Кадрові документи за Збірником та ДСТУ 4163:2020, їх реєстрація: обов'язкові реквізити та зразки

Додаткові матеріали

Презентація

Зразок бланка конкретного виду документа (наказу) з поздовжнім розташуванням реквізитів

Зразок бланка листа юрособи з кутовим розташуванням реквізитів

Зразок загального бланку юрособи з поздовжнім розташуванням реквізитів

---

Текстове розшифрування відео

Шановні колеги! Вітаю вас на другому уроці. Темою цього уроку є "Бланки кадрових документів за ДСТУ 4163:2020".

Хочу звернути вашу увагу на те, що бланк службового документа — це уніфікована форма службового документа, яка представлена у вигляді стандартного аркуша паперу або його електронного шаблону. Цей бланк містить надруковану постійну інформацію та місце для фіксування змінної інформації. Визначення цього поняття закріплено у пункті 4.1.6 національного стандарту України, що стосується діловодства, архівної справи, термінів та визначень понять. Код цього стандарту — ДСТУ 2732:2023, і він є чинним з 1 березня 2024 року. Цей стандарт також називають термінологічним.

Вимоги до виготовлення бланків регулюються іншим стандартом. Це Національний стандарт України, який стосується державної уніфікованої системи документації, а саме — уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації, що визначає вимоги до оформлення документів ДСТУ 4163:2020, на який ми сьогодні будемо посилатися.

Що стосується форматів бланків, то відповідно до ДСТУ 4163:2020, для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів, зокрема кадрових, слід використовувати аркуші паперу формату А4 та А5. Для бланку кадрового наказу, акту, протоколу, автобіографії, характеристики та подання слід використовувати виключно аркуші паперу формату А4. Бланки кадрових заяв, довідок, доповідних, пояснювальних та службових записок можуть бути виготовлені як на папері формату А4, так і формату А5.

Крім того, допустимо використовувати бланки формату А3 для оформлення документів у вигляді таблиць, наприклад, для штатного розпису або планової звітної документації. Головне, щоб на вашому підприємстві був принтер, здатний друкувати документи у форматі А3.

Стандарт ДСТУ 4163:2020 визначає такі основні види бланків:

1. Загальний бланк юридичної особи — призначений для створення різних видів документів, крім листів.
2. Бланк конкретного виду документа — для будь-якого документа, окрім листа.
3. Бланк листа.

Кадрові документи, такі як накази, заяви, акти подання та деякі інші, можна оформлювати і на загальному бланку юридичної особи.

Будь ласка, зверніть увагу на слайди (див. презентацію). Перед вами загальний бланк юридичної особи. Давайте уважно розглянемо його та прокоментуємо, які обов'язкові реквізити мають бути присутніми.

Отже, на бланку може бути зображення емблеми підприємства у верхній частині. Згідно зі стандартом, допускається також розташування цього зображення у лівій частині на одному рівні з найменуванням підприємства. Якщо ваше підприємство підпорядковане іншій юридичній особі, може бути зазначено найменування юридичної особи вищого рівня. Обов'язково має бути зазначено найменування вашого підприємства, яке згідно з ДСТУ 4163:2020 повинно наводитися повністю. Воно друкується великими літерами, напівжирним шрифтом. Під повним найменуванням, в дужках чи без них, ви можете зазначати скорочене найменування, якщо воно також офіційно зареєстровано в ваших установчих документах.

Рядком нижче, трохи праворуч від найменування юридичної особи, має бути зазначений код за ЄДРПОУ — єдиний державний реєстр підприємств і організацій України, що стосується саме вашої юридичної особи. По центру, синім кольором, ви бачите на слайді (див. презентацію)  місце для назви виду документа. Це місце має бути на бланку порожнім, і саме в це місце ви можете вдруковувати будь-яку назву відповідного документа.

Далі, обов'язковими реквізитами загального бланку є дата документа. Для неї потрібно залишити обмежувальні позначки. Її зазначають ліворуч без відступу від межі лівого поля документа. По центру на бланку зазначають обов'язково місце складення, оскільки для бланків місце складення є обов'язковим реквізитом. Праворуч, на одному рівні з датою та місцем складення, залишається місце під оформлення реєстраційного індексу. Ви бачите номер та порожнє місце, в яке потім, після реєстрації, буде записано реєстраційний індекс.

Також на загальному бланку юридичної особи може бути передбачене місце з обмежувальними позначками для зазначення реквізиту заголовок до тексту документа. Ось таким чином виглядає загальний бланк юридичної особи.

Далі розглянемо бланки конкретних видів кадрових документів. Ви повинні знати, що рішення щодо виготовлення бланків конкретних видів документів, таких як бланк наказу, бланк акту, протоколу, довідки, заяви та інших документів, приймає керівництво вашої юридичної особи на власний розсуд. При цьому ДСТУ 4163:2020 рекомендує виготовляти такі бланки, якщо кількість документів конкретного виду перевищує 2000 одиниць на рік.

Тепер зверніть увагу на слайди. Ви бачите бланк наказу (див. презентацію), тобто бланк конкретного документа. Він також оформлюється на основі загального бланку. Чим він відрізняється? Ви бачите всі ті самі реквізити, як і на загальному бланку юридичної особи, лише у тому місці, де має бути зазначено, на загальному бланку це буде порожнє місце, а на бланку конкретного виду документа ми бачимо друковану назву виду документа. В даному випадку це наказ. Вона друкується великими літерами, напівжирним шрифтом (див. презентацію).

Крім того, згідно з вимогами нашого стандарту, назва документа може друкуватися шрифтом трохи більшого розміру, ніж інші реквізити, зазначені на бланку. Наприклад, якщо у вас найменування юридичної особи, дата, місце складення ви друкуєте шрифтом 12 пунктів, то слово наказ ви можете надрукувати 14-м або навіть 16-м розміром, щоб назва виглядала чітко і була відразу помітною.

Для виготовлення будь-якого із зазначених видів бланків документів можна використовувати два варіанти розташування реквізитів:

1. Повздовжній варіант — коли постійні реквізити розміщують вздовж верхньої частини аркуша. Це так званий поздовжній бланк.
2. Кутовий бланк — коли постійні реквізити розміщують у лівому верхньому куті. На кутовому бланку реквізити потрібно розміщувати прапоровим способом. Це спосіб, коли кожний рядок реквізиту починається від межі лівого поля і не повинен перевищувати 73 мм, або 28 друкованих знаків, якщо ви оформлюєте цей реквізит шрифтом 12 пунктів.

На повздовжньому бланку реквізити оформлюються центрованим способом, коли початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж лівого та правого полів бланка. Зараз я вам продемонструю, як це виглядає. На екрані у нас центрований спосіб розташування реквізитів. Це бланк конкретного виду документа, бланк протоколу. Він складений так само, як і бланк наказу. Таким чином може бути виготовлений бланк протоколу. Якщо цей протокол не підлягає затвердженню, його можна оформити центрованим способом.

Другий варіант — це кутовий спосіб розташування реквізитів. Ви бачите його на прикладі оформлення бланку заяви. Для заяви також можна виготовити бланк, або, як ми його ще називаємо, трафаретна форма. Оскільки заява має реквізит адресат, я вам розкрию маленький секрет: коли і в якому випадку краще застосовувати кутовий спосіб. Якщо документи підлягають адресуванню або затвердженню, і в їхній правій частині потрібно розміщувати відповідний реквізит — це реквізит адресат або гриф затвердження, тоді краще, щоб сам бланк був оформлений кутовим способом, а шапка бланку розміщувалася у лівій частині. Це забезпечить достатньо місця для оформлення реквізиту адресат або грифу затвердження, щоб вони не займали зайве місце.

Також хочу нагадати, що нашим стандартом ДСТУ 4163:2020 встановлено поля у міліметрах. Бланки повинні мати такі поля: ліве поле — 30 мм, праве — 10 мм, верхнє та нижнє — по 20 мм. Бланки паперових документів виготовляють виключно на білому папері високої якості з фарбами насичених кольорів.

Додатково хочу зазначити, що допустимо виготовляти бланки за допомогою комп'ютерної техніки.

Дякую за увагу! До зустрічі на наступному уроці!