Звітування з кадрового та військового обліку – 2026: списки ВО, відпустки, штатний розпис, ПВТР, повідомлення

Додаткові матеріали

Презентація

Шаблон документа «Списки військового обліку (додаток 5), відомість (додаток 12) і повідомлення (додаток 4) в Excel»

Шаблон документа «Списки ВО в Excel (робота над помилками)»

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги. Урок 4 - це списки військового обліку, додаток 5 та відомість оперативного обліку додаток 12. Як ввести в Excel?

Перш за все, хочу нагадати базові принципи, про які ми вже з вами говорили. Це буде такий шаблончик, яким чином нам заповнювати списки в Excel. Перш за все, відзначу, що власне шапочка в нас вже більше не передбачає вписування щодо кого складаються ці списки. Чи можете ви це зробити? Так, можете. Але сам додаток п'ять цього вже не передбачає.

Далі ми з вами йдемо по звичним нашим прикладам. Порядковий номер проставляєте 1, 2, 3 і так далі. Не забувайте, будь ласка, що вам потрібно вести його в алфавітному порядку. Категорія військового обліку, тут може їх бути три. Це військовозобов'язаний, призовник або резервіст. Військове звання беріть з військового квитка, з будь-якого військово-облікового документа. Крім того, прописуєте прізвище, ім'я, по батькові. Краще використовувати паспортні дані. Дата народження є і в військово-обліковому документі, і в паспорті. Далі вказуєте вінкод. Після цього проставляєте податковий номер, військово-облікову спеціальність. Для офіцерського складу це буде шість цифр. Для рядового, сержантського, старшинського - три цифри.

Далі зазначаєте графу дев'ять. Тут визначаєте реквізити вашого військово-облікового документа. У моєму випадку це з Резерв+, тому представляю я власне номер військово-облікового документу і він буде співпадати з вінкодом. Далі проставляю Резерв+, тобто вказую, звідки я беру цю інформацію, звідки сформований мій ВОД, час його формування і дату його формування. Що стосується військового квитка, то тут буде і серія, і номер, ким виданий і коли виданий. Тобто дати мають стояти. Якщо ми говоримо про тимчасове посвідчення військовозобов'язаного, то тут буде тільки номер, ким виданий, і дата його видачі. Причому, якщо видавався там військовим комісаріатом, то так і зазначаємо про військовий комісаріат.

Далі паспортні дані проставляємо, адреса або зареєстрованого, або адреса фактичного місця проживання. Краще цю інформацію заносити з Резерв+. Далі позначаємо, в якому ТЦК перебуває наш на обліку військовозобов'язаний, призовник, резервіст. Якщо у нас є відстрочка, то зазначаємо її. Якщо б у нас була бронювання, то тоді б я заповнювала графу 14. Тільки дату дії цього бронювання проставила б кінцево, а графу 13 тоді б залишила порожньою.

Графа 15-та заповнюється, так - якщо проходив військову службу. В мене є інформація про це, бо зі слів я нічого не заповнюю. І ні - якщо інформації немає. Так само про мобілізаційне розпорядження. Бачу його, заповнюю, так і вписую дату та номер команди. Якщо у мене нема інформації, то просто проставляю ні і йду далі.

Далі про призначення, звільнення і постійне переведення, переміщення зазначаю в графі 17. Треба прописати посаду, наказ про що і його дату та номер. Якщо я говорю про повідомлення, яке надсилала до ТЦК, то відповідно заповню графу 18. Вони будуть відзеркалені. Я додаток 4 до ТЦК подаю також у разі призначення, постійного переведення, переміщення і звільнення свого працівника і заповнюю реквізити цього повідомлення або супровідного листа, з яким подавалося таке повідомлення у графі 18.

Такий короткий опис, яким чином нам заповнювати список. Ми також проходилися і на попередніх уроках. Це більше таке, як узагальнення і ваш шаблон для того, щоб ви зараз могли переносити ці шаблончики та заповнювати в Excel.

Що стосується відомості, знову ж таки, виводимо її станом на 1 січня 2026 року. І крім того коригуємо комірки з вами. З 1 січня 2026 року прийнято, з 1 січня 2026 року звільнено.

Переходимо до нашої таблички в Excel. Цей шаблон є у додатку до цього відео. Розгортайте її, завантажуйте. Якщо потрібно, то дозволяйте редагування. Починаємо її заповнювати. Знову ж таки, краще заповнювати по тому шаблону, що є, для того, щоб ви не збили налаштування, які вже зроблені для цієї таблиці.

Проставляємо порядковий номер. Давайте в моєму випадку це буде один. Далі з випадаючого списку ми обираємо категорію, щодо якого заповнюємо. Давайте військовозобов'язаного. Далі військове звання. Знову ж таки, у нас є допоміжний список. Нам нічого з вами не потрібно додатково вписувати. Всі військові звання ми уже внесли. Давайте оберемо, що він у нас буде, наприклад, рядового, сержантського, старшинського складу. Нехай буде старший солдат.

Далі ми вводимо прізвище, ім'я, по батькові. Наприклад, Жук, Павло Петрович. Це я подивилася його паспортні дані і внесла. Далі дату народження проставляємо. Давайте залишимо, як є. Знову ж таки, він є і в військово-обліковому документі, він є і в паспортних даних.

Заповнюємо вінкод. Як правило, така інформація міститься саме у військово-обліковому документі з Резерв+. Може вже так бути, що й як правило вони вже вписані в паперових військово-облікових документів і або вклеєні в військовому квитку. Беріть тоді інформацію звідти. Далі податковий номер. Або це окремий податковий номер, або це з паспорту ID, там він також є, або ж це звідси з Резерв+.

Військова облікова спеціальність. Оскільки в моєму випадку йдеться про рядовий, сержантський, старшинський склад, тоді у мене має бути три цифри, і я із випадаючого списку її обираю. Наприклад, 261. Буває так, що у вас є військово-облікова спеціальність, якої немає в цьому списку. Не лякайтеся, вводьте її. Буде діалогове вікно висвітлювати, ніби у вас там помилка чи ще щось, це воно просто сигналізує про те, що ви внесли не зі списку. Ви натискаєте і спокійно можете далі продовжувати заповнювати список.

Далі у нас графа дев'ять і це військово-обліковий документ. Зверніть увагу, що у нас є допоміжні графи, які ми спеціально внесли для того, щоб ви нічого не забули вносити. В моєму випадку не буде серії ВОД, тому що буде, наприклад, Резерв +. Далі номер військово-облікового документа. Це по суті мій вінкод. 

Вставила Резерв+, залишаю, бо з Резерв+, а якщо вказано  видав наприклад, там Оболонський районний ТЦК та СП у місті Києві, то звісно заповнюйте саме цю інформацію. Для Резерв+, тільки для ВОД з Резерв+, вносимо час його формування, наприклад, 10:05. І дата також формування також висвітлюється. 

Паспортні дані. Шаблони у вас також є, вони є ще й в додатках, зразки називаються. 

Графа 11 - це у нас адреса задекларована, зареєстрованого місця проживання або фактичного місця проживання. Ми про неї вже кілька разів проговорювали. ТЦК та СП, звісно, заповнюєте з вашого військово-облікового документа.

Графа 13 - це одна з відомостей про відстрочки. Наприклад, якщо у мене немає відстрочки, то я проставляю - ні. Так пропонує нам саме наша система. Потім ви можете це очистити. Якщо у мене про бронювання також немає інформації, ставлю або прочерк, або заповнюю - так, мені потрібно прописати, а коли я буду друкувати, то підчищу цю інформацію і проставляю, наприклад, дату.

Далі відомості про перебування, про проходження військової служби. Заповнюєте - так або ні, в моєму випадку - ні. Відомості про наявність мобілізаційного розпорядження також заповнюєте - так або ні. 

Крім того, я буду вносити назву посади у графі 17, якщо вона ще не заповнена, або ж в мене була інформація про переведення. Давайте про прийняття заповнимо. Наприклад, це буде інспектор з кадрів. Заповнили інспектор з кадрів. І після цього прописуємо, наприклад, наказ про прийняття на роботу, бо у нас тут може бути багато інформації, краще вказати про що саме йдеться. І давайте, наприклад, знову ж таки від 10.05.2025 і проставимо з вами номер. Якщо у вас є ще які-то додаткові індекси, то, звісно, ви їх також проставляєте.

Так само проставляю і реквізити повідомлення. Наприклад, це номер 123/10. В залежності від того, яка у вас нумерація також застосовується. Наприклад, на наступний день ми подавали з 11.05.2025. Ось таким чином ми заповнюємо таблицю.

Крім того, не забувайте про додаток 12. Якщо ви користувалися нашим шаблоном, то він накопичувався протягом року. І ми з вами говорили, що у нас будуть вірні відомості. Проте вам потрібно буде вилучити з 1 січня прийнято з 1 січня 2026, поправити на 2026 рік і проставити, щоб у вас тут було порожньо, тому що ми не звільнених, не прийнятих не відображаємо з 1 січня 2026 року.

Крім того нам треба підправити ваші дані. Можемо зробити це вручну і прописати на 1 січня вже 2026 року. Відразу підтягнулася та дата. Якщо у вас змінилися особа відповідальна за військовий облік або директор, не забувайте зайти в довідники. Переходимо на довідники і виправляємо відповідну інформацію. Тоді у вас автоматично підтягнеться ця інформація до додатку 12.

Що стосується додатку 5, то ці реквізити підпису директора та відповідальної особи за ведення військового обліку на підприємстві ви можете проставити вручну після друку. Це не буде помилкою, оскільки вони можуть бути дуже масивні. Або ж скопіювати цю інформацію, вставити в список за додатком 5.

Що ж, колеги, на цьому в мене по даному уроку все. Не забувайте, якщо у вас є запитання, ставте їх. Ми обов'язково будемо з вами вивчати ці ситуації, аналізувати їх і я буду надавати вам відповіді. Крокуємо до наступного уроку.