Прийняття, звільнення, аудит кадрових документів: поради для кадровиків

Додаткові матеріали

Презентація

Зразок акту про відмову надати пояснення причин відсутності на роботі

Зразок акту про відсутність на роботі та інформації про причини такої відсутності

Зразок доповідної записки про відсутність на роботі

Зразок заяви про звільнення за власним бажанням

Зразок заяви про звільнення за угодою сторін

Зразок листа з вимогою надати пояснення причин відсутності на роботі

Зразок наказу про звільнення за власним бажанням

Зразок наказу про звільнення за прогул

Зразок наказу про звільнення за угодою сторін

Зразок наказу про звільнення через відсутність на роботі понад 4 місяці

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю вас на шостому уроці другого модуля. Поговоримо про накази про звільнення. Як не припуститися фатальної помилки?

Отже, розберемо наказ про звільнення. Які його основні нюанси при оформленні, як правильно його оформити і яких помилок не слід допускати в наказі про звільнення.

У нас є три норми, які я вам раджу вивчити, прочитати, які стосуються саме звільнення, саме наказу і чому вони важливі. У нас є ст. 47 Кодексу законів про працю, яка каже про те, що в день звільнення ми повинні працівнику видати копію наказу про звільнення. У нас є ст. 233 Кодексу законів про працю, яка передбачає строки для працівника, в які він може подати позовну заяву до суду про оскарження наказу про звільнення. І у такого працівника є місяць з дати отримання наказу звернутися до суду.

Отже, якщо ви не вручили копію наказу про звільнення, у працівника не починається строк звернення до суду. І він може чекати там місяць, два-три роки, потім звернутися з запитом: «Ви мені не надали копію наказу», ви йому надасте і він через рік піде до суду, наприклад, і все. І стягне середній заробіток аж за цілий рік, а то й більше. Тому дуже відповідально треба ставитися до того, чи вручили працівнику копію наказу про звільнення.

Раніше ст. 47 Кодексу законів про працю передбачала, що ми повинні вручити, віддати трудову книжку. І якщо ми не віддавали трудову книжку, там була відповідальність. Зараз у нас прив'язка іде не до трудової книжки, а саме до наказу. Копію наказу ми повинні надати.

І ст. 235 Кодексу законів про працю, яка вказує, що якщо причина звільнення в наказі вказана неправильно, суд може змінити її на правильну із посиланням на норму закону. І якщо помилка при формулюванні перешкоджала працівнику працевлаштуватися, суд може присудити виплату середнього заробітку за час вимушеного прогулу. Одним словом, якщо ви в наказі вказали щось неправильно, дату, норму і суд це змінив, з вас ще стягнуть середній заробіток за час вимушеного прогулу. Як вам таке?

Отже, що має міститися в правильно оформленому наказі про звільнення? По-перше, повна назва підприємства. Не робіть оце «ТОВ» і скорочення. Напишіть: «Товариство з обмеженою відповідальністю», повна назва, код ЄДРПОУ, дата і номер наказу. Ну, обов'язково.

Повинно бути прізвище, ім'я, по батькові працівника, його повна посада, на якій посаді, відділ, департамент і так далі.

Обставини звільнення. Чому його звільнили? Наприклад, прогул на роботі без поважних причин 20 травня 2025 року з 9-ї ранку по 18 годину або там за систематичне невиконання трудових обов'язків. Згідно там уже була надана така догана, така догана, така догана. Тобто обставини звільнення хоча б коротко, а можливо і більше, дивлячись по ситуації, ви повинні розписати.

Стаття або пункт статті Кодексу законів про працю або профільного закону, якщо це, наприклад, державні службовці, за яким ми звільняємо. Наприклад, якщо це скорочення, не пишемо просто «звільнити за статтею 40-ю». В статті 40-й є безліч пунктів і частин, за якою ви звільняєте. Пишемо «згідно з пунктом першим, частиною першою статті 40-ї Кодексу законів про працю у зв'язку із скороченням там чисельності або штату». Тобто норма закону повинна бути.

До речі, я реально бачила в своєму досвіді в суді, коли виданий був наказ звільнення за двома окремими статтями. Такого не може бути. Тобто звільнити за відсутність на роботі протягом чотирьох місяців і далі звільнити за прогул на роботі. Так, оберіть щось одне. Ми не можемо обирати дві різні статті, дві різні підстави. У будь-якому випадку буде одна підстава для звільнення. Не може бути дві, три і так далі.

Підстава звільнення. Що таке підстава звільнення? Це по суті складені вами кадрові документи, які ви як докази підтверджуєте, що це звільнення відбулося правильно. Зазвичай підстави в наказі пишемо так, в кінці підстави – заява працівника, якщо це за власним бажанням або за угодою сторін. Підстава, наприклад, якщо за прогул, це буде акт відсутності на роботі, вимога надати пояснення або наказ надати пояснення, наприклад, пояснення працівника. Все, підстава у нас є. Тобто перелік документів, якими ви обґрунтовуєте звільнення.

Чому це важливо? Поясню, як відбувається розгляд справи в суді про звільнення. У нас є наказ про звільнення, наприклад, за скороченням. А там «звільнити у зв'язку із скороченням». Підставу ми вказуємо, наприклад, попередження (вказати як мінімум за два місяці), наказ про скорочення повинен там бути, чому скоротили, там пропонування вакантних посад або листи якісь. І якщо в підставах зазначено, наприклад, нічого або зазначено неконкретно, як розглядає суд? Він бере наказ про звільнення, читає його і каже: «Так, почекайте, що стало підставою для звільнення? У вас тут вказано, що підставою для звільнення стало попередження. Тут немає ні наказу, ні пропонування, нічого». Те, що потім юрист приносить в суд такі папки документів. Тому ці папки документів не мають значення, оскільки вони не вказані в вашому наказі про звільнення. Тому будьте уважні, коли ви прописуєте підстави для звільнення. Вони дуже важливі, як докази потім для суду.

Дата звільнення, звичайно, вона має збігатися з останнім робочим днем. І дата видачі наказу, і дата звільнення, вони можуть бути різними. Наприклад, наказ про звільнення ми видали сьогодні, а звільнили його завтра. Звільнили його в перший робочий день після лікарняного або після відпустки. Тому обов'язково вказуйте дату звільнення.

Наказ повинен бути підписаний керівником, проставлена дата, ознайомлений з працівником, тобто під розпис або якесь направлення і потім роздруківку, як ви направляли, прикладаєте в особисту картку.

Отже, давайте підведемо підсумки. Які типові помилки я бачила, коли кадровики робили в наказах про звільнення?

• Відсутнє посилання на норму або статтю Кодексу законів про працю. Просто «звільнити за прогул».
• Невірна дата звільнення. Наприклад, вказали з 15 квітня, а працівник фактично працював до 16 квітня, ще й зарплату виплатили. Теж таке бачила.
• Наказ підписаний до появи підстави. Наприклад, наказ датований раніше, ніж виявлено порушення. Тобто ось є наказ від 20 травня звільнення за прогул 21 травня. Ну, я розумію, що це може бути описка або щось інше. Тоді виправляйте цю описку, якщо ви її побачили. Внести зміну в зв'язку з опискою, внести зміни в дату звільнення.
• Видання наказу звільнення за угодою сторін або за власним бажанням, коли немає заяви. Дуже часто популярно було під час воєнного стану, коли працівники переїжджали кудись і роботодавці чистили свій штат і таким чином в односторонньому порядку звільняли працівників без їхньої заяви. Потім працівники подавали позови до суду, що «а я не хотіла звільнятися, я заяву не подавала». І, звичайно, суд скасовував такі звільнення.

Отже, дякую за увагу і зустрінемося в наступному уроці.