Зміни у військовому обліку & Перевірки ТЦК разом із ДПС та Держпрацею в умовах (не)мораторію: як підготуватися за додатком 31 та уникнути штрафів

Додаткові матеріали

Презентація

Акт про відмову від отримання повістки (додаток 2)

Лист до ТЦК про працівника, який не з'явився за викликом

Лист про оповіщення працівника про виклик до ТЦК

Наказ про про оповіщення працівників про їх виклик до ТЦК та СП

Наказ про скасування наказу про увільнення

Наказ про увільнення від роботи на час проходження медичного огляду

Наказ про увільнення від роботи на час уточнення облікових даних у ТЦК та СП

Супровідний лист до ТЦК (разом з наказом про оповіщення)

---

Текстове розшифрування відео

 

Вітаю! На сьомому уроці. І сьогодні в нас тема: перевірка в частині забезпечення оповіщення працівників про виклик, про прибуття до ТЦК або СБУ, розвідувальних органів. Що нам тут треба згадати, нагадати собі? Коли надходить розпорядження від ТЦК, форма розпорядження в додатку 13 до Порядку №1487, то треба зробити наступні дії. Видати наказ про оповіщення цих працівників або цього працівника, довести під підпис цьому працівнику. Якщо працівник раптом відмовляється ставити підпис, ви що робите? Складаєте акт відмови від підпису. В принципі, про акт в Порядку №1487 немає, але це для вас, для того, щоб ви могли потім довести ТЦК, що ви намагалися вручити під підпис. Ось працівник відмовився. Далі у вас є три дні, протягом трьох днів, причому календарних днів, направити копію цього наказу про оповіщення, наприклад, з підписом, де видно підпис працівника до ТЦК. Якщо працівник відмовився, то підкладаєте акт відмови від підпису разом із копією наказу і направляєте до ТЦК. Це буде свідчити про те, що ви виконали всі дії, які передбачені п. 47 Порядку №1487.

Тепер трохи складніше, якщо у вас є дистанційні працівники, працівники на дому, у відпустках, на лікарняному чи у відрядженні. До травня 2024 року було достатньо просто повідомити ТЦК, надавши наказ, що працівник, наприклад, у відпустці. Зараз цього вже недостатньо. Вже більше року цього недостатньо.

Якщо надходить розпорядження стосовно працівника, якого немає в офісі (у відпустці, на лікарняному, дистанційно працює), вам все одно треба видати наказ про оповіщення. Але  під підпис вручити неможливо, тому що працівника немає. Значить, замінюється це вручення під підпис на надсилання працівнику двох витягів.

Запам'ятайте, про два витяги ви не побачите в Порядку. Це просто послідовність дій, яку я вам зараз скажу, тому що другий витяг вам доведеться потім відправляти до ТЦК. Тому ви робите наказ про оповіщення, робите з нього два витяги, надсилаєте працівнику один витяг із наказу рекомендованим листом із описом вкладення і повідомленням про вручення. Це не моя порада, це пряма вказівка постанови Кабміну.

Далі ви відправляєте поштою і зберігаєте собі всі докази надсилання. У вас буде другий опис вкладення. Один покладуть у конверт, інший дадуть із відміткою пошти вам — це чеки, квитанції, як ви їх називаєте. Зберігайте всі докази направлення.

І далі, знову ж таки, протягом трьох календарних днів ви повинні надіслати до ТЦК витяг або копію наказу про оповіщення. Тому ми робили два витяги. Один відправився до працівника, а другий до ТЦК.

Надсилаєте до ТЦК копію або витяг наказу про оповіщення, копію або витяг із наказу про відпустку, про відрядження чи про дистанційну роботу працівника і разом із цими документами направляєте копії доказів того, що ви відправили поштою працівнику.

Тобто у вас буде три документи: два накази про те, що працівника немає в офісі, наприклад, він у відпустці. Це перший наказ. Другий — наказ про оповіщення. Копія цього наказу, звісно, і з ваших поштових документів теж знімаєте копії і відправляєте до ТЦК.

Ми з вами проговорили, що ви повинні зробити. Причому, нагадаю, у нас тема про перевірки, тому ми дуже багато не приділяємо уваги процесу цього оповіщення.

Але куди відправляти? Працівник у відпустці, він уже може бути за кордоном, може бути десь у лісах, у Карпатах і так далі. Куди відправляти? Відправляєте на ту адресу, яка у вас у списках, або на ті адреси, якщо є фактична і реєстрації адреса, направте на ці адреси. Ви тим самим формально виконуєте вимогу закону про відправлення працівнику документів.

Звісно, що шукати його десь по лісах, полях, за кордоном ви не можете, не будете. Ну і не факт, що документи дійдуть, якщо він пересувається у відпустці. Знову ж таки, якщо це дистанційники, не дивлячись на нові зміни до Кодексу законів про працю, до Закону №2136 щодо обміну контактними даними, все одно працівник на дистанційці не зобов'язаний вам повідомляти місце своєї роботи.

Щоб уникнути проблем, документи необхідно надсилати на адресу, яку ви зможете підтвердити. Якщо у вас є дві адреси працівника — фактична та адреса реєстрації, або тільки одна з них, направляйте документи саме на ці адреси. Це дозволить формально виконати вимоги законодавства.

Що будуть перевіряти безпосередньо? Своєчасність видання наказу про оповіщення. Нагадую, у вас є на все про все три календарних дні.

Дуже буває прикро, коли документ надходить у п’ятницю ввечері, наприклад, о 17:00. У такому випадку його реєструють наприкінці дня, і фактично ви отримуєте його тільки в понеділок. Але рахунок днів починається з суботи: субота, неділя, понеділок — останній день. Якщо в такій ситуації документи будуть відправлені у вівторок, це навряд чи призведе до штрафів, але варто пам’ятати, що закон встановлює саме три календарних дні.

Тому перевіряють своєчасність видання наказу про оповіщення, чи є підпис працівника про ознайомлення. Якщо підпису немає, важливо мати акт про відмову від підпису. Це документально підтвердить вашу спробу ознайомити працівника із наказом. Без акта ТЦК може поставити під сумнів виконання вами цієї вимоги.

Якщо працівник працює дистанційно, перебуває у відрядженні чи у відпустці, перевіряючі можуть запитати відповідний наказ про дистанційну роботу, відрядження чи відпустку.

Далі докази, які ви зберігали. Ви направили їх до ТЦК, звісно, але ТЦК, який прийде на перевірку, все одно спитає: «А ви направили працівнику наказ про оповіщення? Покажіть, будь ласка, підтвердьте».

Тому залишайте для себе ці копії. Одні ви направляли, копію ви направляли до ТЦК протягом трьох днів, а, наприклад, оригінали ви в себе зберігаєте, не втрачаєте їх, тому що при перевірці вони стануть вам у пригоді.

Ну і докази направлення, звісно, до ТЦК документів, тому що, знову ж таки, ТЦК нібито і повинно знати, бо воно отримувало ці документи. Але вам кожного разу варто зберігати докази направлення будь-яких листів до ТЦК.

Це важливо, тому що якщо там вийде, що щось не бачили, не отримали, у вас все є. Тому краще зайвий документ, ніж взагалі його немає.

Робимо висновки цього уроку. В рамках перевірки питання щодо стану забезпечення оповіщення ТЦК перевірять, чи вчасно ви направили працівнику документи, чи вчасно ознайомили працівника.

Перед цим, чи вчасно видали наказ про оповіщення, чи ознайомили, чи направили працівнику, чи є докази направлення працівнику, чи є докази ознайомлення або відмови від ознайомлення, чи направили ви до ТЦК ці докази також.

Ну і, до речі, питання з оповіщенням або не оповіщенням — це найбільш розповсюджене питання, яке стає підставою для штрафу навіть тоді, коли не було перевірки.

Буває таке, що не було перевірки, і накладають штраф. Можуть навіть зробити запит: «Підтвердьте, що ви виконали розпорядження за додатком 13, відправили документи».

Якщо ви цього не зробили, то це є, на жаль, підстава для штрафу, навіть попри те, що перевірки не було. Тому з питанням оповіщення дуже уважно.

Досить часто трапляється ситуація, яку зазначають представники ТЦК. ТЦК направляє розпорядження про оповіщення працівникам, а у відповідь отримує повідомлення, що працівник звільнився вчора. Працівники звільняються заднім числом, щоб уникнути виконання оповіщення.

Згідно з постановою Кабінету Міністрів України №560, роботодавець зобов’язаний невідкладно повідомити ТЦК про звільнення працівника в такому випадку. Якщо працівник звільнився в день отримання розпорядження, і роботодавець не встиг видати наказ про оповіщення чи ознайомити працівника, це не є порушенням. Але  якщо працівник звільнився одразу після отримання розпорядження, роботодавець повинен невідкладно повідомити ТЦК про факт звільнення. Це окреме повідомлення, відмінне від стандартного додатку №4, який зазвичай подається протягом семи днів після звільнення.
У такому випадку додаток №4 слід направити до ТЦК не на шостий чи сьомий день, а невідкладно, бажано у перший чи другий день після звільнення працівника. У супровідному листі необхідно зазначити, що працівник звільнився в день отримання розпорядження, тому наказ про оповіщення не видавався.

 

Дякую вам за увагу! Зустрінемось на наступному уроці!