Зміни у військовому обліку & Перевірки ТЦК разом із ДПС та Держпрацею в умовах (не)мораторію: як підготуватися за додатком 31 та уникнути штрафів

Додаткові матеріали

Презентація

Зразок повідомлення за додатком 4 (прийняття на роботу)

Зразок супровідного листа до ТЦК про зміну облікових даних (дані для заповнення додатка 5 до Порядку № 1487 наявні не повністю)

Нова форма військово-облікового документа

Пропозиція надати військово-обліковий документ при прийнятті на роботу

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю! На восьмому уроці. Сьогодні ми будемо говорити про перевірку питання, як ви приймали на роботу працівників і брали їх на персональний військовий облік за місцем роботи або за місцем навчання.

Спочатку розберемо, що перевіряють, коли це питання перевіряється. Перше, на що звертають увагу, – це наявність військово-облікового документу на момент прийняття на роботу і на поточну дату. Нагадую, що починаючи з квітня 2021 року при прийнятті на роботу призовників, військовозобов’язаних або резервістів вони обов’язково повинні подавати військово-обліковий документ. Ви не маєте права приймати на роботу без нього. Наприклад, якщо у працівника був військовий квиток, він має зберігатися у справах військового обліку та в особовій справі при прийнятті на роботу.

На поточну дату також має бути військово-обліковий документ. Якщо це «Резерв +», то зберігається ще й роздруківка «Резерв+». Нагадую, що військово-обліковий документ в електронній формі має таку ж юридичну силу, як і паперовий. Роздруківка електронного документа з QR-кодом прирівнюється до паперового документа. Тому, якщо у вас зберігаються старі військові квитки, нехай вони залишаються у копіях. Але якщо ви вже ведете військовий облік за електронним документом, то всі дані потрібно вносити тільки з цього документа.

Не потрібно змішувати інформацію з одного документа з іншим. Наприклад, якщо працівник має «Резерв +», то це більш пізній документ, ніж паперовий військовий квиток, і облік ведеться вже за ним. Був період, коли у «Резерв +» не було достатньо інформації для внесення до списків, а у військовому квитку вона була. У таких випадках доводилося брати дані із двох документів. Але зараз достатньо використовувати більш пізніший документ, наприклад, роздруківку «Резерв +».

З 31 липня змінилася форма додатку №5 – це списки персонального військового обліку. Тепер там немає граф, які раніше вимагали додаткового пошуку інформації. Достатньо використовувати більш актуальний документ, наприклад, «Резерв +».

Далі, що ще перевіряють? Внесення змін до списків щодо новоприйнятого працівника та відомості. Тобто перевіряють, як вчасно і чи правильно, чи в повному обсязі вноситься інформація. Прийняли працівника – у вас є 5 днів для внесення його даних до списків персонального військового обліку. Ви змінюєте цифру у відомості. Наприклад, якщо у вас було три призовники, а прийшов ще один, то цифра змінюється на чотири.

Це ведеться в електронній формі, але можна і в паперовій. Більшість зараз веде облік в електронній формі. Протягом семи календарних днів із моменту видання наказу ви повинні повідомити ТЦК, надіславши повідомлення за додатком №4.

Ще одна важлива дія – ознайомлення працівника під підпис із правилами військового обліку. Це стосується лише тих працівників, які є призовниками, військовозобов’язаними або резервістами. Тих, хто не належить до цих категорій, ознайомлювати не потрібно. Підпис працівника має бути збережений у журналі ознайомлення, на аркуші ознайомлення чи на самих правилах.

Документи, які слід підготувати:

• Військово-облікові документи в копіях або роздруківках, які зберігаються у двох місцях: в особовій справі працівника та у справах військового обліку.
• Накази про прийняття на роботу. Перевіряють дату видання наказу і дату повідомлення ТЦК.
• Списки персонального військового обліку на поточну дату та роздруковані списки станом на 1 січня кожного року.
• Докази ознайомлення працівників із правилами військового обліку (журнал, аркуш ознайомлення, підпис на правилах).

Нагадую, що правила військового обліку змінилися з 31 липня 2025 року. Нові правила потрібно розмістити на видному місці. Ознайомлювати працівників із новою редакцією правил не обов’язково, якщо вони вже були ознайомлені на момент прийняття на роботу.

Однією з найпоширеніших помилок на цьому етапі є прийняття працівників без військово-облікового документу. Таке трапляється доволі часто. Я чудово розумію кадровиків чи відповідальних осіб, які стикаються з цією ситуацією. Бувало, що мені казали: «Ну, що я зроблю, якщо директор наполягає, щоб ми зараз прийняли, а потім він принесе документ».

Так, реальність буває складною, і іноді невідворотність такого прийняття може бути зрозумілою. Ви цінуєте свою роботу, а керівник наполягає. Але важливо попередити керівника про можливі наслідки. Прийняття працівника без військово-облікового документу може призвести до штрафу до 59 500 грн. Тому, навіть у складних ситуаціях, слід наполягати на тому, щоб працівник був прийнятий на роботу лише за наявності військово-облікового документу.

Якщо виникають проблеми з військово-обліковим документом працівника, проводьте роз’яснювальну роботу. Пояснюйте працівнику, який саме документ потрібен, і що він має зробити. Наприклад, можна повідомити працівнику про необхідність звернутися до ТЦК для уточнення даних або для оновлення документу.

Обов’язково, якщо виникає проблема, інформуйте ТЦК про порушення працівниками правил військового обліку. Це важливий аспект, який часто ігнорують, але він може допомогти уникнути проблем із перевірками в майбутньому.

Ще одна поширена помилка – невірні записи у списках персонального військового обліку. Наприклад, неправильно заповнена форма додатку №5. У цій формі дійсно є спірні моменти, які викликають труднощі навіть у досвідчених фахівців. Ми також сперечаємося з різними експертами щодо правильного заповнення, тому розумію, що у вас можуть бути помилки.

Рекомендую взаємодіяти з ТЦК. Хоча це може бути не дуже зручно, але така взаємодія передбачена порядком ведення військового обліку. Підприємство повинно співпрацювати з ТЦК, ставити запити, уточнювати процедури. Це буде великим плюсом для вас під час перевірок.

І, звісно, неознайомлення працівників із правилами військового обліку також є поширеною помилкою. Нагадую, що ознайомлювати потрібно лише тих працівників, які є призовниками, військовозобов’язаними або резервістами.

Окремо хочу зазначити, що ви можете приймати на роботу і зберігати як паперові, так і електронні військово-облікові документи. Якщо працівник з певної причини не завантажив собі «Резерв +», не хоче електронного військово-облікового документу або не бажає йти до ТЦК, це не є проблемою. У вас можуть зберігатися старі військово-облікові документи, такі як військовий квиток, тимчасове посвідчення військовозобов’язаного чи посвідчення про приписку.

Дякую за увагу! Готуємося до перевірок ТЦК.