Прийняття, звільнення, аудит кадрових документів: поради для кадровиків

Додаткові матеріали

Презентація

Зразок наказу про внесення змін до штатного розпису та скорочення чисельності працівників у зв'язку з реорганізацією

Зразок наказу про звільнення у зв’язку зі скороченням штату

Зразок повідомлення про звільнення через скорочення

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю вас на сьомому уроці. Поговоримо, як виправити кадрові помилки без суду. Кадрові документи – це докази в суді, тому вони повинні бути правильними. Якщо знайшли помилку, треба виправити. Як виявити ці помилки та виправити їх? Проговоримо. І приклади перевірок звільнення за скороченням, як я роблю на практиці.

Отже, правильно складені документи – це важливі докази в суді, тому що будь-який суд, представники, адвокати будуть дивитися саме на документи, на підставі яких там звільнили або не виплатили чогось. А документи повинні подаватися вчасно. Тому дуже важливо, якщо у вас є суд, працівник подав позов до суду, ви повинні вашому юристу, адвокату або зовнішньому адвокату, який буде представляти інтереси, дуже швидко передати документи, оскільки трудові спори мають таку специфіку – дуже короткі строки звернення до суду.

Тобто, якщо працівника звільнили, він вже протягом місяця подасть до суду. Якщо не виплатили зарплату, бо він там оскаржує наказ про простій, призупинення, там зміну умов праці, у нього є три місяці. І коли він подав позов до суду, у сторони відповідача, тобто у роботодавця, може бути 10-15 днів, щоб підготувати відзив, тобто заперечення і подати докази до суду. Повірте, це дуже маленький строк, щоб це все перевірити, підготувати і подати до суду. Тому кадрова служба повинна діяти швидко.

Якщо є проблемний працівник, ви розумієте, що буде суд. Краще дати документи перед звільненням, перевірити фахівцю, адвокату, зовнішньому або внутрішньому юристу, щоб перевірили. І коли буде позов до суду, просто відразу давати документи, щоб вже юрист або адвокат, який буде представляти в суді, взяв ці документи, перевірив їх, і щоб перед подачею позову вони були перевірені.

А далі порада – оригінали у вас повинні зберігатися, особливо, якщо ви надсилаєте на електронну пошту. Відразу робіть скрін, роздруковуйте або складайте в електронну папку на працівника, бо коли там місяць пройде, два-три, потім не знайдеш документів, питаєш кадровика: «Як ви направляли наказ про звільнення?» «Ми направляли на електронну пошту.» «Добре, тоді дайте мені докази.» «А ми не можемо вже знайти. У нас пошта не збереглася.» Тому, якщо ви направляєте на електронну пошту, на телефон, скрініть і роздруковуйте або зберігайте такі докази. Щодо конвертів. Якщо ви направляєте Укрпоштою в конверті, наприклад, наказ про звільнення, ви направляєте його цінним листом з описом. Направили, і конверт повернувся, тому що за терміном зберігання працівник його не забрав. Не треба його відкривати або викидати взагалі. Ні, ви його так запечатаним і зберігаєте. Чому це важливо? Тому що в суді потім саме в суді ми будемо його відкривати, щоб суд побачив, що було всередині, що дійсно там був наказ, направили на відому адресу, а сам працівник відмовився його забрати. Тому, будь ласка, дбайте про те, щоб у вас зберігалися оригінали і докази листування або якогось направлення.

Як виявити прогалини в кадрових документах? По-перше, передивитися, чи всі кадрові документи підписані працівником. Я завжди таку даю пораду, коли постає питання: «Ось є проблемний працівник, нам треба звільнити, з чого нам почати?» Я кажу: «Просто передивіться всі його документи, чи підписаний, наприклад, письмовий трудовий договір, чи є, чи немає, чи посадова інструкція, чи він з нею ознайомлений, чи ознайомлювався з правилами, або з іншими». І дуже часто на цій стадії виявляється, що десь там забули поставити підпис працівника. А це ж головне – вчасно все зробити, а не потім, коли вже суд, коли треба подавати документи від роботодавця, а виявляється, що працівник не підписав документи. Тому спершу перевірте, чи все підписано працівником.

Перевірте штатний розпис, тому що це важливо. І якщо ми скорочуємо, чи дійсно у нас по штатному розпису є скорочення, чи дійсно у нас в штаті взагалі є посада, яку ми звільняємо і так далі.

Перевіряйте всі документи, які стали підставою для видання наказу. Про це я на минулому уроці розповідала, там де ми розбирали наказ про звільнення, що підставами є ті документи, якими ви обґрунтовуєте звільнення, щоб там співпадали дати, щоб там все правильно було, статті написані, обставини і все-все це було. Це дуже важливо.

Ну і, звичайно, перевіряйте правильність оформлення самого наказу про звільнення і що працівник, коли він ознайомиться, тому що саме з ознайомлення з наказом про звільнення буде починатися у працівника строк звернення до суду. І якщо, наприклад, працівник ознайомився з наказом, а подав позов через два місяці, це називається пропуск строку звернення до суду. І суд може вирішити справу на користь роботодавця лише у зв'язку з тим, що працівник пропустив строк звернення до суду. Тобто уявляєте, як це важливо, коли ви ознайомили з наказом і зберігати такі докази.

А далі я хочу вам трохи практичніше розповісти, як я це роблю на практиці. Перевіряю документи. Ось, наприклад, до мене звернувся клієнт, вони скоротили посаду, вони вже пройшли два місяці і надають мені документи перед тим, як звільнити. Вони хочуть впевнитися в тому, що жодних прогалин, якихось помилок немає. Як я це роблю і хочу, щоб ви так це робили, переймали мій досвід.

Отже, у нас звільнення за скороченням. З чого починається? Звісно, із штатного розпису. Я взагалі прошу надати всі документи на працівника, починаючи з заяви про прийняття на роботу. Закінчуючи останнім. Все, що є: особиста картка, всі документи, переведення до цього, дипломи, щоб перевірити кваліфікаційні вимоги, все. І прошу штатний розпис до, після, накази, структуру, все, що відбувалося в той проміжок часу.

Я дивлюся штатний розпис, чи справді ця посада була скорочена. Тому що дуже часто бувають помилки, коли саме перейменовуємо. Ми всі розуміємо, що коли треба звільнити працівника за скороченням, а водночас хочемо взяти іншого працівника, ми можемо відділ перейменувати, скоротити відділ разом з керівником, а потім створити новий відділ з аналогічними функціями. По суті, у нас нічого не скоротиться. У нас просто буде перейменування посад. Тому я дивлюся, чи дійсно щось скоротилося і чи дійсно чисельність штату стала менше. Буває, що звільнили, скоротили чисельність юристів, але при цьому ми взяли двох юрисконсультантів, нову посаду. Ну тут немає скорочення чисельності, тому що по суті ми взяли, але може бути, що ми звільнили посаду юриста, а взяли електрика. Вони ніяк не пов'язані, тому, будь ласка, так не можна робити.

Далі, що я дивлюся, чи є наказ про зміни в організації виробництва та праці. Якщо немає, кажу: все, не можна звільняти. Починаємо все заново, тому що скорочення працівників, зміна умов праці можлива лише тоді, коли на підприємстві відбувається зміна в організації виробництва та праці. А як підтвердити таку зміну? Звісно, наказом керівника, тому що повертаємося до статуту. Саме керівник за статутом швидше за все має повноваження визначати структуру, змінювати чисельність та штат працівників. Тому обов'язково повинен бути наказ про зміни в організації виробництва та праці. Це самий перший пункт.

Друге. Дивлюся попередження про наступне вивільнення. Добре. Подивилася в штатному розписі скорочення є. Наказ видали. Змінити структуру, скоротити чисельність. Є, наприклад. І тепер попереджаємо працівника про те, що його посада буде через два місяці вже скорочена. І дивлюся попередження, як воно складено. Воно повинно бути індивідуальне відносно конкретного працівника Іванова на посаді з посиланням на наказ про скорочення, наказ про зміни в організації виробництва та праці. Тобто яким документом ви там щось скоротили. Повинна бути дата, з якого числа не стане цієї посади. І це повинно бути за два місяці, не раніше. І обов'язково з попередженням про наступне вивільнення ми надаємо вакантні посади, пропонуємо вакантні посади. І попередження про наступне вивільнення. Ми даємо ці пропонування. І потім протягом двох місяців ми періодично даємо працівнику пропозиції вакантних посад, які є за ці два місяці, які він може зайняти. Як я це роблю? Я спочатку даю ті, які є більш рівнозначними, які він може зайняти. Якщо він відмовляється або таких немає, я пишу: «Рівнозначних посад немає. Посад згідно з вашою кваліфікацією та спеціальністю немає. Ми вам даємо перелік, пропонуємо вакантні посади, а там, наприклад, електрик такий-то, але ми розуміємо, що ви, напевно, не зможете їх зайняти. Але якщо у вас є відповідна кваліфікація і ви надасте відповідні документи, ми вам їх пропонуємо.»

Чому я так роблю? Тому що судова практика щодо пропонування посад зараз дуже дивна. Одні суди кажуть, що ми повинні запропонувати всі вакантні посади, і суди чомусь вимагають усі – що є там 100, 200, 300 – ми повинні запропонувати. А тоді я питаю: «Добре, ось запропонували ми посаду електрика юристу, який взагалі не знає, де розетка знаходиться». Він пише заяву на електрика. Роботодавець: «А чого ти пишеш? Ти ж не відповідаєш кваліфікації.» А ми тепер застосовуємо другу практику Верховного суду, яка каже, що якщо роботодавець вже запропонував вакантні посади, він вже не може відмовити працівнику.

Тому я обираю більш раціональну логічну позицію інших суддів, які кажуть, що ми повинні запропонувати вакантні посади, які працівник може зайняти за своєю кваліфікацією та спеціальністю. Тобто ми йому пропонуємо. І якщо він вже написав, що ні, ми кажемо, щоб виконати формально вимоги судової практики, скажемо так, ми вам пропонуємо все, але одразу наголошуємо, що швидше за все ви можете не відповідати кваліфікації. Але можливо ви десь там навчалися на електрика, нам диплом не принесли і ви можете зайняти цю посаду. Будь ласка, принесіть диплом. Таким чином я закриваю дві позиції Верховного суду, які, не дай Боже, потім зміняться щодо пропонування вакантних посад.

Все, перевірила, що з моменту попередження дали вакантні посади або попередили, що вакантних посад немає. Далі я перевіряю, запитую весь перелік вакантних посад з моменту попередження до дня звільнення, щоб не дай Боже не пропустити такий момент, що поки два місяці були, якась посада звільнилася, тобто людина написала заяву звільнити мене за власним бажанням, а цю посаду реально міг зайняти цей працівник, а ми йому не запропонували. Я оце перевіряю, чи пропонували, чи ні.

І далі дивлюся, чи в момент – ось все, у нас сьогодні дата звільнення. Уже сьогодні пройшло два місяці, можна звільняти. До речі, не обов'язково звільняти в цей день, можна наступний, пізніше. Тут немає порушень. І ми беремо, якщо залишилися ще вакантні посади, ми йому ще раз пропонуємо в день звільнення, тому що практика каже, що з моменту попередження до дня звільнення ми повинні пропонувати вакантні посади.

Помилка така: з моменту попередження пропонують і забувають, а в день звільнення не пропонують. Закривайте день звільнення теж пропонуванням вакантних посад або повідомленням, що такі посади відсутні.

Отже, якщо працівнику ми пропонуємо посади, він відмовляється, фіксуйте це. Я бачила, що протоколи фіксувалися, якісь доповідні фіксувалися, будь-яку відмову, що він написав, або якісь інші форми. Будь ласка, фіксуйте, вам так буде потім легше.

Як можна виправити помилки, які допущені при звільненні? Наприклад, ми можемо просто скасувати наказ. Дуже часто в моїй практиці, як адвоката, буває таке: приходить клієнт, каже роботодавець: «Ось ми звільнили працівника і він подав до суду. Давайте підемо до суду, допоможіть нам представляти інтереси в суді.» Я дивлюся документи, я розумію, що шансів виграти у підприємства нуль. Ну, немає шансів, тому що дійсно були зроблені такі помилки, які неможливо виправити. І якщо піти до суду, рік, два-три просудитися і програти і виплатити середній заробіток.

У таких випадках я пропоную скасувати наказ. Просто скасувати наказ про звільнення, допустити працівника до роботи. І тут два варіанти. Що робить працівник? Працівник же вже рахує гроші, середній заробіток через суд. А тут ви самостійно скасовуєте. І я рекомендую, наприклад, якщо це місяць, невелика сума, там ви можете це потягнути, нарахуйте йому ці кошти, наприклад, це буде мінімум ризиків, ніж той середній заробіток через два-три роки в судах. Тому іноді краще скасувати наказ, який явно з порушенням.

А другий варіант – можна внести зміни. Якщо там допустили описку, помилку, не так зазначили, можна внести зміни до наказу в якійсь частині. Це теж передбачено, теж можливо. Або саме найкращий варіант – домовитися з працівником, наприклад, і врегулювати спір мирно. Це можна в досудовому порядку або через мирову угоду в суді.

Як же виправити ситуацію, якщо вже працівника було звільнено і виявилося, що не було підстав? Наприклад, працівник подав заяву на звільнення за власним бажанням і не вказав дату звільнення, а роботодавець звільнив його відразу без відпрацювання двох тижнів. І працівник подав до суду. До речі, це реальний кейс, де працівниця виграла півмільйона за таку помилку. І замість того, щоб внести зміни до наказу, наприклад, донарахувати ці два тижні, виплатити їй зарплату і прийти в суд, сказати: "Відсутній спір, помилилася, усунула, виплатили їй ці кошти, все", будь-який суд би закрив справу. Вони судилися, дійшли до касації і програли.

Тому дивіться, ситуацію завжди можна якось оптимізувати, зменшити ризики і дещо скасувати або змінити накази.

Як ще можна зменшити ризики підприємства, якщо, наприклад, ви розумієте, що ви вже програєте, але хоча б менше суми? У нас є ст. 117 Кодексу законів про працю, яка каже, що якщо середній заробіток за час несвоєчасного розрахунку стягується більше ніж за шість місяців, суд може обмежитися півроком.

Отже, врахуйте мої поради при звільненнях і зустрінемося на наступному уроці.