Кадрові документи за Збірником та ДСТУ 4163:2020, їх реєстрація: обов'язкові реквізити та зразки

Додаткові матеріали

Презентація

Зразок простого (індивідуального) кадрового наказу про прийняття на роботу

---

Текстове розшифрування відео

Шановні колеги! Вітаю вас на третьому уроці. Темою цього уроку є особливості оформлення простого, або індивідуального, кадрового наказу.

Кадровий наказ є розпорядчим документом, який видається керівником підприємства на правах єдиноначальності та в межах його компетенції з різних кадрових питань. Кадровий наказ має склад обов'язкових реквізитів, які встановлені ДСТУ 4163:2020. До цих реквізитів належать обов’язково:

1. Найменування підприємства.
2. Код підприємства за ЄДРПОУ.
3. Назва виду документа.
4. Дата документа.
5. Реєстраційний індекс документа.
6. Місце складення документа.
7. Заголовок до тексту.
8. Текст документа .
9. Відмітка про наявність підстави для видання цього наказу.
10. Підпис.
11. Віза документа.
12. Відмітка про ознайомлення з документом.

Цей склад реквізитів є важливим, і його необхідно дотримуватись при оформленні наказу.

Варто зазначити, що за поданням інформації у тексті накази з кадрових питань поділяються на прості (індивідуальні) та складні (зведені). Сьогодні ми з вами зосередимося на індивідуальних кадрових наказах та особливостях їх оформлення.

Індивідуальний кадровий наказ містить інформацію про управлінську дію стосовно одного конкретного працівника підприємства. Індивідуальний кадровий наказ може бути оформлений різними варіантами:

• у трафаретній формі, яка розроблена на основі уніфікованої форми відповідного виду наказу;
• на бланку наказу;
• на загальному бланку підприємства;
• на чистому стандартному аркуші паперу формату А4 з відтворенням усіх необхідних реквізитів.

Що стосується уніфікованих форм кадрових наказів, то про них я розповім вам на одному з наступних уроків. Що ж до бланків, бланку конкретного виду документа наказу або загального бланку підприємства, їх відмінності та випадки використання ви можете переглянути на другому уроці.

Подивіться, будь ласка, на слайд (див. презентацію). Я підготувала зразок індивідуального кадрового наказу — наказ про прийняття на роботу на умовах сумісництва. Це у нас наказ про прийняття на роботу на умовах сумісництва. І ми зараз дуже детально на прикладі цього наказу розглянемо, яким же чином потрібно оформлювати всі індивідуальні кадрові накази.

Отже, що має бути? У верхній частині ви бачите шапку бланка (див. презентацію). Тобто незалежно від того, чи це у вас загальний бланк юридичної особи, ви туди вдруковуєте назву виду документа — наказ, чи у вас вже є готовий бланк наказу, чи можемо припустити, що це ви взяли чисті стандартні аркуші паперу і всі ці реквізити туди відтворили. В будь-якому разі він має виглядати саме таким чином.

Яким чином? Що у вас в верхній частині зазначається повне найменування юридичної особи. Це обов'язкова вимога. І, крім того, під повною ви ще можете зазначити скорочену. Для чого? Тому що якщо по тексту далі ви будете посилатися на це найменування, то вам не потрібно буде заново повністю відтворювати його, можете скорочено зазначити. Ну, от хай це буде, наприклад, ТОВ "Перемога".

Далі, під цим реквізитом, нижчим рядочком, праворуч, ми повинні обов'язково зазначити код ЄДРПОУ, тобто код вашого підприємства за єдиним державним реєстром підприємств і організацій України. Ви бачите вісім цифр, які мають відповідати саме коду вашої юридичної особи.

Далі, якщо це бланк оформлений центрованим способом, тут якраз у нас центрований спосіб, то назву виду документа друкуємо по центру, центровано по відношенню до тексту. Великими літерами, напівжирним шрифтом зазначається слово "НАКАЗ".

Нижче, відступивши десь на півтора-два рядочки, ми оформлюємо такі три обов'язкові реквізити. У нас має бути визначене місце, обмежувальні позначки для внесення дати документа. Цей реквізит зазначаємо ліворуч, без відступу від межі лівого поля. По центру зазначаємо місце складення, воно вже може бути вдруковане в бланку, тому що ви знаєте наперед, яке у вас місце складення. І у правій частині цього рядочку має бути залишене місце для проставлення реєстраційного індексу. Дата і реєстраційний індекс у нас зазначені синім кольором курсива. Це означає, що ці реквізити ви маєте внести туди власноруч після того, як наказ буде підписаний. Він має бути в цей же день зареєстрований, і проставлені відповідно дата реєстрації та реєстраційний індекс (див. презентацію).

Припустимо, у нас дата 1 жовтня. Ми можемо оформити дату як виключно цифровим способом, ви бачите цей варіант на слайді, так і літерно-цифровим або словесно-цифровим. Можна зазначити, що це 01 жовтня 2025 р. і ми тоді ставимо крапочку.

Далі, що стосується місця складення. Якщо цей документ створений у столиці, якщо це підприємство зареєстроване, документація ведеться в місті Києві, то перед зазначенням в столиці літерку "м." ми не проставляємо. Це така вимога стандарту. Якщо це інші населені пункти, ми проставляємо скорочений варіант зазначення відповідного населеного пункту. Якщо це місто, наприклад, м. Харків, м. Дніпро, м. Суми, ну і так далі, м. Буча, м. Ірпінь. Якщо це місто, селище, наприклад, Макарів, ми пишемо літерку "с-ще", скорочено селище. І село, ну тоді ми ще маємо зазначити обов'язково. Там інші вимоги. В даному випадку у нас наказ створений в місті Києві.

Далі, під цими реквізитами обов'язково має зазначатися заголовок до тексту наказу, його дозволено оформлювати напівжирним шрифтом. Зазначаємо чітко, що це у нас індивідуальний наказ про прийняття на роботу одного конкретного працівника, в даному випадку про прийняття на роботу Альбіни Мельник, і достатньо в заголовку до тексту зазначити її власне ім'я та прізвище (див. презентацію).

А от в текстах кадрових наказів (по відношенню до працівників) маємо зазначати їх повне прізвище, ім'я та по-батькові. Ви бачите, що кадровий індивідуальний наказ, він, як правило, не має констатуючої частини, він відразу починається з розпорядчої частини. Якщо це про прийняття на роботу, то буде наказове дієслово "ПРИЙНЯТИ". Слово "ПРИЙНЯТИ" друкуємо великими літерами, без відступу від межі лівого поля. Ставимо дві крапки, причому зверніть увагу, робити інтервали зайві між словом "ПРИЙНЯТИ" та прізвищем працівника не потрібно, але це прізвище ми друкуємо з абзацу. Згідно з ДСТУ 4163:2020, зараз абзацний відступ у нас становить 10 мм, що дорівнює 1 см. На комп'ютері можете це автоматично вибудувати, і вам постійно будуть абзацні відступи друкуватися з відступом на 1 см.

Ми друкуємо великими літерами МЕЛЬНИК Альбіну Васильівну, і далі ми вже зазначаємо текст. Я не буду зосереджувати на ньому свою увагу, тому що темою нашого уроку не є розгляд трудових відносин, але це про прийняття, тому зазначається назва посади, на яку приймається, структурний підрозділ, дата прийняття і відповідні умови.

Далі, під текстом, нижче, відступивши десь півтора інтервали, без відступу від межі лівого поля, ми зазначаємо підставу. Друкуємо слово "Підстава". Цей реквізит оформлюється за зразком реквізиту відмітка про наявність додатків. Так само оформлюється і підстава. Підстава — дві крапочки. Якщо підставою є один документ, його не нумеруємо, просто зазначаємо: "Підстава — заява Альбіни Мельник, дата заяви та реєстраційний індекс, номер, за яким зареєстрована у відповідній реєстраційній формі ця заява." Якщо у нас кілька документів, що є підставами для видання певного кадрового наказу, тоді вони мають бути пронумеровані, наприклад, перша заява, друге акт або доповідна записка або трудовий договір чи контракт в залежності від того, яка розглядається управлінська дія і які є підстави для її прийняття.

Нижче підстави, відступивши вже два, максимально три інтервали, дуже багато відступати не потрібно. Це за уникнення фальсифікації в документах. Тобто від 2 до 3 інтервалів ми друкуємо реквізит "підпис". Яким чином, з яких елементів він складається? Це має бути назва посади керівника вашої юридичної особи. Вже зазначати, що це директор товариства або директор ТОВ «Перемога» не потрібно. Ми зазначаємо просто посаду "Директор" або "Генеральний директор", тому що на бланку вже в верхній частині повне найменування зазначено, тому достатньо просто посада, що це директор.

Далі залишаємо місце під його особистий підпис, який він проставляє власноруч, тому на слайді ви бачите його зазначений синім кольором курсивом (див. презентацію). Це пан Сидорчук Григорій, він підписав. Розшифрування підпису оформлюється наступним чином. Друкується власне ім'я, не ініціали, а саме повне власне ім'я та прізвище цієї посадової особи. Прізвище ми оформлюємо великими літерами.

Далі. Під підписом мають бути оформлені візи. Тут на одному аркуші вони всі не вмістилися, тому я зараз вам далі продемонструю, як ці візи оформлювати, тому що це дуже важливо (див. презентацію). Кадрові накази потребують внутрішнього погодження, а внутрішнє погодження ми оформлюємо шляхом візування. От на такому наказі має бути віза начальника відділу кадрів, віза головного бухгалтера і відповідна віза керівника того структурного підрозділу, до якого пані Альбіну Мельник приймають на роботу. Ця людина також має поставити свою візу, що вона в курсі, що вона не заперечує.

І, до речі, ще хочу звернути вашу увагу, що ці візи оформлюються і датуються напередодні підписання директорам. Тобто спочатку проєкт кадрового індивідуального наказу, він візується відповідними посадовими особами і тільки потім подається на підпис директору. А вже після підписання на кадровому наказі обов'язково зазначається реквізит, який називається "відмітка про ознайомлення з документом" таким чином. Ми знаємо, що це у нас жінка, тому ми друкуємо, що з наказом "Ознайомлена"; був би чоловік — з наказом "Ознайомлений". Ставимо дві крапочки. З нового рядка залишається місце під підпис "Альбіни Мельник", робиться розшифрування власне ім'я та прізвище, вдруковується заздалегідь, і вниз ще залишається місце під дату ознайомлення. Коли наказ у нас підписаний, зареєстрований, пані Альбіна Мельник зобов'язана з ним ознайомитися, поставити свій підпис та дату ознайомлення.

Нарешті, як обіцяла, хочу вам продемонструвати, яким же чином мають бути оформлені візи. Приклади в презентації. Може бути зазначена назва посади відповідної посадової особи за потреби. Так передбачено у стандарті. Можна її не зазначати. Якщо ми зазначаємо, друкуємо "Начальник відділу кадрів" чи "Завідувач відділу кадрів". І далі буде нижчий його підпис, власне ім'я, прізвище і дата. Так само головний бухгалтер та інші посадові особи. Зазвичай візи оформлюються одна під одною. Якщо таких віз на документі багато, їх можна розташувати у кілька стовпчиків.

До зустрічі на четвертому уроці!