Звітування з кадрового та військового обліку – 2026: списки ВО, відпустки, штатний розпис, ПВТР, повідомлення

Додаткові документи

Презентація

Графік відпусток – 2026: ТОП 10 правил та рекомендацій при складанні

---

Текстове розшифрування відео

Вітаю, колеги. Сьогодні урок 8. Це графік відпусток 2026. І ми будемо говорити про більш організаційні питання, кого включати, кого не включати до графіка відпусток. І, власне, для чого він потрібен.

Тож давайте розпочинати. Перш за все нагадаємо, що про графік відпусток у нас визначено у статті 10-й Закону про відпустки. Тут написано більше такий загальний алгоритм його затвердження та погодження з профспілкою. Детальніше цю норму будемо з вами проходити на наступному нашому занятті, але тут я хочу відзначити, що графік відпусток, він має бути на підприємстві і навіть під час дії воєнного стану.

Дивіться, кожного року, на кожний рік ми складаємо графік відпусток, як певний план, коли наші працівники будуть ходити у відпустки. Що стосується виключення, єдине виключення під час дії воєнного стану - це підприємства на територіях активних та можливих бойових дій, перелік яких затверджений у порядку встановленому законодавством. Власне, є посилання на наказ Мінрозвитку (див. презентацію). Він є дещо інтерактивний, постійно змінюється. Якщо ваше підприємство розміщене на цих територіях, то відповідно графік відпусток ви можете не складати.

Чому так? Тому що у нас є стаття сьома Закону 2136. Де вказано, що такі підприємства не можуть самостійно визначати, в тому числі і свій документообіг. Тому, якщо ви вважаєте, що знаходитесь на цій території, вам не потрібен графік відпусток, ви можете прийняти рішення його не складати.

Для всіх інших підприємств, навіть під час дій воєнного стану, графік відпусток має бути. Тобто це графіки відпусток 2025, 2026. І сподіваюсь, що будемо розроблювати  для 2027 року. Тобто зрозуміли, на кожний рік у нас має бути графік відпусток. І воєнний стан тут не робить ніяких виключень, крім ось цих підприємств на територіях активних та можливих бойових дій, про які ми з вами проговорили.

Що стосується ФОП роботодавців, наче для них має бути спрощений ведення кадрової документації. Тим не менш, Держпраці дотримуються думки, що у ФОП роботодавця з найманими працівниками все одно має бути графік відпусток. Чесно кажучи, краще його розробити. Я покажу вам шаблони, які можна застосовувати. І краще він буде, ніж раптом що доказувати, пояснювати, чому у вас його немає.

Крім того, ще раз підкреслюю, Держпраці дотримується єдиної точки зору, що у ФОП роботодавців з найманими працівниками має бути графік відпусток. Зрозуміли ці питання.

Тепер стосовно строку складання. Досить цікава ситуація, тому що у нас є відповідні статті у Законі про відпустки, у Кодексі законів про працю України, де визначено чітко, що має бути графік відпусток на підприємствах та у ФОП роботодавців, які ми з вами з'ясували. Але стосовно дедлайнів, до якої дати ми повинні його затвердити, погодити і так далі, провести всю процедуру, у нас немає.

У нас є такий старий документ. Це типові правила ще радянських часів, 213. Вони визначають, що по суті регламентований строк до 5 січня 2025 року. Тепер регламентований строк буде до 5 січня 2026 року. І це єдина, розумієте, згадка, коли взагалі йдеться про дедлайн для складання графіку відпусток, але я не раджу ним користуватися.

По-перше, це документ радянських часів і використання його зараз, досить таки під сумнів. По-друге, пам'ятайте, що нам потрібно ще працівників повідомляти за два тижні до початку відпустки, власне, про те, що йому надається ця відпустка, надавати такі письмові повідомлення. І ці письмові повідомлення, як я сказала, вже надаються за два тижні до початку щорічної відпустки.

Відповідно, якщо ваші працівники йдуть у січні, у щорічні відпустки, у вас уже має бути розроблений графік відпусток. І ніяке 5 січня 2026 року тут вже, розумієте, не дуже граються. Тому, на мою думку, якщо говорити про 2026 рік, графік відпусток для 2026 року, то його потрібно оптимально розробити до 18 грудня 2025 року.

Або, і мені цей варіант подобається найбільше, коли у ваших положеннях про відпустки, в правилах внутрішнього трудового розпорядку, можливо, колективному договорі буде встановлений власний дедлайн для затвердження графіку відпусток. Наприклад, до 10 грудня щорічно року, що передує плановому чи на який складається графік відпусток. Дуже зручно, всі розуміють, кадрова служба, всі, всі працівники розуміють, що до них скоро звернеться для того, щоб узгодити з ними власне період, коли вони планують використовувати відпустки.

Тому ось такий варіант. Увага, у внутрішніх документах потрібно визначити граничні дати складання графіку відпусток. Це найоптимальніший варіант. Тоді ви точно не будете плутатися. Це ми зрозуміли. А далі йдемо.

Які відпустки включати графік відпусток? Обов'язково щорічну, основну та усі додаткові, які є на вашому підприємстві. Чи можна включати інші відпустки, такі як соціальна відпустка на дітей, бойова, чорнобильська, незважаючи на те, що чорнобильська може бути ще в іншому графіку, включити її в загальний графік відпусток. Так, це не заборонено. Ви приймаєте самостійно рішення включати чи не включати, але регламентовано щорічні відпустки. І, як на мене, краще включити саме щорічні відпустки, тому що саме це нами говорить Закон про відпустки.

Далі йдемо. Це правила складання графіку відпусток. Так тезисно будемо з вами проходитися. У графіку відпусток досить таки часто кажуть: "Якщо працівник не знає з якого числа по яке він піде там, наприклад, у липні 2026 року у відпустку, тому тут напрацьовано два цілком легальних способів визначитися з періодом відпустки.

Можна вказати або конкретні дати, наприклад, 7 вересня 2026 року по 30 вересня 2026 року. Або місяць просто вказувати місяць там липень, серпень чи той самий вересень в залежності від того, коли працівник запланував йти у відпустку. На мою думку і на практиці найчастіше все ж таки застосовують визначені місяці. Але раджу, коли ви складаєте графік відпусток, обрати або той, або той варіант, щоб у вас не було розбіжностей з цього приводу. Тобто або конкретний період, або місяці. Зазначайте.

Невикористані щорічні відпустки графіку відпусток 2025 переносяться у графік відпусток на 2026 рік. Чому так? Щорічні відпустки не мають строку давності, після якого працівник втрачає на них право. Тобто у нього було закладено, наприклад, у графік відпусток 2025 року надання там 24 календарних днів щорічної відпустки. З якихось причин, будь-які причини, можуть бути він не скористався цими днями, то, звісно, їх потрібно запланувати на наступний 2026 рік, узгодити, погодити, провести всю процедуру і вписати.

Але не забувайте, що у нього ж виникає ще права за наступний робочий рік певна кількість днів, яку також треба узгодити і вписати у графік відпусток на 2026 рік.

Форми графіку немає. Можете її затвердити і використовувати на підприємстві самостійно. Ми надаємо шаблони, вони будуть у наступному уроці, коли будемо вже розглядати саме власне графік відпусток як форму. Що хочу відзначити, що є збірник уніфікованих організаційно-розпорядчих документів. Був сьомий, зараз затверджений перший, то там також є шаблони графіку відпусток. Можете застосовувати їх або на їх базі розробити власний, або застосовувати ті шаблони, які ми пропонуємо.

Отже, далі. Права на щорічну відпустку виникає із початком робочого року. Що це означає? Коли ми надаємо відпустки за другий наступний робочі роки, то в працівника може скористатися цією щорічною відпусткою, якщо для нього індивідуальний робочий рік розпочався. За цей робочий рік він може тоді використати щорічну відпустку.

Наприклад, п'ятий робочий рік працівника триває з 1 червня 2026 року по 31 травня 2027 року. Чи можна надання цієї відпустки включити у графік відпусток на 2026 рік? Так, можна. Але ми з вами розуміємо, що її використання можливе тільки з 1 червня 2026 року, але включити ми можемо в червень, липень, серпень, вересень чи так далі до грудня 2026 року її використання за цей робочий рік можемо вже узгодити і можемо закладати.

Наступне питання стосується того, що доволі часто так відбувається, що щорічні відпустки за погодженням між працівником і роботодавцем підлягають поділу. Там ціла процедура, але головне, щоб за робочий рік працівник міг використати не менше 14 календарних днів в суцільно. Більше можна, менше не можна.

Тому, якщо ви вже говорите про те, що, наприклад, ви вже дійшли згоди, що працівник буде використовувати, 14 та 10 календарних днів в різні місяці, наприклад, в липні, а другу частину наприклад, вже в грудні навіть 2026 року, то одразу закладайте, щоб при поділу у вас були ось ці 14 неподільних календарних днів. Тому ви одразу так в графіки відпусток і можете прописувати. Буде у вас іти робочий рік, а потім період, наприклад, 14 днів - це там липень, і 10 днів, наприклад, у грудні.

Тобто зрозуміли, що правила поділу одразу тоді враховуємо при плануванні. І, звісно, краще запланувати одразу неподільну частину, 14 або більше календарних днів, а потім уже частинки, залишок, який  працівник буде використовувати. Чому? Тому що, знову ж таки, правило за робочий рік одна із неподільних частин може бути не менше 14 календарних днів, а можете одразу закладати повну тривалість, це також не заборонено.

Кого ми включаємо до графіку відпусток? Працівників сумісників обов'язково. Сумісництво - це той самий трудовий договір, усний чи письмовий, неважливо. Він нічим не обмежений стосовно надання щорічних відпусток. Тому, якщо це зовнішній сумісник, то він буде у нас проходити за своєю посадою один раз. Якщо він у нас працевлаштований на одній посаді.

Якщо ми говоримо про внутрішнє сумісництво, то буде проходити два рази. Спочатку як за основною своєю посадою надання йому відпустки, а другий - це вже за посадою, за сумісництвом і надання йому щорічної відпустки. Причому робочі роки можуть не співпадати і у більшості випадків вони не співпадають.

Далі, працівники, які працюють за строковим трудовим договором, також їх закладаєте. Неповний робочий час, пам'ятайте, ніяк не впливає на тривалість щорічної відпустки. Хоч він працює один робочий день, наприклад, в середу,  то все одно у нього виникає право на щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарні дні. Тому обов'язково працівників з неповним робочим днем закладаємо їх відпустку, як і у загальному порядку.

Працівники, які перебувають у відпустках без збереження заробітної плати через воєнний стан, навіть якщо це тривалі відпустки, у вас повинні бути контакти. Ви знаєте, що зараз є ще обмін контактами між працівником та роботодавцем. Як обов'язок, у вас все одно має бути налагоджений з ними зв'язок. Все одно повинні з'ясувати і хоча б планово занести цих працівників у графік відпусток. Так буде правильно, тому що вони можуть вийти на роботу і якщо у них є  залишки, краще їх закладати у графік відпусток 2026.

Працівники новачків також включаємо, але є безліч нюансів. Давайте покажу на прикладі. Працівник був прийнятий у листопаді 2025 року в графік відпусток 2026. Ми його включаємо, але пам'ятаємо про норми, що право на щорічну відпустку працівника новачка, того, якого ми тільки прийняли, настає у перший рік роботи після того, як він відпрацює шість місяців.

Наприклад,  наказ про прийняття був виданим 29 вересня 2025 року. Фактично приступив до роботи з 1 жовтня 2025 року. Почали його відлік робочого року з 1 жовтня 2025 року. Відповідно право на щорічну основну відпустку повної тривалості виникає з 1 квітня 2026 року. І уже у цьому місяці у квітні можемо закладати йому надання щорічної основної відпустки повної тривалості.

Є ще у нас категорія працівників, які до шести місяців, працівників новачків, які навіть до шести місяців мають право на щорічну основну відпустку повної тривалості. Повний перелік у додатку до цього відео. Можете проглянути і якщо знайдете, то розумійте, що ці працівники мають право на використання щорічної основної відпустки повної тривалості до того, як вони відпрацюють шість місяців. І їх можна закладати і в січні, і в лютому, і так далі 2026 року, незалежно від того, коли ми їх прийняли у 2025 році на роботу.

Далі, а всім іншим працівникам, новачкам до настання шестимісячного строку ми можемо надавати щорічні відпустки, але пропорційно відпрацьованому часу на ту дату, коли він хоче піти у щорічну відпустку. Таких працівників ми вже не закладаємо в графік відпусток. Краще надати їм щорічну відпустку поза графіком, якщо вже складеться така ситуація.

Крім того, коли ви складаєте графік відпусток, пам'ятайте про категорію працівників, які мають право. Це уже не новачки, це ваші постійно працівники. В них може бути один із статусів, в додатку до цього відео повний їх перелік, права на використання щорічної відпустки в зручний для них час. Що це означає? При складанні графіка відпусток починаємо опитування саме з них. Тобто йдемо, наприклад, є у вас там працівник з інвалідністю, опитуємо його спочатку, коли він бажає скористатися щорічною відпусткою. Жінки там, які мають двох і більше дітей до 15 років, починаємо з них і так далі рухаємося. Якщо вони, звісно, у вас є і включаємо у графік відпусток саме у той період, коли вони бажають використати щорічні відпустки.

Кого не включаємо, це мобілізованих не включаємо. А якщо йдеться про суміщення, тимчасове виконання обов'язків, то вони будуть проходити по своїй основній посаді, а по суміщуваній, по тій посаді, які вони тимчасово виконують обов'язки, графік відпусток, вони не включаються, тому що не мають права на щорічну відпустку.

Можна не включати працівниць, які перебувають у або працівників, які перебувають у відпустці до трьох років. Виключення може становити, якщо ми знаємо, що, наприклад, працівниця вже вийде там у лютому, наприклад, 2026 року, то можемо вже її опитати і вписати у графік відпусток на 2026 рік.

Що ж, колеги, бачите, який насичений урок у нас вийшов. На наступному вже будемо говорити не про нюанси розробки графіку відпусток, а вже про його затвердження та погодження. До зустрічі.