Звітування з кадрового та військового обліку – 2026: списки ВО, відпустки, штатний розпис, ПВТР, повідомлення

Додаткові матеріали

Презентація

Зразок Правил внутрішнього трудового розпорядку

Зразок протоколу загальних зборів трудового колективу про затвердження ПВТР

---

Текстове розшифрування відео

Урок 14-й. Правила внутрішнього трудового розпорядку. І тут ми вже з вами будемо говорити, які зміни у трудовому законодавстві слід обов'язково прописати у даних правилах.

Хочу ще раз наголосити вашу увагу на тому, що у нас немає такого поняття, як перезатвердження Правил внутрішнього трудового розпорядку. У нас є загальна процедура їх затвердження. І що нам потрібно з вами зробити, якщо ми бачимо численні зміни у законодавстві, які ще не відображені у наших Правилах внутрішнього трудового розпорядку?

Нам з вами треба їх проаналізувати, зрозуміти, які з них мають перекочувати власне у правила. Далі підготувати проєкт Правил внутрішнього трудового розпорядку. Як правило, це робить кадровик, оскільки він розуміє, які зміни в трудовому законодавстві впливають на наші правила й ще не прописані власне у тих, що діють зараз. І далі трудовий колектив розглядає ПВТР та затверджує своїм протоколом.

Тож давайте проаналізуємо, які зміни у законодавстві дійсно мають бути відображені в Правилах внутрішнього трудового розпорядку.

Тут хочу окремо відзначити, що, як правило, як підсумки підбиваються саме під кінець року, то й пікове навантаження стосовно перезатвердження Правил внутрішнього трудового розпорядку приходиться якраз на грудень, останній місяць відповідного року.

Тому давайте й ми пройдемося по тих змінах у Кодексі законів про працю, в Законі 2136, які варто відобразити у Правилах внутрішнього трудового розпорядку.

Найбільш яскравими є обмін контактними даними. З'явився у нас такий обов'язок. Він прописано в Законі 2136. Відповідно ми розуміємо, що цей обов'язок у нас діє виключно під час воєнного стану.

Що він передбачає? Кожна сторона трудового договору повністю, у тому числі під час призупинення дії трудового договору, забезпечує можливість комунікації іншій стороні. Тобто, що мається на увазі, що працівник і роботодавець мають інформувати один одного про актуальні контактні дані. Які саме? Адреси місцезнаходження, місце проживання, адреса електронної пошти за наявності й номери телефону.

При цьому тут треба підкреслити той факт, що обов'язок має бути забезпечений незалежно від того, де знаходиться підприємство, незалежно від того, дистанційна чи надомна робота, незалежно від того, перебувають чи не перебувають працівники у призупиненні дії трудового договору, можливо, вони перебувають у тривалих відпустках без збереження зарплати через воєнний стан. Все одно цей новий обов'язок про обмін контактними даними має бути забезпечений.

Яким чином його будуть виконувати? І це прописано у Законі 2136. Дивіться, з боку роботодавця він свої усі контактні дані, про які ми з вами проговорили, повинен оновлювати в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців. Тобто, якщо у нього, у роботодавця юрособи, ФОПа змінилася адреса місцезнаходження, електронна адреса за наявності, номер телефону, він має відкоригувати цю інформацію в ЄДР.

Далі, якщо говорити про працівника, у нього інший шлях. Він може або надсилати про себе актуальну інформацію, місцезнаходження, електронну пошту та номер телефону на адресу місцезнаходження роботодавця або адресу електронної пошти роботодавця, яка якраз зазначена в ЄДР. Допускається, що якщо немає зв'язку, то набрати текстове повідомлення, SMS, простими словами, й надіслати його на офіційний номер телефону роботодавця, знову ж таки, який вказаний в ЄДР.

Тут хочу підкреслити той нюанс, що для того, щоб подивитися інформацію про свого роботодавця в ЄДР, у вас має бути КЕП. Це обов'язково. У ваших працівників має бути КЕП.

Стосовно того, в який строк потрібно обмінюватися даними. Це не більше 10 днів після того, як відбулася зміна.

Як це відобразити в ПВТР? Бо ми ж не можемо просто накидати туди норми. Тому пропоную вам такий ось варіант прописати в обов'язках роботодавця, наприклад, під час дії воєнного стану невідкладно в строк не більше 10 календарних днів інформувати роботодавця про зміни. І прописуємо зміни. Так само інформування здійснюється шляхом надсилання інформації у формі заяви Укрпоштою, Новою поштою на адресу місцезнаходження роботодавця. Далі прописуємо, що міститься в ЄДР й інші подробиці з цього приводу.

Так само прописуємо й в обов'язках роботодавця. До речі, шаблон в презентації трошки відрізняється від того шаблону, який буде запропонований у додатку до цього відео. Це нормально. Ви можете обрати або цей варіант, або той, який міститься саме у додатку до цього відео.

Далі такий важливий нюанс вам ще треба прописати, що якщо у нас працівник, наприклад, не оновлював дані, не повідомляв про зміну своїх контактних даних, а ми надсилаємо, наприклад, повідомлення про зміну істотних умов праці на його старий номер телефону, то наш обов'язок з нашої точки зору буде вважатися виконаним.

І таким чином законотворець наче підштовхує до того, щоб виконували обов'язок із обміну контактними даними й працівник, й роботодавець.

Ще такий нюанс. У разі відсутності поштового зв'язку або технічних засобів електронної комунікації з останнім відомим контактними даними, визначена законодавством вимога щодо повідомлення не застосовується. Це вже зовсім такий крайній варіант, коли дійсно немає ні технічної підтримки, ні інтернету, нема мобільного зв'язку, ми не можемо надсилати текстове повідомлення. Ось тоді ці обов'язки з обміну контактними даними не застосовуються.

Довести це буде край важко, бо бувають такі моменти, що немає зв'язку, потім він з'являється. Тому краще не нехтувати цим правилом, а поставити на потік обмін контактними даними між працівником та роботодавцем.

Для цього можна видати наказ про організацію, ознайомити працівників, розміщати свої оновлені дані з боку підприємства на корпоративних сайтах або ваших внутрішніх месенджерах, де є більшість ваших співробітників або всі ваші співробітники, де ви ведете комунікацію. Крім того, запропонувати працівнику, що є такі форми заяв. Якщо у тебе щось змінилося, ти можеш або особисто надати на підприємстві, або ж дійсно надіслати на ті джерела, які визначені в ЄДР.

Крім того, зверніть увагу, що кадровику потрібно контролювати нову інформацію з боку працівника. Або підкладати такі заяви під П-2, або виправляти в самих П-2 або інших аналогічних документів, де накопичується інформація про працівника.

Також у нас були зміни у статті 13 Закону 2136 стосовно призупинення дії трудового договору. Знову ж таки нагадаю, що саме призупинення дії трудового договору полягає у тому, що працівник не може виконувати роботу, роботодавець не може надати роботу. Все це через збройну агресію проти України. Якщо всі ці три фактори сходяться, то у такому випадку можливе призупинення дії трудового договору.

В цьому моменті нічого не змінилося, але додалися нюанси. Були внесені. А про те, що під час призупинення дії трудового договору жодних виплат не здійснюється, не накопичуються дні відпустки. Прописали це додатково.

Норма запрацює тільки з 14 березня 26-го року про те, що строк призупинення дій трудового договору не може перевищувати 90 календарних днів. Але є й виняток. Якщо працівник і роботодавець погоджуються, що він може перевищувати 90 днів, то це цілком допустимо.

Наступний ще такий нюанс. Накази роботодавців, які запроваджують призупинення дії трудового договору більше ніж на 90 днів, вони будуть вважатися нечинними. Але знову ж таки повертаюся до тієї норми, що за згодою можна, щоб призупинення тривало й більше 90 календарних днів.

Інший важливий нюанс, якщо відновлюється дія трудового договору, то раніше ми повідомляли працівника за 10 днів, тепер за 14 календарних днів. І такий ще нюанс додали, що призупинення дії трудового договору не позбавляє його сторони права припинити трудовий договір з підстав визначених законом.

Крім того, у нас є особливості розрахунку з працівником, якого ми звільняємо. Він при цьому знаходиться в призупиненні дії трудового договору. Такі розрахунки ми проводимо не пізніше наступного робочого дня після пред'явлення звільненням працівником письмової вимоги.

Отже, якщо так акумулювати ці зміни, то можна їх тезисно викласти так: при зупиненні дії трудового договору на строк не більше 90 днів, але за згодою сторін можна й більше. Під час призупинення дії трудового договору не виплачується зарплата, лікарняні, не накопичується відпускний стаж. Звільнення під час призупинення дії трудового договору можливо. А в разі відновлення дії трудового договору повідомляємо працівника за 14, а не 10, як була раніше, календарних днів. І раніше виданий наказ про призупинення дії трудового договору залишається чинним.

При цьому зміни ми можемо проговорити, але навіть зміна, про відновлення дії трудового договору раніше було 10, тепер 14 календарних днів. Відповідно, це мені сигнал переглянути мої Правила внутрішнього трудового розпорядку й якщо в мене є невідповідність, то внести зміни до них.

Ось таким чином пропоную їх викласти й таким чином зафіксувати зміни у призупиненні дії трудового договору.

Наступний нюанс стосується Кодексу законів про працю. У нас є зміни стосовно запровадження надомної та дистанційної роботи. Норма звучить так: за погодженням із роботодавцем працівник може працювати на умовах дистанційної або надомної роботи у разі навчання його дитини віком до 14 років у закладі загальної середньої освіти за дистанційною формою здобуття освіти відповідно до наказу керівника такого закладу на період такого навчання.

Прямо ось цю норму можна скопіювати й вставити собі до Правил внутрішнього трудового розпорядку. Єдине, що я хочу тут відзначити, дивіться, що це за погодженням із роботодавцем. Тобто роботодавець може й не погодитися на пропозицію працівника працювати дистанційно через те, що його дитина навчається дистанційно. Тому цей нюанс узгоджується виключно з роботодавцем. І у роботодавця немає безумовного обов'язку погодитися на таку пропозицію працівника.

Наступний нюанс – це у нас введення бронювання на 45 днів. В чому його полягає сутність? По-перше, відзначу, що він стосується виключного кола підприємств. Він розповсюджується на підприємства, які є критично важливими для Збройних сил України, інших військових формувань й які є критичними у сфері оборонно-промислового комплексу. Тобто це досить таки звужений сегмент роботодавців, які можуть приймати працівників з метою бронювання.

І при цьому у них є такі привілеї, що можна працівника прийняти навіть у випадку, якщо немає військово-облікового документа, якщо не оновлені дані, якщо щось інше у військово-облікових документах там не збігається, неправильне оформлення. Якщо ці працівники перебувають у розшуку через порушення правил військового обліку, на 45 днів ми можемо прийняти цих працівників. Звісно, якщо ми є критично важливими для Збройних сил, інших військових формувань або в оборонно-промисловій сфері.

Бачимо з вами ось ці такі нюанси. Крім того, якщо встановлюється, що випробування на 45 днів і працівник не виправляється, тобто, наприклад, він не приносить нам військово-обліковий документ, проходить 45 днів, навіть якщо він заброньований, у роботодавця є право, допускається звільнити цього працівника. Він не зможе його перебронювати на більший період. Ну й крім того звільняє його, тому що він не зможе ввести військовий облік по цьому працівнику.

Як це викласти, наприклад, у Правилах внутрішнього трудового розпорядку? Підготувала вам уже заготовлені тези. Вони на слайді в презентації. І крім того, є ще продовження стосовно звільнення цього працівника. Ось умовно в пункті 2.20 й пункті 2.21. Прописуємо їх.

Ще я хочу порекомендувати наш сервіс, де можна дуже зручно скласти Правила внутрішнього трудового розпорядку. Він побудований у форматі конструктора. Вам потрібно просто вводити додаткові дані стосовно вашого підприємства, стосовно протоколу, яким затверджені ваші ПВТР. Далі у вас є секції та підсекції, які ви пташечкою додаєте. Або якщо ми її не проставили цю пташечку, то відповідна секція не буде підсвідчуватися у моїх Правилах внутрішнього трудового розпорядку.

Крім того, залишені певні фрагменти, які я заповнюю сама. Наприклад, якщо графік відпусток у нас складається щороку до 30 грудня, то так і прописує 30 грудня. Якщо, наприклад, до 5 грудня, то до 5-го й прописує. І крім того, у нас можна їх завантажити в форматі PDF, Ворд для подальшого їх оформлення або приведення у відповідність до вашого підприємства. Можна уже готові роздрукувати. Тобто такий функціонал є й він допоможе вам розробити Правила внутрішнього трудового розпорядку.

Ми познайомилися з тими змінами у законодавстві, які потрібно відобразити у ваших Правилах внутрішнього трудового розпорядку. Для цього у вас є всі інструменти. По-перше, самі зміни, по-друге, ексклюзивний сервіс. І крім того, ми з вами пройшли саму процедуру затвердження Правил внутрішнього трудового розпорядку.

Бажаю вам сил та наснаги, коли ви будете опрацьовувати ті чи інші документи й готувати їх для 26-го року. На цьому модуль 1 у нас закінчується. До зустрічі на кадровій платформі №1.