Звітування з кадрового та військового обліку – 2026: списки ВО, відпустки, штатний розпис, ПВТР, повідомлення

Додаткові матеріали

Презентація

Повідомлення про прийняття працівника на роботу

---

Текстове розшифрування відео

Колеги, вітаю. Продовжуємо навчання. Зараз будемо переходити вже до кадрової звітності, яку будемо формувати протягом двадцять шостого року. Нагадую, що звітність тут слово таке умовне. Ми будемо говорити взагалі про форми, про певні реєстри, які маємо складати, формувати протягом двадцять шостого року.

Отже, запрошую вас на п'ятий урок повідомлення про прийняття на роботу до податкової заповнення, строки та особливості.

Нагадаю, що Кодексом законів про працю передбачено, що працівник не може бути допущений до роботи без укладання трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця та подання повідомлення до податкової, де роботодавець перебуває на обліку як платник єдиного соціального внеску. Таке повідомлення ми подаємо за формою, встановленою в додатку 1 до постанови номер 413. Зверніть увагу, що форма періодично оновлюється. Тож за цим треба стежити. Наприклад, останнє оновлення у двадцять п'ятому році відбулося ще в лютому.

Основна порада, якщо форма буде й надалі змінюватися, будуть вносити якісь до неї апгрейди, то якщо ми подаємо таке повідомлення електронними засобами зв'язку, то в даному випадку поки не оновиться форма на сайті, то ми звітуємо за старою формою, тобто повідомляємо податкову за старою формою. Щойно технічні засоби будуть оновлені, ми тоді будемо подавати вже повідомлення за новою формою. Це вже з практики так було не один раз. Тобто у нас якісь зміни, які вносяться до постанови 413, до самої форми повідомлення, вже набули чинності, але форма може бути на сайті податкової, зокрема ще не оновлена. І в даному випадку будемо подавати такі повідомлення аж поки форма не оновиться.

Там дійсно є такі моменти, якщо там покрутити, що начебто ми в цьому випадку маємо подавати паперову форму, але з практики вже багаторічної, якщо форма оновилася, але вона ще не оновилася на сайті податкової, то можна подавати таке повідомлення за старою формою і воно буде вважатися чинним і обов'язок з подання такого повідомлення буде вважатися виконаним. Але це таке, соломинка на про всяк випадок. Можливо, жодних апгрейдів у двадцять шостому році і не буде.

Правила формування і подання повідомлення визначені у нас в абзаці 2 постанови 413. Зокрема, тут зазначено, що повідомлення подається власником або уповноваженим ним органом. Тут маю що уточнити. Тож зараз будемо про це говорити детально. Подається за місцем обліку роботодавця як платника єдиного соціального внеску. І зазначено, що основний спосіб подання такого повідомлення – це засобами електронного зв'язку з використанням електронного підпису від відповідальних осіб, що базуються на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису відповідно до вимог законодавства в сфері електронного обігу.

Також зазначено, що таке повідомлення подається до початку роботи працівника за трудовим договором. До речі, тут я концентруюся саме на трудових договорах. Зверніть увагу, що таке повідомлення ми можемо подавати в інших випадках. Ну, зокрема при укладанні гіг- договорів та при наявності домашніх працівників. Але тут ми про це не говоримо. Концентруємося виключно на трудових відносинах.

Також зверніть увагу, що уточнено постановою 413, що повідомлення про прийняття на роботу члена виконавчого органу господарського товариства, керівника підприємств, установ, організацій, є відомості, отримані органами Державної податкової служби з Єдиного державного реєстру. Для чого це уточнення? Для того, щоб у нас в основній нормі, яка нам дає правила подання такої постанови, такого повідомлення, зазначено, що повідомлення подається, в принципі, на всіх працівників, з якими ми укладаємо трудовий договір до початку роботи за таким трудовим договором. З керівниками підприємств, установ, організацій ми також укладаємо трудові договори, але в даному випадку, якщо ми приймаємо на роботу чи призначаємо керівника, подавати повідомлення не потрібно. Є така особливість, є таке уточнення, що в даному випадку інформація буде отримана податковою з Єдиного державного реєстру.

Подавати повідомлення при прийнятті керівника, при прийнятті директора не потрібно, але це виключення стосується тільки директора, тільки керівника підприємства. По всіх інших працівниках за трудовим договором подання повідомлення при укладанні трудового договору буде обов'язковим.

А те, про що я говорила, способи подання повідомлення. У нас базовий спосіб – це подання за допомогою засобів зв'язку. Але за відсутності технічної можливості подання повідомлення про прийняття працівника на роботу засобами електронного зв'язку в електронній формі, повідомлення подається у формі документа на папері згідно з додатком 1 разом з копією в електронній формі. Тобто подаємо паперове повідомлення і плюс ще там, наприклад, на флешці подаємо заповнене в електронному вигляді таке повідомлення. Але це, ну, дуже-дуже рідка практика, хоча вона також все рівно передбачена постановою 413.

І те, про що я вам говорила, якщо при зміні форми повідомлення, якщо так детально аналізувати постанову 413, то виходить так, що щойно форма оновилася, набули чинності зміни, то ми вже, начебто формально подавати засобами електронного зв'язку старе повідомлення вже не можемо і маємо подавати повідомлення в паперовій формі. Але були вже навіть численні роз'яснення податківців, де вони все рівно зазначають, що можна подавати старі форми повідомлення, поки це не буде оновлено на сайті, поки не буде оновлено програмне забезпечення. Але бачимо, що, в принципі, передбачено можливість подання і в паперовій формі.

І зверніть увагу ще на одне цікаве, на один цікавий момент. Інформація, що міститься у повідомленні про прийняття працівника на роботу, вноситься до реєстру застрахованих осіб. Це дуже такий цікавий момент. Справа в тому, що формально інформація з повідомлення потрапляє до електронної трудової книжки. Це у нас буде окремий урок на нашому модулі. Довгий час ця норма, вона була замороженою, вона не працювала. Зараз вже цей функціонал реалізовано і дійсно інформація підтягується до електронної трудової книжки, але з певними особливостями.

Все, що проговорила, хочу трошечки так акумулювати в певні правила, щоб була зручна шпаргалка вам на будь-які ситуації, на будь-які часи.

Отже, повідомлення при прийнятті працівника на роботу, яке подаємо до податкової, подаємо його обов'язково, якщо укладаємо трудовий договір з працівником. За якою формою подаємо? За формою додатку один до постанови 413. Ким подається таке повідомлення? Якщо ми повернемося до абзацу другого, який я наводила на слайді в презентації, і тут ще акцентувала вашу увагу, що подається воно власником або уповноваженим ним органом. Але насправді воно не подається власником, воно дійсно подається керівником. Тобто підписує саме керівник своїм електронним цифровим підписом, а не власник. Бо в даному випадку керівник буде як уповноважена особа. Хоча ви бачите, що дійсно норму передбачено подання власником або керівником. Ну ми з вами вже умовилися, що будемо розуміти, що тут подає саме керівник.

Куди подаємо? До податкової за місцем обліку роботодавця, як платника єдиного соціального внеску до початку. Коли подається? до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором. Безпечно, якщо дата подання повідомлення і дата початку роботи будуть відрізнятися. В який спосіб? В електронній формі за допомогою електронного цифрового підпису або за відсутності технічної можливості подання повідомлення в електронній формі в паперовій формі разом з копією в електронній формі.

Проговорили, сформували основні правила. Чи можна подавати повідомлення у день працевлаштування? Дуже поширене питання. Тут вже скільки років цьому повідомленні і практика сформувалася таким чином, що безпечно, коли дата подання повідомлення і дата початку роботи різні, тоді до вас жодних претензій, жодних питань. Але може бути також безпечна ситуація, коли ви, наприклад, подаєте повідомлення в той же день, як і працівник починає працювати, але, наприклад, повідомлення ви подаєте зранку, там о дев'ятій годині п'ять хвилин, це я так умовно кажу, а зміна працівника починається там з другої години дня. От в даному випадку це також буде безпечний варіант, тому що чітко можна простежити і довести, що ми подали повідомлення спочатку, а потім вже працівник приступив до виконання своєї роботи. Ось така практика складається.

Чи можна подати повідомлення у вихідний? Дивіться, система прийме це повідомлення, тобто у нас вона не припиняє працювати на вихідні, на свята за мирного часу, але тут слід враховувати інший момент, бо подавати таке повідомлення, формувати його буде скоріш за все або там бухгалтер, або кадровик. От хто зможе заповнити це повідомлення, а хто у вас там його формує, підписує його директор своїм електронним цифровим підписом. Формально для цих всіх осіб це буде робота у вихідний день. Тож подати технічно можна. Це не буде помилкою. Подали в суботу, з понеділка починає працювати. Тут в цьому питанні все буде правильно, але дбайте про ці додаткові гарантії.

Чи буде штраф за неподання чи несвоєчасне подання повідомлення? Ну, зараз трошечки легше, бо колись були такі часи, коли Держпраця прирівнювали це до фактичного допуску до роботи без укладання трудового договору. І пам'ятаєте, колись у нас було за це навіть тридцять мінімальних зарплат, потім десять мінімальних зарплат плюс адміністративна відповідальність. Є вже численна судова практика, коли суди прийшли до висновку, що неподання повідомлення – це не тожне поняття неукладанню трудового договору. Тобто ми прийняли працівника на роботу офіційно, ми платимо йому заробітну плату, сплачуємо податки, єдиний соціальний внесок, його табелюємо, все ведемо правильно. Єдине, що ми не зробили, це так не виконали припис трудового законодавства і не подали чи подали несвоєчасно трудове повідомлення про прийняття працівника на роботу. Але прирівнювати неподання повідомлення до того, що людина у нас не працевлаштована, не можна. І вже до цього неодноразово прийшли. Я вам наводжу численну судову практику.

Тож формально за таке порушення може бути застосовано штраф в одну мінімальну зарплату, як за порушення інших вимог трудового законодавства. Тому що подання такого повідомлення передбачено статтею 24 Кодексу законів про працю. Якщо ми його не подали чи прострочили, ми б порушили норми трудового законодавства. І зверніть увагу, що під час дії воєнного стану, якщо роботодавець усуне порушення у строк, встановлений приписом Держпраці, то штрафи за статтею 265 не застосовуються. Але це не звільняє від сплати адмінштрафу.

Повідомляємо про працевлаштування найманих працівників за основним місцем роботи та працівників за сумісництвом, в тому числі за внутрішнім сумісництвом. Не повідомляємо про прийняття керівника. Ми це з вами розібрали, коли працівник повертається з військової служби у разі припинення відпустки для догляду за дитиною до трьох років, у разі повернення до роботи після тривалої відпустки без оплати, після закінчення призупинення, при переведенні на іншу посаду, при встановленні повної зайнятості замість неповної чи навпаки. Чому не подаємо? Тому що тут не виникають нові трудові відносини. Трудові відносини тривають, тільки відбуваються певні зміни в характері праці.

Форма чинного повідомлення в презентації до урока. Заповнюється дуже легко, я б сказала, інтуїтивно. Проставляємо тип повідомлення. Це початково чи скасовуючи, якщо нам треба внести корективи до раніше поданого повідомлення. Заповнюємо реквізити по роботодавцю. Далі формуємо інформацію в системі по нашому працівнику. Бачите, що обов'язково проставляємо, дивимося розшифровки до кожної графи, яка передбачена формою.

Хочу уточнити щодо цього номера єдиного демографічного реєстру. Зверніть увагу, він у нас буде тільки тоді, коли нам працівник при працевлаштуванні надав паспорт у формі ID- картки. Там цей номер зазначено. Якщо у нас така ситуація, ми його вносимо. Якщо людина нам надала тільки паспорт книжечка, там такого номера немає, то нічого страшного, ми його просто не вносимо, не заповнюємо. А ще може бути ситуація, коли у працівника паспорт книжечка, але він нам, для якихось цілей надав свій закордонний паспорт. Він у нас є, то там теж цей номер може бути зазначено. Якщо ми його знаємо, вносимо, якщо не знаємо, то не вносимо.

Обов'язково дбаємо про останні дві колонки. Нагадую ще раз, що безпечно, коли дата видання наказу, дата початку роботи будуть і дата подання повідомлення. Це три дати, на які ми маємо звертати увагу. І дата подання повідомлення обов'язково має бути, це безпечний варіант, коли дата подання повідомлення раніше, ніж дата початку роботи за трудовим договором. Дата подання повідомлення може бути такою самою, як і дата видання наказу, але безпечно, щоб дата видання наказу і дата подання повідомлення відрізнялися від дати початку роботи.

Колеги, нічого складного далі немає. Все заповнюється, як я казала, інтуїтивним чином, дуже легко. Головне, не забувайте цього робити.

Дякую за увагу і переходьте до наступного уроку.