Кадрові документи за Збірником та ДСТУ 4163:2020, їх реєстрація: обов'язкові реквізити та зразки

Додаткові матеріали

Презентація

Зразок пояснювальної записки працівника про свою відсутність

Уніфікована форма пояснювальної записки

Текстове розшифрування відео

Колеги, вітаю вас на 13-му уроці, тема якого — особливості пояснювальної записки працівника. Отже, пояснювальна записка — це інформаційно-аналітичний документ, що містить пояснення змісту окремих положень іншого документа. Наприклад, до плану або звіту може додаватися така пояснювальна записка, а також пояснення причин якоїсь події, ситуації, що склалася, чи вчинків та поведінки окремих працівників.

Які реквізити мають бути в цьому документі за ДСТУ4163:2020?

1. Найменування юридичної особи — обов'язково має бути зазначене найменування організації, в якій працює автор пояснювальної записки. Якщо пояснювальну записку пише працівник структурного підрозділу, бажано зазначити також найменування цього підрозділу.
2. Назва виду документа — у пояснювальній записці обов'язково має бути зазначено, що це саме "ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА". Не слід починати документ без цього реквізиту, адже він є важливим для ідентифікації документа.
3. Адресат — всі пояснювальні записки адресуються конкретній особі, тому важливо вказати, кому саме адресована пояснювальна записка.
4. Дата документа.
5. Реєстраційний індекс.
6. Місце складання.
7. Заголовок до тексту — коротко вказується, про що йдеться в пояснювальній записці.
8. Текст документа.
9. Підпис автора пояснювальної записки — обов'язковий реквізит, що підтверджує авторство документа.
10. Відмітка про наявність додатків — за потреби.

Важливо знати, що пояснювальні записки завжди адресуються по висхідній. Це означає, що, наприклад, пояснювальна записка може бути адресована від рядового працівника структурного підрозділу до керівника цього підрозділу. Від керівника структурного підрозділу пояснювальна записка може бути адресована керівнику підприємства. Якщо пояснювальну записку складає керівник підприємства, то він має право адресувати її тільки керівнику юридичної особи вищого рівня. Наприклад, керівник підприємства не може написати пояснювальну записку начальнику відділу кадрів, оскільки це буде порушенням субординації.

Уніфікована форма пояснювальної записки наведена у збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів. Ваше підприємство може виготовити трафаретний бланк пояснювальної записки, в якому буде міститися надрукована постійна інформація, всі основні реквізити та визначене місце для фіксування змінної інформації. Змінною інформацією є дата, реєстраційний індекс, заголовок до тексту, сам текст і відомості про автора записки.

На слайді ( див. презентацію) ви бачите уніфіковану форму пояснювальної записки за збірником номер один. Оскільки цей документ має реквізит "адресат", його краще оформлювати кутовим способом, а не повздовжнім, щоб зекономити місце і забезпечити достатньо простору для оформлення реквізиту адресата (детально про це у другому уроці).

У шапці бланка, оформленої у лівій частині документа, мають бути зазначені:

• Повне найменування юридичної особи (може бути також скорочене найменування).
• Якщо автором пояснювальної записки є рядовий працівник або керівник структурного підрозділу, бажано зазначити найменування структурного підрозділу.
• Назва виду документа — "ПОЯСНБВАЛЬНА ЗАПИСКА" — друкується великими літерами, напівжирним шрифтом.
• Дата та реєстраційний індекс пояснювальної записки.

Пояснювальні записки поділяються на внутрішні та зовнішні. Внутрішні адресуються керівнику структурного підрозділу або керівнику підприємства, їх потрібно реєструвати за відповідною формою, де реєструються внутрішні документи. Зовнішні пояснювальні записки адресуються керівнику юридичної особи вищого рівня, їх реєструють у журналі вихідних документів. 

Далі "місце складення" та заголовок до тексту, який починається зі слів "Про що ця записка", після чого йде сам текст. Текст зазвичай складається лише з однієї частини, в якій наводять пояснення з приводу відповідної події, вчинку або пояснюють зміст окремих положень основного документа, який зазвичай додається. Якщо працівник виконав певну роботу, але вважає, що щось пішло не так, доцільно додати пояснювальну записку до звіту.

Під текстом може бути оформлена "відмітка про наявність додатків", якщо це необхідно. Це не обов'язковий реквізит, але якщо ви надаєте додаткові документи, такі як медичні довідки або підтвердження ситуації, це важливо.

Реквізит "підпис" складається з назви посади автора пояснювальної записки, його особистого підпису та розшифрування власного імені та прізвища, яке друкується великими літерами.

Дякую вам за увагу! До зустрічі на наступному уроці!