Прийняття, звільнення, аудит кадрових документів: поради для кадровиків

Додаткові матеріали

Презентація

Наказ про внесення змін до штатного розпису

Наказ про звільнення у зв'язку зі скороченням штату

Наказ про звільнення через відмову від переведення в іншу місцевість

Наказ про переведення на іншу постійну роботу

Наказ про попередження про заплановане вивільнення працівників у зв'язку зі скороченням чисельності та штату

Переважне право на залишення на роботі при скороченні

Повідомлення про звільнення через скорочення

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю вас на п'ятому уроці третього модулю. Зараз поговоримо про дуже актуальну тему звільнення за скороченням, при зміні умов праці або при переведенні. Отже, спочатку поговоримо про зміни істотних умов праці, як правильно перевести працівника на іншу роботу або в іншу місцевість. Проговоримо про процедуру звільнення працівника у зв'язку із скороченням чисельності або штату працівників. Отже, поїхали.

Норми, які регулюють зміну істотних умов праці. Це у нас звичайна ст. 32 Кодексу законів про працю, яка каже, що змінити умови праці можливо лише у зв'язку із змінами в організації виробництва та праці. Стаття 36, пункт шостий Кодексу законів про працю передбачає, що якщо працівник відмовився від нових умов праці або відмовився від переведення, ми можемо припинити трудовий договір у зв'язку з його відмовою.

Крім того, в який строк ми повинні повідомляти про зміну істотних умов праці? Зазвичай раніше було за два місяці. Видавали наказ, попереджали і чекали два місяці. Під час воєнного стану у нас діє Закон №2136, і стаття третя дозволяє роботодавцям змінювати умови праці раніше, не пізніше до дня запровадження таких змін. Тому зазвичай строк попередження про зміну умов праці може бути, я рекомендую, 3, 5, 7 днів.

Отже, саме головне при тому, коли ви змінюєте умови праці, повинен бути наказ або рішення керівника, це розпорядження чи що у вас на підприємстві, про те, що у вас щось змінюється в організації виробництва та праці, тому що ст. 32 Кодексу законів про працю прямо і чітко вказує, що змінити умови праці можна лише тоді, якщо у вас відбуваються зміни в організації виробництва та праці. Тому обов'язково повинен бути наказ по підприємству, який змінює щось в організації виробництва та праці.

Що таке зміни в організації виробництва та праці? Ви мене спитаєте, що вам писати? Рекомендую, немає якогось чіткого визначення, що це таке. І суди, і сторони, і кадровики, підприємства, вони трактують це по-різному. Але можна, наприклад, скористатися постановою пленуму Верховного суду №9 від 92-го року, який каже, що зміна в організації виробництва та праці — це раціоналізація робочих місць, уведення нових форм організації праці, перехід на бригадну форму організації праці, впровадження нових методів, технологій. Трошки застаріле таке формулювання, але по суті воно дає нам напрямок. А це не просто запровадження воєнного стану. Це не зміна в організації виробництва та праці. Це причина, у зв'язку з чим у вас щось змінюється.

У такому наказі про зміну в організації виробництва та праці ви повинні прописати, що у вас реально змінюється. Можливо, у вас змінюється структура, можливо у вас змінюються назви, можливо у вас змінюється чисельність, збільшується або зменшується, тобто скорочується. Можливо, у вас є перерозподіл функцій між посадами. Тобто будьте трохи креативними, прописуйте, в чому у вас полягають якісь зміни. Найчастіше запроваджено мною те, що ми пишемо — це раціоналізація, оптимізація робочих місць, зміна структури, перерозподіл, перейменування, що у вас може бути і ви можете це підтвердити якимись кадровими документами.

Другий крок до зміни умов праці — це видання наказу про зміну істотних умов праці або переведення. Тобто ми видали загальний перший наказ, щось змінили. У нас є причина, що змінили. І тепер ми змінюємо конкретні посади і працівників. Тобто  змінюємо істотні умови праці і видаємо цей наказ.

У цьому наказі про зміни істотних умов праці ми зазначаємо обов'язково. Перше, у зв'язку з чим у нас відбуваються зміни. І перше, що ви повинні писати: у зв'язку з змінами в організації виробництва та праці, які полягають у зміні структури, перерозподілу, оптимізації місць, удосконалення структури, щось таке. Друге — для кого: посада, повне прізвище, ім'я, по батькові працівника, у якого щось буде змінюватися. Що саме змінюється? Наприклад, переведення на неповний робочий день, скасування дистанційної роботи, зменшення окладу, зменшення розміру заробітної плати, зміна системи оплати, тобто що саме ви змінюєте, в чому полягає ваша зміна істотних умов праці. І четвертий момент, головний, — з якого числа відбуваються зміни. Якщо ви видаєте наказ сьогодні про зміну істотних умов праці, поставте дату зміни 3-4 дні наперед, коли вони відбудуться. І обов'язково ознайомте працівника з цим наказом про зміни істотних умов праці.

Наказ про зміну істотних умов праці, про переведення, він може бути оскаржений працівником до суду протягом трьох місяців з дня ознайомлення з цим наказом.

Третій крок. Після того, як ми видали основний наказ про зміну, довели до працівника, робимо письмове попередження. Ми попереджаємо працівника про те, що з такого-то числа у нього зміняться умови, які полягають у такому-то такому-то. Підтвердженням цього ми вам надаємо копію наказу про зміну істотних умов праці і пропонуємо вам прийняти ці зміни або відмовитися і роз'яснити, що така відмова працівника може бути розцінена як відмова і бути підставою для припинення трудових відносин на підставі пункту шостого ст. 36 Кодексу законів про працю.

Головне — цей момент зафіксувати, що працівник відмовився працювати на нових умовах. Якщо працівник виходить на роботу на наступний день, коли ви запровадили зміни і працює, він вважається таким, що він прийняв ці нові умови праці, і ви не можете його звільнити за пунктом шостим ст. 36 Кодексу законів про працю. Отже, зафіксували відмову. Наприклад, працівник не вийшов, написав нам на електронну пошту, що я відмовляюсь від таких умов, я не погоджувався на це, ви мені обіцяли інше, або письмово написав: «Не згоден». Все, нам цього достатньо, його позиції, що він не погодився. Тоді ми можемо переходити до наступного кроку — видавати наказ про звільнення у зв'язку з відмовою працювати на нових умовах праці з посиланням на пункт шостий ст. 36 Кодексу законів про працю. І обов'язково ви повинні виплатити вихідну допомогу відповідно до ст. 44 Кодексу законів про працю.

Отже, далі поговоримо про переведення працівника на іншу роботу. Адже ст. 32 Кодексу законів про працю, крім змін умов праці, також каже про те, що можна перевести працівника на інше підприємство або в іншу місцевість лише за згодою працівника. І якщо такої згоди немає, теж маємо право звільнити його за пунктом шостим ст. 36 Кодексу законів про працю.

Що таке переведення на іншу роботу? Це доручення працівникові роботи, яка не відповідає його спеціальності, кваліфікації чи посаді, яка була визначена трудовим договором. Також рекомендую звернути увагу на ст. 114 Кодексу законів про працю, яка каже про те, що при переведенні працівника на іншу постійну, нижче оплачувану роботу за працівником зберігається його попередній середній заробіток протягом двох тижнів з дня переведення. Тобто, якщо ми переводимо працівника на іншу посаду, на іншу роботу, ми не кажемо про іншу місцевість. Наприклад, він був економістом першої категорії або там якось так. Ми переводимо його на економіста другої категорії, це уже інша робота і там буде менша зарплата, то ми повинні протягом двох тижнів, по-перше, зазначити це в наказі і виплачувати його заробітну плату, яка була на минулій посаді.

Що таке переміщення? Тому що переведення і переміщення — це різні правові відносини, скажемо так, різні моменти. І дуже часто кадровики їх плутають. Переведення — це коли працівник починає працювати на іншій роботі, виконувати іншу роботу, яка була не прописана трудовим договором або посадовою, або ми його з Києва переводимо в іншу місцевість, у Львів, наприклад, тобто там, де він повинен бути зовсім в іншій місцевості.

Переміщення — це інше. Ми його переміщаємо просто на інше робоче місце. Наприклад, у Києві, відділення банку, касири. Сьогодні касир працює, наприклад, у відділенні Дніпровського району, і в іншому відділенні касир іде на лікарняний і тимчасово треба перемістити туди касира, щоб закрити це вільне віконце, тому що банк не може працювати. Видається наказ про переміщення, що твоє робоче місце буде не в Дніпровському районі в касі, а, наприклад, у Дарницькому районі на такий строк. І це є переміщення. По суті, ми просто змінюємо адресу, робоче місце, скажемо так, але всі функції касира залишаються, не змінюються. Залишається та сама робота, жодним чином вона не змінюється.

Як правильно перемістити працівника на інше робоче місце? Перевірити, чи є підстави для переміщення. Тобто все одно ми повинні в наказі не просто перемістити, а у зв'язку з виробничою необхідністю. Відсутність іншого касира — це виробнича необхідність. Треба закривати цю відсутність. Оптимізація роботи, закриття старого робочого місця. Може бути так, що закінчилась оренда, тут місця немає, переїжджаємо в інше.

Друге — готуємо наказ про переміщення, де вказуємо причини переміщення, нову адресу нового робочого місця, дату початку роботи в новому місці. Ознайомлюємо працівника з таким наказом і перевіряємо, чи збережені всі істотні умови праці, тому що при переміщенні ми не можемо змінювати умови праці. Зарплата не змінюється, графік роботи не повинен змінюватися, посадові обов'язки теж повинні залишатися.

Пункт п'ятий ст. 36 Кодексу законів про працю передбачає у нас звільнення працівника, переведення працівника за його згодою на інше підприємство, установу, організацію або перехід на виборну посаду. І дуже часто підприємства використовують цю статтю, коли у нас, наприклад, є реорганізація підприємств, є злиття, приєднання до іншого. І чомусь кадровики часто користуються цією статтею, я вважаю неправильно, тому що якщо у нас відбувається реорганізація підприємства, у нас є правонаступник, куди повинен автоматично переходити працівник, і його не треба звільняти і переводити на інше підприємство, оскільки це є правонаступник. І тут якраз проблема, чому роблять такі помилки.

Що таке інше підприємство? У мене був приклад. Якщо це Міністерство економіки, а людину беруть Міністерство енергетики, і Міністерство енергетики присилають лист: «Ми хочемо її взяти, давайте ви її звільните у зв'язку з переведенням на інше підприємство». Тому що це різні підприємства. Але якщо у нас відбувається правонаступництво, наприклад, одне підприємство, державне, реорганізували шляхом приєднання до іншого. І це інше підприємство — це правонаступник. Це не інше підприємство. Тому тут не треба звільняти за пунктом п'ятим ст. 36 Кодексу законів про працю, а треба просто зараховувати туди працівника.

Далі поговоримо про звільнення у зв'язку із скороченням. Пункт перший ст. 40 Кодексу законів про працю передбачає, що ми можемо припинити трудовий договір з працівником, якщо у нас, зокрема, відбувається скорочення чисельності або штату працівників. Але при цьому багато хто не помічає частини другої ст. 40 Кодексу законів про працю, яка каже, що якщо ми скорочуємо працівника, можемо це зробити лише тоді, якщо неможливо перевести працівника за його згодою на іншу роботу. Тому дуже важливо, чи подавав працівник заяву про переведення на іншу посаду, чи взагалі його згода була на залишення на роботі чи ні. Я вам на слайді (див. презентацію) привела приклад постанови Верховного суду, де якраз це питання суд досліджував і казав, що не лише роботодавець повинен вживати заходів, пропонувати посаду. Працівник теж повинен зі свого боку висловити позицію і подати згоду на те, що він не проти перевестися на якусь посаду, яку йому пропонують.

А далі давайте проговоримо покроково про порядок скорочення чисельності або штату працівників. Як і при зміні істотних умов праці, при скороченні головним і першим документом є наказ про зміни в організації виробництва та праці. Це може бути ліквідація, реорганізація, банкрутство, скорочення чисельності або штату працівників.

Після того, як ми видали наказ про зміни в організації виробництва та праці, ми повинні реально показати, що у нас відбувається скорочення. Де ми це показуємо? У нас є штатний розпис, і ми повинні показати штатний розпис до, де були ці посади, і після скорочення, що цих посад не стало в штатному розписі. Ми повинні це відобразити, і такий штатний розпис ми повинні затвердити наказом керівника.

Третє, ми видаємо наказ про скорочення. Коли ми реально в штаті відобразили, що у нас через два місяці не буде посади, наприклад, юрисконсульта, то ми видаємо наказ про скорочення чисельності і штату, бо ми вже бачимо в штатці, що у нас через два місяці цієї посади не буде. Тому після затвердження штатного розпису видаємо наказ про скорочення чисельності або штату працівників, де зазначаємо – скоротити посади. Не зазначайте прізвища, ви просто скорочуєте посади. Ви не скорочуєте працівників.

Наступний крок. Якщо ми скорочуємо чисельність працівників, тобто було п'ять юрисконсультів, треба залишити три, два скоротити, це чисельність. Тоді ми будемо визначати переважне право на залишення на посаді. Це може бути у формі порівняльної таблиці, я так роблю. У формі доповідної записки може бути створена комісія, яка визначає критерії, хто має переважне право на залишення на посаді.

А щодо повідомлення профспілки, під час воєнного стану дозволили не брати рішення профспілки, але це не стосується працівників, які обрані на виборні посади профспілок, тоді вам треба все одно звертатися до профспілки.

А наступний крок — це попередження працівника про вивільнення за два місяці. Дуже слідкуйте за цими строками. Вони повинні бути дотримані. Саме за два місяці повинен бути підпис працівника про те, що він ознайомлений з попередженням про звільнення. Або ви повинні його направити Укрпоштою, на електронну пошту і так далі. Але докази у вас повинні бути.

У цьому попередженні посилаємося на наказ про скорочення, надаємо його копію, вказуємо причини, чого – у зв'язку з змінами в організації виробництва та праці. І з першим попередженням пропонуємо вакантні посади. Адже судова практика каже про те, що пропонувати вакантні посади працівнику ми повинні з моменту попередження по день звільнення. У вас є два місяці. Тобто перше попередження, пропонуємо вакантні посади, потім я рекомендую десь через місяць передивитися, які вакантні посади у вас ще є. Можливо, з'являться нові вакантні посади. Якщо за два місяці з'являються нові посади, ми теж пропонуємо.

А якщо у вас масове звільнення, ми повинні повідомляти Державну службу зайнятості, форма передбачена, і якщо пройшли процедури, видаємо наказ про звільнення у зв'язку із скороченням.

Головні моменти у звільненні у зв'язку з скороченням. Повідомити працівника за два місяці, держслужбовця за місяць. Пропонувати вакантні посади з моменту попередження до дня звільнення обов'язково. Має бути запропонована наявна робота за відповідною професією і спеціальністю. І лише коли таких немає, пропонуємо інші посади, нижче, але ті, які може зайняти працівник. Роботодавець зобов'язаний запропонувати всі вакансії, що відповідають зазначеним вимогам, які існували на підприємстві, незалежно від того, де знаходиться структурний підрозділ. Якщо у вас є філіали по Україні, ви пропонуєте всі вакантні посади по Україні.

Отже, дякую за увагу. Зустрінемося в наступному уроці.