Звітування з кадрового та військового обліку – 2026: списки ВО, відпустки, штатний розпис, ПВТР, повідомлення

Додаткові матеріали

Презентація

Основні поради роботи зі Списками

Довідник телефонів й email ТЦК та СП у 2025 році

Шаблон документа «Списки військового обліку (додаток 5), відомість (додаток 12) і повідомлення (додаток 4) в Excel»

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги. Продовжуємо. Це урок 2. Говоримо про списки, але про їх заповнення, яким чином заповнити всі графи, який військово-обліковий документ застосовувати, комплекс дій до 25 січня та як роздрукувати на прикладі шаблону в Excel.

Перш за все проаналізуйте списки, щоб були включені до списків військового обліку наступні специфічні категорії військовозобов'язаних, призовників, резервістів. Це сумісники. Якщо у нас зовнішній сумісник, то він обов'язково має бути в списку. Працівники, з якими укладені строкові трудові договори, навіть якщо це навіть на місяць, то все одно ми щодо них ведемо військовий облік. Ніяких обмежувальних норм з цього приводу у нас тепер немає. Зняті з військового обліку також мають відображатися у списках. Але знову ж таки для того, щоб їх правильно відобразити, прослідкуйте, щоб він став у відповідному ТЦК на облік і після цього вже заповнюєте списки, щоб були максимально всі комірки заповнені.

Далі це працівники які мають відстрочку, які знаходяться за кордоном, жінки, які мають військово-обліковий документ, всі вони потрапляють до наших списків. Тож проаналізуйте списки з точки зору цієї інформації.

Наступне, про що я хочу поговорити - це про військовий обліковий документ. Отже, у нас з вами чітко зазначено, що згідно з порядком 1487, спочатку у нас ідеться про те, що військовий облік має вестися на підставі паспорта та військово-облікових документів, а у додатку 5 до порядку 1487 вже визначено, що знову ж таки ведемо списки на підставі паспорту та військово-облікового документа. Але це нам наштовхує думку на те, що власне списки ми з вами маємо заповнювати на підставі паспорта та військово-облікового документа. При цьому військово-облікових документів у нас зараз, власне, міститься дуже багато. Якщо раніше вони були прямо прописані в порядку 1487, то тепер ми з власного досвіду розуміємо, які види військово-облікових документів мають зараз застосовуватися.

Це паперові, такі як посвідчення про приписку до призовної дільниці, військовий квиток, тимчасове посвідчення військовозобов'язаного. Крім того, це паперовий військово-обліковий документ у новій формі. Він також видається ТЦК. Або це може бути згенерований військово-обліковий документ у Резерв +. Як правило, формують його все ж таки Резерв +. При цьому ТЦК вимагає, щоб у нас усі комірки наших списків були максимально заповнені. Але якщо ми возьмемо, наприклад, ВОД з Резерв +, то там фізично не може бути інформації, яка стосується військової служби, моброзпорядження. Цієї інформації просто немає у наших військово-облікових документів з Резерв + роздруківки, які ми з вами отримуємо. І але ця інформація може міститися у паперовому військово-обліковому документі за новою формою або у військовому квитку. Зокрема про військову службу, моброзпорядження.

З іншого боку військовий квиток або тимчасове посвідчення військовозобов'язаного може не містити, наприклад, він- код. А ВОД в Резерв + має це містити. І тоді виникає колізія. Тобто ми можемо заповнити списки, але якщо будемо застосовувати обидва військово-облікові документи. Це, наприклад, військовий квиток паперовий, я маю на увазі, і, наприклад, інформацію з резерв плюс. Якщо поглянути з точки зору юридичної та на наші норми, які є, то, по-перше, вони з порядку 1487 трошки протирічать один одному, бо списки заповнюються на підставі військово-облікового документа одного, а ведеться військовий облік на підставі військово-облікових документів. І крім того, якщо подивитися постанову 559, то виходячи з її норм, ми з вами розуміємо, що якщо фактично військовозобов'язаний сформував ВОД з Резерв + , то його військовий квиток, він по суті втрачає чинність.

Проте на практиці вже і ТЦК дійшло такого висновку, і фахівці, експерти, які роз'яснюють, яким чином заповнювати списки військового обліку, всі ми сходимося до думки, що ми можемо заповнювати списки на підставі військового квитка, наприклад, тобто паперового військового квитка чи паперового військового облікового документа і ВОД роздруківки з Резерв +. Проте я хочу зробити важливу ремарку. Ми можемо їх застосовувати разом тільки у тому випадку, якщо вони не протирічать один одному. Тобто, якщо в паперовому, наприклад, військовому квитку та ВОД з Резерв +  не співпадає ВОС, то це вже такий сигнал про те, що ми їх обидва не можемо застосовувати. Працівник має привести їх у відповідність. Тільки після цього ми можемо їх застосовувати та заповнювати списки на підставі їх двох одночасно.

Якщо ми обираємо цей підхід, то у такому випадку до справи військового обліку нам потрібно додавати копію двох військово-облікових документів. І у графі дев'ятій слід прописувати реквізити двох військово-облікових документів. Як це зробити я вам ще покажу.

Крім того, перевірте військово-облікові документи, свої роздруківки з Резерв +, які вам надавали ваші військовозобов'язані, призовники. У них був строк дії і він, як правило, складає рік. Тому коли ви будете аналізувати, проводити аудит списків станом на 1 січня 2026 року і брати ці дані для заповнення, ви маєте проаналізувати, щоб у вас не було тих роздруківок, яким більше одного року, в загальному випадку. Якщо є такі, попросіть працівників оновити та привести нові.

Крім того, у нас змінилося розташування у Резерв +. Головне із них - це те, що QR-код тепер світиться у нас внизу. Якщо тільки це змінилося, тобто вигляд, але строк нормальний, то ми можемо застосовувати рік з його формування. То оновлення цього ВОД  в застосунку не є підставою для того, щоб військовозобов'язані знову там чи призовники приносили нам ці роздруківки. Ні, саме його оновлення не є підставою для нової роздруківки. А ось строк дії та зміна власних даних, то це так, є підставою для того, щоб ми отримали нову роздруківку та з неї заповнювали свої списки.

А тепер стосовно того, яким чином ми заповнюємо. Ви бачите загальну інформацію в презентації. Зараз хочу показати її власне вже на прикладі. Порядковий номер проставляємо. Далі категорія військового обліку - це військовозобов'язаний, призовник або резервіст. Обрали, що вам потрібно. Військове звання, знову ж таки, з військового квитка в будь-якої формі воно є. Прізвище, ім'я, по батькові рекомендую заповнювати з паспорта, бо у військово-обліковому документі, якщо він був заповнений, там йдеться про військовий квиток, він міг заповнюватися давно, то тут може не бути співпадіння якихось літер.

Число, місяць, дата народження знову ж таки є у військово-облікових документів. Далі реєстраційний номер облікового запису в єдиному державному реєстрі - це так званий вінкод. Проставляємо його обов'язково. А далі ми з вами заповнюємо реєстраційний номер облікової картки платника податків. Це мається на увазі податковий номер. Якщо говорити про ВОД Резерв +, то він там є. І ви можете його взяти звідти.

Далі у нас графа вісім - це наша ВОС. І що я хочу тут прокоментувати? А якщо ми говоримо про ВОС для офіцерського складу, то це завжди шість цифр. Якщо ми говоримо про ВОС для рядового сержантського, старшинського складу, то це буде вже тризначне число. І навіть якщо ми бачимо там шість цифр, то беремо перші три, оскільки саме вони вказують на ВОЗ рядового сержантського, старшинського складу.

Наступні наші графи - це, власне, заповнення інформації про військово-обліковий документ. Вона заповнюється по різному. Зараз я покажу вам приклади. І графа 10, в цьому переліку, це власне паспортні дані. І я хочу зосередитися на графі дев'ятій. Дивіться, якщо у нас паперовий військовий квиток, то там буде у нас і серія, і номер, ким виданий, і дата, коли він виданий. Що стосується паспортних даних, це графа 10. Бачите, це наш класичний паспорт книжечкою. І в такому порядку ми його і заповнюємо. Знову ж таки, серія, номер і ким виданий, і коли виданий.

Якщо ми говоримо про ВОД Резерв + , ми можемо заповнювати списки на підставі ВОД Резерв +, то тут у нього буде завжди тільки номер. Проставляємо, що це Резерв +, його час формування і, крім того, дату формування.

Що ще хочу звернути увагу? Якщо ми заповнюємо на підставі двох ВОД, те, що я з чого я починала урок, то власне заповнюємо інформацію у графі дев'ять стосовно двох ВОД.

Далі, що ще хочу сказати про призовників. У вас не буде військового звання. ВОС не заповнюємо. І тут хочу зосередити свою увагу на тому, що у нас може бути паспорт ID. У такому випадку ми будемо заповнювати номер, виданий, цифри і коли виданий, власне, дату проставляти.

Далі наступне, це у нас графа 11. Тепер ми заповнюємо або адресу задекларовано, зареєстрованого місце проживання, а або фактичне місце проживання.

Графа 12 - це у нас ТЦК, де на обліку перебуває наш військовозобов'язаний, призовник, резервіст.

Що я хочу відзначити стосовно графи 11-ї? За замовчуванням, на мою думку, краще заповнювати ту інформацію, яка міститься у Резерв +, тому що коли працівник уточнив свої дані, він залишив контактну адресу, де він фактично знаходиться. Якщо у нас немає резерв плюс, тоді знову ж таки ми йдемо до паспортних даних і вписуємо місце реєстрації. Якщо у нас паспорт книжечка вся інформація є. Якщо її немає, то тоді ID-картка, вона не містить адресу реєстрації конкретної. Просимо витяг сформувати, можливо його в Дії сформувати для того, щоб заповнити цю графу. Однак, знову ж таки, інформативно і вірно заповнювати ту адресу, яка значиться у Резерв +.

Наступне - це графа 13 та 14. В графі 14 показуємо бронювання. У графі 13 всі інші наші відстрочки. За яким принципом? Хочу просто відзначити, що бронювання, воно також вважається відстрочкою, але воно саме і звучить як бронювання. Всі інші випадки це є відстрочкою, яка прописується у графі 13-й.

Як виглядає у графі 13-й наші відомості про відстрочку дивіться презентацію. Тут ми заповнюємо або конкретну дату, до якої діє відстрочка. Якщо її немає, то так і прописано до завершення мобілізації. І ставимо підставу, вона є в Резерв +, наприклад, за якою оформлена ця відстрочка. Відповідно, на спецобліку, тобто бронювання у такому випадку не може бути. Ставлю прочерк. І інший варіант, коли навпаки відстрочки немає, але є бронювання. Проставляю конкретну дату. Я її можу побачити із Резерв +. Я її можу побачити, якщо я бронювала працівника, то така інформація в мене також буде.

При цьому зверніть увагу, що відомості про військовозобов'язаних, які заброньовані, вони виокремлюються в списках, тобто переносимо їх наверх або вниз. І при цьому заповнюємо графу 14 незалежно від того, бронювали ми чи за іншим підприємством працівник заброньований. І відповідно показуємо такого працівника ще й в додатку 12-го, також як заброньованого.

Графа 15-та заповнюється у разі проходження військової служби. Тобто, якщо ми відкрили військові квитки і побачили інформацію про проходження військових служб, поставили  - так. Якщо ми не бачимо інформацію, проставляємо - ні. Так само про мобілізаційне розпорядження - так або ні. І якщо так, то нам ще треба прописати дату його видачі та номер команди. Приклад є з цього приводу в презентації. 

Тут орієнтуємо вас, де можна знайти інформацію про проходження військової служби. Вона може бути тільки в паперових військово-обліковому документі, військовому квитку. Таким чином зазначається і мобілізаційне розпорядження також ось таким чином буде зазначене у паперових військово-облікових документах.

Графа 17 і 18. Графа 17 - вписуємо про звільнення, останнє переведення, переміщення, а також, крім того, прийняття, звільнення. І графа 18, вона ніби відображає, відзеркалює цю інформацію. Якщо я, працівника прийняла, зробила постійне переведення, переміщення або звільнення, то подавала додаток 4 до ТЦК, я його реєструвала або реєструвала супровідний лист, яким я його подавала. Відповідно, такі дані у мене є і я їх проставляю в графі 18-й. З такими даними я і ввійду у 2026-й рік, навіть якщо тут буде про 2023-й рік у графі 17-18 або ще за раніше роки. Нічого я не виправляю. З такими відомостями він не прийде, якщо у нього стабільна посада, на яку я його прийняла. 

Якщо в нього було переведення, то тут є два варіанти. Або залишаємо про прийняття у графі 17-18 і прописуємо його про переведення і залишаємо так. Або залишаємо тільки про переведення. Порядок 1487 з цього приводу не розшифровує. Більш інформативно, звісно, залишати і прийняття, і постійне переведення, але все одно все в рамках однієї одного рядочка.

Далі, що нам потрібно з вами зробити до 25 січня? Перш за все аналізуємо та виключаємо тих військовозобов'язаних, яких там не має бути, заповнюємо все комірки з актуальної інформації. І після цього актуальну інформацію беремо станом на 1 січня. Нам дається період до 25 січня. Що зробити зі списками? Роздрукувати. Підписує керівник і відповідальна особа за ведення військового обліку і реєструємо. Для цього, для реєстрації вже може бути заведений навіть спеціальний журнал з цього приводу.

Крім того, пам'ятайте, що у нас так само залишається чотири групи списків. І так само, якщо я веду чотири групи списків, чотирма групами їх і роздруковую. Окремо для офіцерського, окремо для сержантського/старшинського складу, окремо для жінок і окремо четверта для призовників. Якщо я веду, наприклад, тільки дві групи, наприклад, у мене є тільки там офіцери і рядово-сержантського складу, відповідно, буду друкувати тільки дві групи списків. Порожні списки друкувати не потрібно.

Що стосується груп, то вони також залишилися. Я надала вам підтвердження стосовно заповнення списків цієї шапочки. Дивіться, якщо раніше в нас були списки персонального військового обліку і ми прописували, щодо якої групи ми їх складаємо, то зараз у нас нема цього. У нас є шапочка, списки персонального військового обліку, призовників, військовозобов'язаних та резервістів. Вона не інформативна і немає у нас спеціальної позначки, рядочка для того, щоб заповнити. 

Щодо якої групи ми власне складаємо цей список і друкуємо його? Формально вписувати нам нічого не потрібно. Проте, на мою думку, можна вписати, щодо якої групи йдеться, тому що зараз списки будуть всі формуватися в одну справу для того, щоб у вас ви одразу розуміли, щодо якої групи складений той чи інший список.

Ще зверніть, будь ласка, увагу, що я прокоментувала, що списки мають бути підписані керівником і відповідальним за ведення військового обліку, але спеціальних граф немає, тому вписуєте їх самостійно (див. презентацію).

Знову ж таки, груп друкуємо стільки, скільки ведемо, одну, дві, три, максимально чотири, але формуємо їх в єдину справу, як нас скеровує власне порядок 1487.

Стосовно друку, у додатку до цього відео у вас є шаблон, яким чином сформувати списки в Excel. І тут я хочу зазначити, яким чином роздрукувати ці списки. Дивіться,  протягом року ви можете вести списки ось таким загальним, загальним, власне, списком, не розбиваючи їх. Але умовний поділ у вас уже буде або ж скласти одразу окремі складки додаток 5 групи один, додаток 5 групи два і так далі, або ж ведете повним списком. Є спеціальна технічна графа, вона називається для друку списків. Ми з вами беремо фільтрацію і, наприклад, залишаємо тільки другу групу сержантського/старшинського складу. Я всіх поприбирала, повилучала і залишила тільки другу групу. І таким чином, в мене вже відфільтрувалися моя група два. І звичними для вас налаштуваннями можна роздрукувати цей списочок.

Що хочу ще відзначити, що в рамках списку ведете алфавітно. Не забувайте про тих, які ми з вами проговорили, тих працівників, якім треба виокремити. Більше ніяких таких особливостей щодо формування списків немає. Крім того, хочу відзначити, як правило, друкують все ж таки дрібним шрифтом, але на одній сторінці, оскільки якщо друкувати на кількох, то виходить, що потім вони можуть не співпадати і у вас може бути колізія з цього приводу.

Сподіваюсь, що це був урок інформативний. Ставте мені оціночку, задавайте ваші питання. Продовжуємо далі.