Прийняття, звільнення, аудит кадрових документів: поради для кадровиків

Додаткові матеріали

Презентація

Зразок наказу про проведення внутрішнього аудиту відпусток

Переважне право на залишення на роботі при скороченні

Текстове розшифрування відео

Вітаю вас на восьмому уроці. Поговоримо про помилки в кадрових документах, які найчастіше призводять до поразки в судах. Отже, помилки в документах при прийнятті на роботу і помилки в документах при звільненні працівника. Розділила дві теми, щоб було більш практично.

Отже, які помилки при прийнятті на роботу я зустрічала? По-перше, правильність оформлення трудових відносин. Чи є взагалі заяви про прийняття на роботу? Нещодавно в мене був кейс, коли прийшла інспекторка Держпраці і запитала документи. І я кажу: «Де заява про прийняття на роботу? Є лише наказ. А вона заяву не писала». Як ви можете брати людину на роботу, якщо вона не писала заяву? Тому, будь ласка, треба, щоб працівники писали заяву.

Чи є повідомлення до податкової? Обов'язково. Порядку №413 треба дотримуватися. Чи ознайомлений працівник з умовами праці до початку роботи? Це теж перевіряють органи Держпраці, люблять перевіряти. Чи немає прихованих трудових відносин? Наприклад, неоформлений працівник або у нього є підписаний цивільно-правовий договір, він зроблений неякісно, де вбачаються трудові відносини, приховування трудових відносин або ідеальний договір, але Держпраця прийшла, пофотографувала, взяла пояснення і працівник сам розповів, що він тут неофіційно працевлаштований.

А чи ознайомлений працівник з посадовою інструкцією, з кадровими документами, правилами внутрішнього трудового розпорядку, якщо постає питання звільнення його по статті?

Далі давайте більш детально розберемо помилки. Я їх виділила п'ять або шість.

Перша помилка при звільненні – відсутність ключових кадрових документів на працівника. Немає ні наказу, ні трудового договору, ні посадової інструкції, ні правил. Навіть у штатному розписі немає. Що це означає? Це унеможливлює взагалі звільнення по якихось статтях за прогул, за систематичність і притягнення до відповідальності або зміну умов праці.

Яка моя порада? Перевірте наявність всіх підписаних кадрових документів з працівником, наявність контактних даних на працівника. Тим більше у вас зараз є можливість оновити контактні дані з боку працівника. Винесіть розпорядження або наказ керівника про те, що на підставі змін до Закону №2136, просимо вас надати нам у строк 10 днів або 5 днів вашу актуальну контактну інформацію: пошту, електронну пошту, месенджер і так далі. Тобто таким чином у вас зараз реально є можливість зібрати ці контактні дані з працівників і за можливості запровадьте електронний документообіг до початку процедури звільнення, щоб було легше ознайомлювати працівника, який працює дистанційно, як і за кордоном, або на окупованій території.

Друга помилка: не враховують категорію працівника. З цим дуже часто стикаюся, тому що спочатку стоїть задача: «Давайте звільнимо працівника», потім ми придумаємо, за що його звільнити. А коли вже починаємо звільняти, виявляється, що цей працівник має певні гарантії. А у нас є стаття Кодексу законів про працю, яка передбачає певні заборони при звільненні певної категорії працівників, і їх не можна звільняти без виконання певних умов: без працевлаштування або переведення на легшу роботу, або щось інше.

Це стосується вагітних жінок, матерів-одиначок, осіб з інвалідністю, якщо мають дітей з інвалідністю, наприклад, якщо це постраждалий від Чорнобильської катастрофи, якщо це скорочення, а також важливо враховувати посаду суб'єкта, якщо ми звільняємо за грубе порушення, тому що за грубе порушення можна звільнити лише певну категорію працівників на певних посадах. Це бухгалтер, головний бухгалтер, їх заступники, директор та їх заступники. Все. А я бачила, коли за грубе порушення звільняли звичайних працівників, які не відносяться до цієї категорії.

Тому якщо є задача звільнити, спочатку подивіться, до якої категорії цей працівник належить, чи є у нього додаткові гарантії, чи є у нього пільги. Навіть якщо він просто написав заяву про звільнення за власним бажанням, просто звільняється, у нього може бути, наприклад, додаткова відпустка, а ви її не нарахували. І в мене був приклад, коли людина мала додаткову відпустку кожен рік по 10 днів і при звільненні їй не виплатили, просто забули. Кадровик забув, хоча документи були. І він пішов до суду і стягнув цю компенсацію за додаткову відпустку ще й середній заробіток за час затримки виплати. Тому обов'язково треба визначитися з категорією, чи є документи, чи є якісь пільги, тому що якщо це вагітна жінка, ми її ніяк не звільнимо за ініціативою роботодавця, за припинення договору, може, за її власним бажанням, але за ініціативою роботодавця не зможемо.

Третя помилка – не фіксують порушення, тобто при звільненні за прогул навіть акт не складають. Хоча позиція Верховного суду полягає в тому, що відсутність працівника на роботі підтверджується актом, а не просто доповідною запискою, яку склала одна людина. Одна людина не може встановити факт відсутності, потрібно хоча б мінімум три людини. Тому обов'язково документуйте, складайте акти, складайте доповідні службові записки, якщо у вас передбачено на підприємстві проведення службових розслідувань, комісій, робіть це все. Тобто це повинно бути документально якимось чином зафіксовано.

Четверта помилка – не отримують пояснення працівника. Якщо у нас відбувається дисциплінарне стягнення, тобто звільнення за прогул, систематичність, грубе порушення, за перебування в стані алкогольного сп'яніння тощо, ми повинні виконати вимоги ст. 147, 149 Кодексу законів про працю. І ст. 149 Кодексу законів про працю каже, що перед тим, як застосувати дисциплінарне стягнення, тобто догану або звільнення, ми повинні запросити у працівника пояснення з приводу того, чому він так зробив.

І ваша задача полягає в тому, щоб у матеріалах залишилися саме докази того, що ви просили. Я зі своїми клієнтами це роблю у вигляді наказу керівника: прошу надати письмове пояснення стосовно прогулу такого-то числа у строк до такого-то числа. І моя порада полягає в тому, щоб ви подбали про доказ того, що ви дійсно просили пояснення: скріни, що Укрпошта направлялася. Якщо працівник відмовляється надати пояснення, складіть акт про відмову працівника надати пояснення.

А знаєте, дуже часто в судах зустрічаються акти, коли ми прийшли, вручили наказ працівнику, він каже: «Ні-ні-ні, я не буду розписуватися» або: «Ні, я пояснення не буду давати». Просто в односторонньому порядку складається акт, там три людини підписалися, що працівник відмовився надати пояснення, працівник відмовився отримати копію наказу і нічого більше не роблять, а потім приносять це в суд. То постає питання: добре, цим актом ви зафіксували те, що він відмовився, те, що він не надав пояснення, те, що він не взяв наказ. А що ви зробили після цього акту? Ви повинні були копію наказу направити Укрпоштою, на месенджер, також вимогу надіслати на всі відомі адреси, а не просто скласти акт.

Тому що позиція Верховного суду останнім часом стає такою, що роботодавець – це зацікавлена особа. І коли складаються акти, це складається зацікавленою особою. І це не може бути стовідсотковим доказом того, що ви просили пояснення або ознайомлювали працівника з документами. Тому після складання таких актів ще направляйте додатково працівнику документи на всі відомі контакти.

П'ята помилка – це порушення процедури звільнення. Наприклад, якщо це прогул, ми повинні дотриматися ст. 147, 148, 149 Кодексу законів про працю. Тобто при застосуванні догани чи звільненні треба дотримуватися строків не більше місяця з дня виявлення або з дня вчинення порушення і отримання пояснень. Якщо це скорочення – попередження, пропонування альтернативних посад. Тобто процедури треба проходити, про них не просто так пишуть у законі. Тому що, суд не буде дивитися, чи красиві, правильні документи ви написали. Суд буде дивитися, чи вони є взагалі. Є. Процедуру виконано.

Тому врахуйте це в роботі і зустрінемося в наступному модулі.