Прийняття, звільнення, аудит кадрових документів: поради для кадровиків

Додаткові матеріали

Презентація

Зразок акту про відмову надати пояснення причин відсутності на роботі

Зразок акту про відсутність на роботі та інформації про причини такої відсутності

Зразок доповідної записки про відсутність на роботі

Зразок заяви про звільнення за угодою сторін

Зразок листа з вимогою надати пояснення причин відсутності на роботі

Зразок наказу про звільнення за прогул

Зразок наказу про звільнення за угодою сторін

Зразок наказу про звільнення у зв’язку з закінченням строку трудового договору

Зразок наказу про звільнення через відсутність на роботі понад 4 місяці

Наказ про звільнення через неможливість забезпечення роботою

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю вас на першому уроці третього модуля, і ми будемо говорити про звільнення. Отже, як звільнити працівника, який перебуває на окупованій території або який виїхав за кордон, або який у відпустці без збереження заробітної плати.

Отже, питання цього уроку: що робити з працівниками, які залишилися на окупованих територіях? Чи можливо звільнити працівників, які у відпустці? І як звільнити працівників, які за кордоном і не хочуть повертатися працювати в офіс на роботу?

Отже, перше: що робити з працівниками, які залишилися на окупованих територіях? Найлегший спосіб — нічого. Нехай вони залишаються в штаті, табелювати їх відсутність, не виплачувати зарплату і нічого з ними не робити. Це варіант можливий, не заборонений, але дійсно вже в нас триває три роки війна. І в принципі, якщо дійсно немає жодних відомостей від працівника, нічого немає, то, напевно, вже можна його звільняти за відсутність на роботі протягом чотирьох місяців.

Також можна запровадити простій, але пам'ятаємо, що простій — це виплата 2/3 заробітної плати. І це можливо як тимчасовий захід, а не постійно. А можна надати відпустку без збереження заробітної плати. Я знаю підприємства, де працівники досі перебувають у таких відпустках. Ну що ж, в принципі, стаття передбачає можливість, якщо є угода сторін і роботодавець не проти, працівник може перебувати в такій відпустці.

Якщо роботодавцю вже набридло, що працівник за три роки перебуває в такій відпустці, можна її скасувати і змінити своє рішення, тому що якщо це відпустка за домовленістю, все видається наказом: повертайтеся з такої відпустки, скасовується і приступайте до роботи, і вирішуйте питання про звільнення. Якщо вам ця посада, цей працівник ніяким чином не перешкоджає, може залишатися у такій відпустці. Або вже розірвати трудовий договір, шукати варіанти, як звільнити працівника, який залишився на окупованій території і не може працювати дистанційно.

З яких підстав можемо звільнити таких працівників, які залишилися на окупованій території? Ну от я підібрала їх небагато, відверто скажу, тому що ми не можемо звільнити за прогул, ми не можемо звільнити за систематичність. Ми можемо розглядати звільнення за угодою сторін, але для цього нам треба, щоб був контакт з працівником, щоб він написав заяву на звільнення або за власним бажанням, або за угодою сторін і видати наказ. Але давайте так. Це малоймовірно, тому що за три роки вже багато з ким втратився навіть зв'язок з такими працівниками.

Третій варіант — це відсутність на роботі протягом чотирьох місяців поспіль. Це пункт 8³ ст. 36 Кодексу законів про працю, яка передбачає, що якщо працівник відсутній чотири місяці, немає про нього даних, що він на лікарняному, що він у відпустці або що з ним призупинений трудовий договір або щось інше, і ви вжили всіх заходів, щоб знайти такого працівника, у вас нічого не вийшло, то можна припинити такий договір. Тобто, в принципі, ця норма, ця підстава якраз для таких випадків була і придумана, і запроваджена в Кодекс законів про працю.

Також хочу сказати: «А чому так?» Якщо строк трудового договору закінчився, то можна розглядати таке припинення. Пояснюю на практиці, у мене вже декілька разів таке було. Постає питання: треба звільнити працівника. Добре. Дають мені документи. Я дивлюся, що з працівником було укладено строковий трудовий договір і вчора закінчився строк. Ну, тобто ось вам і вихід. Не треба нічого придумувати. Строк закінчився, розірвали, припинили трудовий договір, тобто перевіряйте кадрові документи.

Отже, що робити? Які дії може зробити роботодавець у даному випадку? Якщо працівник на окупованій території, з ним немає зв'язку, він не з'являється на роботу. По-перше, спробувати дізнатися причину відсутності на роботі. Ви можете, наприклад, знати, що він на окупованій території, у вас немає ніяких листувань, нічого. Спробувати направити на Укрпошту, на месенджери, на електронну пошту. Просимо повідомити причини вашої довгої відсутності. Якщо напишуть «я на окупованій території», то вже є з ним зв'язок. Уже нам пункт не підпадає. Мається на увазі пункт 8³ ст. 36 Кодексу законів про працю. Якщо немає ніякої відповіді, то зрозуміло, що тут можемо розглядати цей варіант.

Зафіксувати факт відсутності. Хоч це прогул, хоч це відсутність чотири місяці, я бачу по практиці суддів, по рішенням суддів, коли розглядають такі справи, треба акт, який фіксує, що працівник відсутній, наприклад, чотири місяці. Треба табелювати відсутність. Ми можемо табелювати його як НЗ. Запросити письмове пояснення все одно, чому ви відсутні. Є у вас поважні причини чи ні. Якщо працівник відмовився або взагалі не відповідає, складіть додатковий акт, що вжили всіх заходів, на жодні не відповів або направив відповідь, що він на окупованій території, щось таке. І видаємо наказ про звільнення за прогул, за відсутність на роботі. Тобто в залежності від того, який варіант ви обираєте.

Звільнення працівника, який відсутній більше чотирьох місяців. Це відносно нова підстава. Її запровадили вже під час воєнного стану, оскільки розуміли, що багато хто за кордон поїхав, працівники покидали і домівки, і роботу, а роботодавцям в штаті тримати посаду, на якій нічого не робиться, теж не потрібно. Тому, по суті, фіксація такої відсутності, вона відбувається за механізмом і за процедурою, як би ви фіксували факт відсутності на роботі за прогулом. Просто вам треба довше складати акти, більше табелювання. Тобто це повинно бути чотири місяці поспіль. Тобто і в табелі повинно бути НЗ або інші причини протабельовано безперервно. Там не повинно бути лікарняних, наприклад, відпустки або один день на роботу вийшов, потім знов починаємо чотири місяці.

Направити працівнику листи будь-якими засобами на всі засоби зв'язку: де ви можете, що ми не можемо вас знайти. До речі, я бачила в рішеннях, що кадровики навіть виходили на місце проживання до працівника і складали акт, що за місцем проживання, яке працівник вказав у заяві, він не знаходиться, ми його не знайшли. Тобто цим роботодавець підтверджує, що він вжив всіх заходів, щоб знайти працівника, але не знайшов, тобто з ним не було ніякого зв'язку. І через чотири місяці можна тоді видавати наказ про припинення трудового договору у зв'язку з відсутністю працівника на роботі.

Що робити з працівниками, з якими є зв'язок, які перебувають за кордоном і які не бажають повертатися? У моїй практиці зазвичай це буває так: або працівник поїхав, ніяк не працював. І коли роботодавець вже ставить питання: «Давай повертайся, тому що є робота, треба її робити, повертайся». Ну або давай звільнятися. Працівники з посиланням на те, що в них поважна причина, тут літають ракети, не хочуть повертатися взагалі. Ну, тобто просто «я не хочу», і все.

Або інший варіант: працівники працювали дистанційно весь час, але роботодавець розуміє, що, наприклад, дистанційно йому вже не вигідно, йому не підходить. Треба, щоб працівник був в офісі, спілкувався, наприклад, з клієнтами. Він хоче знов перевести працівника в офісний режим. Тоді скасовуємо наказ про дистанційну роботу, переводимо в офіс, працівник відмовляється, не приїжджає, ми тоді вирішуємо питання, що з ним робити.

Тому по суті я зібрала такі чотири види звільнення. Якщо працівники не хочуть повертатися, не хочуть працювати, дистанційна робота роботодавцю не підходить. Це звільнення за прогул, звичайно, але перед цим ми повинні написати, що приїдьте, вийдіть на роботу, скасувати, якщо в нас був наказ якийсь про призупинення, простій, дистанційну роботу, тобто якось повернути працівника в офісний режим, вказати адресу, де він повинен працювати, з якого числа. Це бажано зробити за тиждень, за два, щоб у працівника було достатньо часу приїхати на роботу. І якщо вже зовсім нічого, то звільняємо за прогул.

Але будьте уважні, що з 14 червня були внесені зміни в Закон №2136, де по суті заборонили роботодавцям звільняти працівників за прогул під час воєнного стану, якщо працівник перебуває в зоні активних бойових дій. Тому тут треба, коли стає питання звільнення за прогул, в першу чергу дізнатися, де перебуває працівник. За кордоном немає активних бойових дій. Або, наприклад, Запорізька, Сумська область. І де у нас є наказ, затверджений Кабінетом Міністрів про перелік населених пунктів, які відносяться до категорії, де ведуться активні бойові дії. Якщо працівник перебуває в такому регіоні, то звільняти за прогул ми не можемо, тому що ми програємо суд.

Далі, другий варіант. Ми можемо звільнити працівника за відмову працювати на нових умовах праці або у зв'язку з тим, що його перевели в іншу місцевість, на іншу роботу, а він не захотів вийти. Це пункт шостий ст. 36 Кодексу законів про працю.

Третій варіант. Ми можемо припинити трудовий договір, якщо відсутній працівник чотири місяці поспіль. По суті, як і на окупованій території, так працівник може бути і за кордоном або в невідомому напрямку, або звільнити за скороченням посади. Це трохи довше, це два місяці, але якщо нам посада працівника не потрібна в штаті, вже не виконуються функції, ми можемо розглядати такий варіант або як за угодою сторін, або за власним бажанням.

Отже, працівники, які перебувають у відпустці або на лікарняних, чи можна їх звільняти? Так, під час воєнного стану можна звільняти працівників, які перебувають у відпустці або перебувають на лікарняних, крім випадків, коли це відпустка по вагітності або по догляду за дитиною, або пологи. У даному випадку в нас просто зміниться дата звільнення. Якщо, наприклад, видали наказ про звільнення працівника і ви знаєте, що він перебуває у відпустці або на лікарняному, то пишете, що датою звільнення буде перший робочий день, наступний після закінчення тимчасової непрацездатності або після закінчення лікарняного, відпустки і все. Але в принципі вам не заборонено звільняти таких працівників під час їхньої відсутності.

Також просто звертаю увагу, що з 24 грудня 2023 року не зараховується до стажу, що дає право на щорічну відпустку, період відпустки без збереження заробітної плати. Це відпустка, яка передбачена ст. 26 Закону про відпустки. Відпустка, яка передбачена частиною третьою ст. 12 Закону №2136 і частиною третьою ст. 26 Закону про відпустки. Тобто хочеш іди в відпустку без збереження заробітної плати, якщо роботодавець погодився, але ці дні ми не рахуємо до відпустки. Тобто вони не нараховуються. Тобто, може працівник сидить у такій відпустці рік-два-три, але коли він буде звільнятися, за цей період часу ми йому компенсацію відпустки виплачувати не будемо.

Отже, дякую за увагу і зустрінемося на наступному уроці.