

Отже, які питання сьогодні будемо обговорювати? Що таке альтернативний спосіб ознайомлення працівника з документами? Як запровадити на підприємстві електронний документообіг? Як зробити перехід від паперового до електронного документообігу?

Отже, що таке альтернативний спосіб ознайомлення з документами? Адже ст. 29 Кодексу законів про працю України, яку я дуже люблю, каже нам про те, що ознайомлення працівників з наказами, розпорядженнями, повідомленнями, іншими документами роботодавцем допускається з використанням визначених у трудовому договорі технічних засобів електронної комунікації з накладенням удосконаленого електронного підпису або простого електронного підпису. У трудовому договорі за угодою сторін можуть бути погоджені альтернативні способи ознайомлення працівника.

По суті, законодавець надав право роботодавцю ознайомлювати через електронну пошту, надсилання документів на месенджери, на телефон, повідомлення. Тобто можливо, якщо якась ERM-система на підприємстві, присилати туди повідомлення. Це спрощує реальну комунікацію з працівником. Швидше доставляються якісь накази, вимоги, акти і так далі.

У період дії воєнного стану також ст. 7 Закону №2136 передбачили, що сторони можуть домовитися про альтернативний спосіб комунікації. Тобто працівник може надсилати роботодавцю заяву, наприклад, по електронній пошті, а роботодавець так само може видавати і надсилати накази працівнику.

Як суди оцінюють цей електронний документ, електронний підпис? Просто щоб пояснити, коли на практиці ми реально можемо наказ про звільнення скинути працівнику, наприклад, на електронну пошту або на Telegram. Пам'ятаєте, в першому уроці я розповідала, що працівник пише в заяві про прийняття на роботу, бажано, щоб там було зазначено його контактні дані.

Так от, дивіться, постає питання, ось реальний кейс, що постає питання, треба звільнити працівника за прогул, але йому треба направити спершу вимогу надати пояснення, чому він не на роботі, і потім направити наказ про звільнення. Куди ми будемо це направляти? А людина за кордоном, нам це відомо, направляти їй Укрпоштою в Україні, ми розуміємо, ми це зробимо, але формально, але воно не дасть результатів.

Тому що я роблю, кажу: «Добре, піднімаємо його особову картку, дивимося заяву працівника, будь-які заяви, там на відпустку, неважливо, повне листування, яке велося з ним». Чи десь працівник вказував свою електронну пошту або номер телефону. Піднімаємо, виявляється, що був підписаний письмовий трудовий договір і в кінці в контактах указаний номер телефону, його електронна пошта. Все, ми беремо за основу цей трудовий договір, беремо дані звідси і надсилаємо туди документи.

А потім працівник іде до суду, оскаржує звільнення за прогул і каже про те, що йому не надсилалася вимога надати пояснення і наказ про звільнення він не отримував. У зв'язку з чим ми подаємо копію трудового договору, показуємо суду: «Дивіться, це його номер телефону, це його електронна пошта». І додатково піднімаємо попереднє листування. Коли працівник ще працював, у них відбувалося електронне листування. Працівник щось писав на електронну пошту і йому на цю електронну пошту відповідали. І в такому разі суд бере це листування, оскільки сторонами було домовлено, тому що можна встановити авторів, роботодавця, працівника і між ними вже було таке листування.

Тобто, якщо у вас така ситуація, ви сміло можете направляти на Telegram, Viber або на електронну пошту. Якщо, наприклад, передивилися всі документи, телефону немає, електронної пошти немає, ніколи просто не спілкувалися ні телефоном, ні Вайбером, нічим і електронний документообіг не був запроваджений. Тут вже проблемка. Тоді надсилання на Telegram теоретично можна, але якщо працівник нам напише відповідь: «Я отримав» або дасть якусь відповідь, тоді це можна вважати, що домовилися про таке листування. А якщо працівник просто мовчить і не відповідає, то тут, звичайно, вже проблема, оскільки, скажемо так, не запроваджено сторонами електронного документообігу. Тоді направляйте на відомі поштові адреси, електронні адреси. Ну, якось таким способом.

Коли суд бере електронне листування як доказ? По-перше, якщо була домовленість між роботодавцем та працівником. Ну, як приклад я вам вже розповіла, раніше спілкувалися, обізнані за ці контакти і було в трудовому договорі. Якщо електронна пошта, номер телефону зазначений у трудовому договорі або будь-яких заявах, якщо працівник сам повідомив про можливість направлення йому кадрових документів на електронну пошту або на месенджер.

Дуже часто, коли працівники пишуть якісь заяви, прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати або щось інше, вони в текстах заяви пишуть: «Прошу наказ або відповідь направити мені на електронну пошту». Перевірте таке листування і якщо таке є, все, у вас є канал, куди ви можете надсилати і коли можна встановити авторів листування. Тобто, якщо ми дійсно знаємо, що це працівник, це його номер – роботодавець надсилає.

Щодо контактних даних. Нещодавно були внесені зміни. Вони діють з 14 червня 2025 року про те, що є обов'язок у роботодавця і працівника повідомляти про зміну своїх контактних даних. І такий обов'язок є строк 10 днів зі зміни контактних даних, якщо працівник повідомляє роботодавця і навпаки, тобто постійно повідомляти один одного, якщо змінилися контактні дані. Контактними даними є адреса, телефон, електронна пошта. Тобто вже наші законодавці потурбувалися про те, щоб роботодавець і працівник знав, куди що надсилати, а не так, що не знаєш куди.

Крім того, у роботодавців є обов'язок протягом 90 днів внести зміни в Єдиний державний реєстр юридичних осіб щодо своїх контактних даних, якщо вони відрізняються. Тобто, наприклад, у вас була реєстрація десь на окупованій території, ви поки що нічого не міняли, але вже, наприклад, багато часу працюєте в Києві, у вас тут уже договір оренди є і все інше. В такому разі бажано  внести зміни до реєстру про вашу актуальну адресу або вашу електронну пошту, або номер телефону.

Далі поговоримо про перехід від паперової до електронної форми документообігу. Як це зробити? По-перше, якщо у вас є якийсь порядок документа або був якийсь наказ, ну, щось у вас регулюється чимось, да, наприклад, там, як ви ознайомлюєте або щось інше, ви можете внести туди зміни або просто затвердити новий. Це може бути у вигляді наказу керівника, що у відповідності до ст. 29 Кодексу законів про працю України, ст. 7 Закону №2136 запроваджуємо електронний документообіг з такого-то числа. Попередити працівників, що вся комунікація може відбуватися на електронні пошти, як ви захочете.

Тобто це щось окремо повинно бути затверджене, запроваджено там наказом, положенням, чим завгодно. Я роблю це наказом. Далі цей наказ або положення ми доводимо до працівників, щоб вони ознайомилися, старим способом. Або шукаємо якісь контактні дані, які вже були повідомлені, і направляємо туди на месенджер або на електронну пошту. Ну і якщо є можливість, що працівник написав у відповідь: «Я отримав, погоджую». Взагалі буде добре.

Як правильно працівникам надсилати накази або кадрові документи через електронну пошту або на месенджери? По-перше, надсилаємо на ті адреси, якщо у нас немає документообігу, не затверджений або працівник не відповідає, надсилайте на всі відомі адреси: на Укрпошту, на адресу листування, якщо є, на всі електронні пошти, на всі месенджери. Тобто не просто так ми направили на Telegram і забули. Ні, підстрахуйтеся. Направте на Telegram, на Viber, на електронну пошту, Укрпоштою, цінним листом з описом вкладення. Подбайте про те, щоб у вас залишилися докази, якщо це звільнення проблемного працівника, про те, щоб ви всіма комунікаціями направляли. І не просто направили і забули, а збережіть цей чек, опис вкладення з поштовим штампиком, щоб це було в особовій картці.

Коли ж електронна заява працівника вважається належно поданою до роботодавця? Якщо працівник, наприклад, направив вам заяву на електронну пошту, на офіційну вашу електронну пошту або, наприклад, там офіційна кадрова пошта або там його керівника і підписав електронним цифровим підписом. Все, вона підписана, електронний цифровий підпис прирівнюється до особистого підпису.

Далі, якщо працівник направив заяву до свого керівника, і раніше вже відбувалося листування за цією адресою з керівником. Все. Керівник отримав цю заяву. Якщо роботодавець підтвердив отримання, наприклад, у відповідь написав: «Вашу заяву ми отримали», тому що був класний приклад, кейс, коли працівниця написала заяву про відпустку, направила його на електронну пошту роботодавця і, не дочекавшись наказу, пішла у відпустку.

Роботодавець прийшов і каже: «Дивіться, ми нічого не отримували. Куди вона направляла і ми не знаємо». І суд сказав, що коли працівниця направляла заяву про відпустку, вона повинна була подбати про те і пересвідчитися, що роботодавець цю заяву по електронній пошті отримав, тобто прислав відповідь. 

Отже, дякую за увагу і до зустрічі на новому уроці.