Кадрові документи за Збірником та ДСТУ 4163:2020, їх реєстрація: обов'язкові реквізити та зразки

Додаткові матеріали

Презентація

Уніфікована форма наказу (розпорядження) про атестацію кадрів

Уніфікована форма наказу (розпорядження) про встановлення доплат і надбавок

Уніфікована форма наказу (розпорядження) про відрядження

Уніфікована форма наказу (розпорядження) про заохочення

Уніфікована форма наказу (розпорядження) про звільнення з роботи

Уніфікована форма наказу (розпорядження) про надання відпустки

Уніфікована форма наказу (розпорядження) про оголошення догани

Уніфікована форма наказу (розпорядження) про переведення (переміщення) працівника в межах однієї юридичної особи

Уніфікована форма наказу (розпорядження) про прийняття на роботу

---

Текстове розшифрування відео

Шановні колеги, вітаю вас на п'ятому уроці. Сьогодні ми будемо розглядати оновлені, уніфіковані форми різних видів кадрових наказів.

Отже, дев'ять оновлених уніфікованих форм кадрових наказів містить новий збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, який був схвалений на засіданні нормативно-методичної комісії Державної архівної служби України 8 квітня цього року. Ця інформація зафіксована у протоколі №1. Тому відповідно, збірник ми називаємо під номером цього протоколу, тобто збірник №1.

Хочу відзначити, які саме кадрові накази, уніфіковані форми яких містяться в збірнику №1, увійшли до цього збірника. До речі, варто зазначити, що в кожній уніфікованій формі поєднано документи: наказ і розпорядження. Це пов'язано з тим, що деякі юридичні особи мають право видавати розпорядження, тоді як переважна більшість підприємств видає накази. Відмінність полягає лише в назві виду документа. Також у тексті розпорядча частина може відрізнятися: у наказі ми зазначаємо слово "НАКАЗУЮ", що переважно стосується наказів з основної діяльності та адміністративно-господарських питань. У розпорядженнях використовується слово "ЗОБОВ’ЯЗУЮ". Відповідно, у відмітці про ознайомлення буде зазначено або "з наказом ознайомлений", або "з розпорядженням ознайомлений". Все інше має однаковий вигляд і наповнення.

Отже, до збірника номер один увійшли такі кадрові накази:

• Наказ про прийняття на роботу.
• Наказ про переведення або переміщення працівника в межах однієї юридичної особи.
• Наказ про звільнення з роботи.
• Наказ про оголошення догани.
• Наказ про атестацію кадрів.
• Наказ про заохочення, нагородження або преміювання.
• Наказ про встановлення доплат і надбавок.
• Наказ про надання відпустки.
• Наказ про відрядження.

Сьогодні розглянемо деякі з цих уніфікованих форм. Я також навчу вас, як з уніфікованої форми можна виготовити трафаретну форму. На жаль, всі дев'ять форм ми не встигнемо охопити в межах уроку, але я намагатимусь надати додатковий матеріал. Тобто під уроком будуть доступні всі дев'ять уніфікованих форм, які ви зможете самостійно розглянути і застосовувати в роботі.

На жаль, станом на сьогоднішній день збірник номер один не оприлюднено на офіційному сайті Укрдержархіву або його галузевої інституції, яка є розробником. Наразі ці уніфіковані форми вже будуть у вас.

Уніфіковані форми кадрових наказів, представлені у збірнику номер один, призначені для використання у практичній роботі юридичних осіб різних галузей і сфер діяльності, для створення як конкретних видів наказів, так і для розроблення трафаретних бланків, що значно спрощує процес підготовки відповідних наказів.

Зверніть увагу на слайд (див. презентацію). Перед вами уніфікована форма наказу про звільнення. Ця форма містить як наказ, так і розпорядження. Слово "розпорядження" ми опускаємо, оскільки в нашому уроці акцент робиться на наказ.

У верхній частині, як в усіх уніфікованих формах, передбачено місце для оформлення найменування юридичної особи. Нижче праворуч залишено місце для проставлення коду за Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України (ЄДРПОУ). По центру оформлюємо відповідну назву виду документа — "НАКАЗ" або "РОЗПОРЯДЖЕННЯ". Будьте уважні: при виготовленні трафаретної форми використовуйте лише одну відповідну назву документа.

На практиці я зустрічала ситуації, коли надають працівникові для оформлення документи, в яких вказані обидва слова —  "НАКАЗ" і "РОЗПОРЯДЖЕННЯ". Це неправильно. Ви повинні закласти тільки одне слово, яке відповідає назві виду документа, який ви маєте право видавати згідно з установчими документами.

В усіх уніфікованих формах передбачені обмежувальні позначки для зазначення дати наказу, місця складання наказу та реєстраційного індексу. Також у всіх формах передбачені заголовки до тексту. У випадку наказу про звільнення буде зазначено, що це наказ про звільнення з роботи.

Наказ про звільнення зазвичай складається без констатуючої частини і починається з наказового слова "ЗВІЛЬНИТИ", після якого ставляться дві крапки. У уніфікованій формі передбачено, що зверху буде зазначена дата звільнення, щоб вона була помітною.

Майже в усіх кадрових наказах у цих уніфікованих формах передбачено також зазначення табельного номера працівника. Далі, тексти в уніфікованих формах пропонується оформлювати в анкетній формі, з виділеними рядками і під ними вказано, що потрібно вписувати або вдруковувати.

Якщо у вас запроваджена система електронного документообігу, ці уніфіковані форми можна внести в систему і створювати відповідні документи в електронному вигляді.

В усіх кадрових документах має бути зазначене повне прізвище, ім'я та по батькові працівника. Прізвище друкується великими літерами. Також зазначається найменування структурного підрозділу, з якого звільняють працівника або до якого переводять. Якщо надається відпустка, також зазначається найменування структурного підрозділу, якщо підприємство має такий структурний поділ.

Обов'язково зазначається назва посади або професії (див. презентацію), а за наявності — розряд, кваліфікаційна категорія або клас відповідного працівника. У уніфікованій формі наказу про звільнення має бути зазначена обов'язкова причина звільнення, а також відомості про розрахункові виплати, тобто що людина отримала чи має отримати виплати за певний відпрацьований час або за невикористані дні щорічних основних і додаткових відпусток.

Під текстом кожного кадрового наказу обов'язково зазначається підстава. У випадку звільнення це може бути заява працівника.

У цій уніфікованій формі також передбачена можливість отримання вихідної допомоги, але лише в тому випадку, якщо це закладено в колективному договорі. Це може стосуватися випадків, коли працівник виходить на пенсію або в інших певних обставинах, або якщо в колективному договорі передбачено, що працівникові надається вихідна допомога у разі звільнення.

Обов'язковим є оформлення реквізиту «підпис». У реквізиті «підпису» зазначають назву посади керівника юридичної особи, його власний підпис, ім'я та прізвище. Також передбачено місце для оформлення візи документа. Як оформити візу, ми розглядали на одному з попередніх уроків, де я надавала зразок.

На кожному кадровому наказі повинно бути, як мінімум, кілька віз різних посадових осіб, і порядок їх розташування залежить від відповідної управлінської дії.

В кожній уніфікованій формі кадрового наказу передбачена відмітка про ознайомлення з цим наказом. Залежно від статі посадової особи та працівника, прописується "Ознайомлений" або "ознайомлена".

Ця уніфікована форма наказу про звільнення і багатьох інших наказів передбачає оформлення на її підставі саме індивідуального кадрового наказу, тому звільнення кількох працівників в цій формі не оформлюється. Це анкетна форма, яка стосується лише одного конкретного працівника.

Далі ви бачите уніфіковану форму наказу про надання відпустки (див. презентацію). Хочу відзначити, що ми не будемо детально вдаватися в особливості її оформлення, як це було раніше. Тут міститься майже весь набір реквізитів, закладений у попередній уніфікованій формі. Також текст в анкетній частині зазначається.

Хочу звернути вашу увагу на те, що на підставі саме цієї уніфікованої форми про надання відпустки може бути оформлена будь-яка відпустка. Це не обов'язково має бути надання щорічної основної відпустки. У нижньому рядку тексту зазначено, що це може бути різний вид відпусток. Ви або підкреслюєте, або вписуєте, який саме вид відпустки надається: щорічна основна, щорічна додаткова, соціальна, навчальна, відпустка без збереження заробітної плати або інші види відпусток. Також обов'язково має бути підпис керівника та всі інші реквізити.

Наступна уніфікована форма стосується наказу про встановлення доплат і надбавок. Вона трошки відрізняється, адже на підставі цієї уніфікованої форми можна оформити зведений кадровий наказ, в якому будуть зазначені різні працівники. Тому цей наказ може поділятися на пункти.

Обов'язково має бути зазначений заголовок до тексту, який буде називатися: "Про встановлення доплат і надбавок до посадових окладів працівникам". Тут може бути зазначено найменування юридичної особи, скорочене найменування або період, наприклад, на 2025 рік. Або доплати і надбавки можуть встановлюватися щомісячно, наприклад, на жовтень 2025 року, або щоквартально, наприклад, на третій чи четвертий квартал 2025 року.

Розпорядча частина такого наказу може починатися зі слова "НАКАЗУЮ" або зі слова "ВСТАНОВИТИ". Перший пункт буде стосуватися встановлення доплат, з перерахуванням працівників, яким такі доплати надаються. Другий пункт буде присвячений встановленню надбавок. У третьому пункті зазначається посадова особа, назва її посади, ім'я та прізвище. Це може бути головний бухгалтер, якому надається доручення щодо забезпечення правильності нарахування та виплати вказаних надбавок і доплат в межах затвердженого кошторису на відповідний рік або інший період.

Останнім пунктом буде покладення контролю на відповідну посадову особу. Керівник має право залишити контроль за виконанням цього наказу за собою або покласти його на іншу посадову особу. Як ви бачите, ця уніфікована форма і цей наказ за своєю побудовою та текстом більше нагадує накази з адміністративно-господарських питань, хоча це все ж таки кадровий наказ, оскільки оплата праці, встановлення доплат і надбавок є виключно кадровими питаннями. Далі підпис, візи і мають бути передбачені відмітки про ознайомлення з цим наказом всіх відповідних працівників.

Наступна уніфікована форма — це наказ про заохочення. Вона є дещо простішою і більше нагадує типову форму для кадрового наказу. Тут також розпорядча частина без констатуючої частини. Наприклад, можна зазначити: "ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ". Указується прізвище, ім'я, по батькові, найменування структурного підрозділу, назва посади відповідного працівника. Обов'язково зазначається мотив, що спонукав до відповідного заохочення.

Підставою для заохочення може бути подання або доповідна записка керівника структурного підрозділу, в якому працює відповідний працівник. Інші реквізити також повинні включати підпис, візи та відмітку про ознайомлення.

Зараз я продемонструю, як на підставі цієї уніфікованої форми ви можете легко розробити трафаретну форму (див. презентацію), куди будете вписувати змінну інформацію. Якщо ви не запам'ятали, як виглядає уніфікована форма, можете переглянути відео ще раз.

Тепер зверніть увагу на слайд (див. презентацію). Ви можете закласти, взявши ту уніфіковану форму, та відразу вдрукувати повне найменування вашої юридичної особи. Під повним найменуванням зазначити в дужках або без дужок скорочене найменування. Ви відразу вдруковуєте код ЄДРПОУ вашої юридичної особи. Залишаєте обмежувальні позначки для проставлення дати. Місце складання документа також буде незмінним, наприклад, це може бути м.Харків.

В реєстраційному індексі, якщо це наказ про заохочення, ви можете вдрукувати літеру "З", що позначатиме, що це накази про заохочення. Залишаєте текст в анкетній формі, куди будуть вписуватися або вдруковуватися відомості про працівника. Також передбачте місце для зазначення підстави.

Вже вдруковуєте розшифрування підпису вашого керівника, наприклад, "Директор товариства" -  Володимир Гавриленко". Йому достатньо буде ставити лише підпис. Нам потрібно буде кожного разу вписувати або вдруковувати його власне ім'я та прізвище.

Ви також можете закласти місце для оформлення віз. Важливо виробити чітку систему візування відповідних кадрових документів на вашому підприємстві. Бажано прописати цю систему в інструкції з діловодства.

Наприклад, на цьому наказі про оголошення подяки мають бути візи начальника відділу кадрів. Залишається місце під його підпис, власне ім'я, прізвище та дату проставлення візи. Начальник відділу також залишає місце для найменування структурного підрозділу, яким він керує, де працює працівник, якому буде оголошено відповідну подяку.

Також буде вдрукована відмітка "З наказом ознайомлений" або "ознайомлена" для проставлення відомостей про працівника, його ознайомлення, підпису та дати. Таким чином, ви отримаєте дуже зручний трафаретний бланк.

Якщо у вас виникатимуть запитання щодо оформлення тих чи інших уніфікованих форм або індивідуальних чи зведених кадрових наказів, ви можете залишати їх під нашим курсом у коментарях. Я поступово на них надам відповіді.

До зустрічі на наступному шостому уроці!