Кадрові документи за Збірником та ДСТУ 4163:2020, їх реєстрація: обов'язкові реквізити та зразки

Додаткові матеріали

Презентація

Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів, встановлений ДСТУ 4163:2020

Текстове розшифрування відео

Шановні колеги! Вітаю вас на своєму авторському відеокурсі «Кадрові документи за збірником» та ДСТУ 4163-2020 на тему «Їх реєстрація. Обов'язкові реквізити та зразки».

Темою першого уроку є обов'язкові та додаткові реквізити кадрових документів відповідно до ДСТУ 4163:2020. Національним стандартом України, який ми знаємо під кодом ДСТУ 4163:2020, встановлено 32 реквізити. Проте в жодному управлінському, зокрема кадровому, документі не може бути одночасно зафіксовано всі ці реквізити.

Серед встановлених стандартом реквізитів є обов'язкові, які надають документу юридичну силу, та додаткові, наявність яких залежить від конкретного виду документа, особливостей його засвідчення, опрацювання та виконання.

Згідно з пунктом 4.4 ДСТУ 4163:2020, документи, що їх створюють юридичні особи, обов'язково повинні мати такі реквізити:

• Найменування юридичної особи;
• Назва виду документа (вказується на всіх документах, окрім службових листів);
• Звичайна дата документа;
• Реєстраційний індекс;
• Заголовок до тексту документа;
• Текст документа;
• Підпис (може бути кваліфікований електронний підпис для електронних документів).

Між тим, незважаючи на обов'язковість ДСТУ 4163:2020, ви всі знаєте, що це обов'язковий нормативно-правовий акт. Серед зазначених обов'язкових реквізитів є один, який на практиці не прийнято оформлювати на деяких кадрових документах, зокрема таких як заява, автобіографія і характеристика. Цей реквізит називається заголовок до тексту.

Які ж у нас є додаткові реквізити, які можуть бути оформлені на кадрових документах? Отже, до них належать:

• Зображення емблеми юридичної особи або торговельної марки;
• Найменування юридичної особи вищого рівня (якщо ваше підприємство підпорядковане іншій юридичній особі);
• Місце складання документа;
• Адресат;
• Гриф затвердження документа;
• Резолюція;
• Відмітка про контроль;
• Відмітка про наявність додатків;
• Відбиток печатки;
• Віза документа;
• Гриф погодження або гриф схвалення документа;
• Відомості про виконавця документа;
• Відмітка про ознайомлення з документом;
• Відмітка про виконання документа;
• Відмітка про надходження документа до юридичної особи;
• Відмітка про наявність примірника з паперовим або електронним носієм інформації.

Серед додаткових реквізитів, які я щойно назвала, можна виокремити ті, що є обов'язковими для певних конкретних видів документів. Розглянемо їх:

1. Реквізит «Адресат» – обов'язковий для заяв, доповідних, пояснювальних та службових записок.
2. Гриф затвердження – обов'язковий для штатного розпису, положення про відділ кадрів, колективного договору, правил внутрішнього трудового розпорядку, посадових і робочих інструкцій, а також для деяких видів актів та протоколів. Без цього грифу затвердження зазначені документи не матимуть юридичну силу.
3. Відмітка про ознайомлення з документом – обов'язковий для посадових і робочих інструкцій, усіх видів кадрових наказів і навіть для деяких видів актів.
4. Відмітка про засвідчення копій документа – не є ані обов'язковим, ані додатковим для оригіналів кадрових документів, проте є обов'язковим для копій та витягів, які виготовляються з кадрових наказів та усіх особових документів, що надаються працівниками при влаштуванні на роботу. Це також стосується документів, які можуть надаватися для підтвердження певних пільг, таких як посвідчення учасника бойових дій або особи з інвалідністю, свідоцтво про смерть тощо.

Прощаюся з вами до наступного уроку!