Кадрові документи за Збірником та ДСТУ 4163:2020, їх реєстрація: обов'язкові реквізити та зразки

Додаткові матеріали

Презентація

Журнал реєстрації кадрових наказів тривалого строку зберігання

Текстове розшифрування відео

Вітаю на шостому уроці! Темою цього уроку є реєстрація та індексація кадрових наказів. Отже, відповідно до вимог правил організації діловодства та архівного зберігання документів, які всі ми з вами знаємо як Правила №1000/5, документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів.

Той документ, який нас сьогодні цікавить, а саме накази з кадрових питань, реєструються окремо від інших наказів, а також відповідно до їх видів та строків зберігання. Таким чином, кадрові накази тривалого зберігання та кадрові накази тимчасового зберігання слід реєструвати в окремих журналах.

Отже, на підприємстві з традиційним паперовим документообігом має бути заведено як мінімум два журнали реєстрації кадрових наказів. Крім того, на великому підприємстві за рішенням керівництва окремо можуть вестися такі форми, як журнал реєстрації наказів про оплату праці, нарахування доплат і надбавок, надання матеріальної допомоги, а також окремий журнал реєстрації наказів про відрядження і журнал реєстрації наказів про надання щорічних відпусток.

В принципі, за рішенням керівництва і залежно від кількості наказів певного виду, можна ввести окремий журнал реєстрації для кожного виду наказів. Це не буде помилкою.

А от у разі впровадження та застосування на підприємстві автоматизованої форми реєстрації документів, на кожний кадровий наказ автоматично створюється реєстраційна моніторингова картка. Таким чином, у системі електронного документообігу журнали реєстрації не ведуться.

Тепер давайте поговоримо про індексацію кадрових наказів. Хочу звернути вашу увагу і підкреслити, що в жодному нормативно-правовому акті, а також у ДСТУ 4163:2020 не встановлено систему індексації кадрових наказів і не наведено прикладів з реєстраційними індексами у кадрових наказах. Лише в пункті четвертому глави третьої розділу третього Правил № 1000/5 обумовлено, що з метою розрізнення груп наказів з кадрових питань кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс або літерне позначення. Система таких індексів розробляється установою.

Отже, я хочу відзначити, що немає єдиного уніфікованого зразка, з якої літери має починатися позначення — з великої чи з маленької це літерне позначення, яке може відповідати різним критеріям. Таким чином, ваше підприємство має право самостійно визначати систему літерно-цифрової індексації для різних груп наказів з кадрових питань.

Я можу вам порадити кілька варіантів літерних позначень, які існують на практиці, а ви вже будете обирати, чи подобаються вони вам. Ви можете вибрати розмір літери, великий чи малий, і також вирішити, яким чином ви будете відокремлювати порядковий номер від літерного позначення — через дефіс, похилу риску.

На практиці застосовують такі варіанти літерних позначень, які додають до порядкового номера наказу за відповідною реєстраційною формою. Найчастіше ми використовуємо літеру "К". Наприклад, 10-К. Літерка "К" означає "кадри". Якщо у вас відділ кадрів або кадрова служба, то зрозуміло, що "К" позначає "кадри".

Якщо у вас, наприклад, назва структурного підрозділу "відділ персоналу", ви можете додавати літеру "П". Наприклад, 12-П буде означати "персонал". Третій варіант — це термін "особовий склад", який використовується в установах, організаціях або військових частинах, підпорядкованих Міністерству оборони України або Міністерству внутрішніх справ. У цьому випадку може бути 17-ОС.

Усі ці три літерні позначення — "кадри", "персонал", "особовий склад" — є синонімами. Тому, як ви це пропишете, має бути визначено в інструкції з діловодства. Таким чином, ви будете проставляти їх на кадрових наказах.

Крім того, ще одним варіантом є додавання літер "Тр" або "Тм" для відрізнення кадрових наказів тривалого та тимчасового строку зберігання. Наприклад, 44-К/Тр означатиме кадрові накази тривалого строку зберігання, а 95-К/Тм — кадрові накази тимчасового строку зберігання.

Коли у вас в певному кадровому наказі зафіксовані однакові конкретні управлінські дії щодо працівників, наприклад, наказ стосується атестації кадрів, ви можете запровадити літеру "а", яка буде відповідати атестації кадрів. Наприклад, 10/а. Аналогічно, для відрядження можна використовувати літеру "в", а для щорічних відпусток — "від" або "від/без ЗП", що означатиме "відпустка без збереження заробітної плати".

Отже, давайте підсумуємо основні моменти цього уроку:

1. Кадрові накази підлягають обов'язковій реєстрації.
2. Підприємство має право самостійно визначати систему індексації кадрових наказів.
3. Порядок реєстрації усіх службових документів, зокрема система індексації, має бути визначений в інструкції з діловодства на підприємстві.

На цьому наш урок завершений. До наступного уроку!