Звітування з кадрового та військового обліку – 2026: списки ВО, відпустки, штатний розпис, ПВТР, повідомлення

Додаткові матеріали

Презентація

Оперативні відомості до ПФУ для цілей бронювання

Текстове розшифрування відео

Колеги, навчання триває. Запрошую вас на урок номер шість. Оперативні відомості до Пенсійного фонду для критично важливих підприємств дедлайн та про що інформувати чи не інформувати.

Колеги, обов'язок з подання оперативних відомостей до Пенсійного фонду передбачений наразі постановою 1332. З вашого дозволу не буду цитувати цю норму, зачитувати її, але розберемо її на молекули, щоб зрозуміти, хто подає, хто не подає, в які строки, про що інформувати. Одним словом, все розберемо, тільки без цитування головної норми.

Отже, хто подає відомості на портал Пенсійного фонду? У нас вже була така підказка в самій назві цього уроку, але пройдемося по цьому ще раз. Такі оперативні відомості подають органи державної влади, інші державні органи, органи місцевого самоврядування і далі, увага, підприємства, установи та організації, які є критично важливими для забезпечення потреб Збройних сил, інших військових формувань в особливий період або підприємства, установи та організації, які є критично важливими для функціонування економіки та забезпечення життєдіяльності населення в особливий період.

Отже, по звичайних підприємствах бачимо, що звичайні некритичні роботодавці оперативні відомості до Пенсійного фонду не подають, так само як і фізичні особи-підприємці також не подають оперативні відомості до Пенсійного фонду. Чому так? Тому що, в принципі, подання цих оперативних відомостей задумане як таке швидке наповнення, відкриття шляху до даних працівника при його працевлаштуванні з метою оперативного бронювання. Норма прописана не дуже вдало, не дуже досконало, через те, що не зазначено, що ми такі оперативні відомості маємо подавати саме по тих працівниках, яких плануємо забронювати. А виходить так, що подаємо такі відомості абсолютно по всіх працівниках. І тим не менш, задумка подання таких оперативних відомостей, вона безпосередньо пов'язана з можливістю бронювати працівників, щоб можна було якомога швидше працівника забронювати. Відповідно, якщо підприємства не критичні, якщо це роботодавець, фізична особа, підприємець, вони не бронюють працівників, у них немає такої можливості, а отже, їм і подавати ці оперативні відомості не потрібно.

Подають тільки ті роботодавці, які визначені постановою 1332 і зокрема з підприємств- це критичні підприємства, установи, організації. 

Розбираємо практичний кейс. Маємо критичність, але не бронюємо. Можна не подавати відомість на портал пенсійного фонду. І тут зверніть увагу, у постанові 1332 немає прив'язки до того, бронює роботодавець чи не бронює працівників. Нам просто кажуть, що подають підприємства, які є критично важливими. Подають Пенсійному фонду відповідні відомості через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду. І не зазначено, я вам одразу цей момент акцентувала, що не прописано, що подають тільки ті, які будуть бронювати, які бажають забронювати щодо працівників, яких плануємо забронювати, отут взагалі немає цих уточнень.

Отже, якщо ви відноситеся до цих підприємств, зокрема до критично важливих, і навіть якщо ви працівників не бронюєте, не плануєте бронювати, або вже всіх забронювали і приймаєте тих, кого не будете бронювати, то все рівно ми подаємо такі оперативні відомості. Принаймні станом на зараз ось така ситуація.

Коли і які відомості слід подати на портал Пенсійного фонду? Базове правило не пізніше, ніж протягом наступного дня після. І тут таке уточнення, воно не передбачене постановою 1332, але зауважу, що не пізніше наступного календарного дня, не робочого, а саме календарного. Тобто у нас дуже-дуже обмежені строки для подання таких оперативних відомостей.

Про що ж ми маємо проінформувати? Які відомості маємо оперативно подати? Інформацію про прийняття працівника на роботу, про переміщення його з одного структурного підрозділу до іншого, про переведення на іншу постійну посаду або роботу, про звільнення, про поновлення на роботі, тимчасового припинення. І тут одразу поясню, не припинення, а призупинення. Хоча в нормі прописано саме так: тимчасове припинення, але у нас немає у трудовому законодавстві такого визначення, як тимчасове припинення. Тут мається на увазі про тимчасове призупинення дії трудового договору або відновлення дії трудового договору.

Причому, зверніть увагу, перелік подій, про які ми маємо подати оперативні відомості, він є вичерпним. Якщо така загальне правило, якщо ми якусь подію сюди не можемо підтягнути, вона тут не зазначена, то ми по таких подіях і не подаємо оперативні відомості.

Як приклад, які відомості не передають до пенсійного фонду? Оформлення відпустки до трьох років, початок чи закінчення. Не подаємо оперативні відомості. Відпустка без збереження зарплати через воєнний стан, початок чи закінчення. Не інформуємо. Мобілізація, демобілізація, бронювання, скасування бронювання, тимчасове переведення, суміщення, виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника, встановлення повної чи неповної зайнятості. Ми всього цього тут не бачимо. Якщо не бачимо, то оперативні відомості не подаємо виключно по тих подіях, які перелічені детально у постанові 1332.  Зверніть увагу, що було роз'яснення Пенсійного фонду на конкретному прикладі, де вони зазначали: на підприємстві, що належить до критичної інфраструктури, видано наказ від 14 серпня 2024 року про переведення працівника на іншу посаду з 20 серпня. Є у нас ось такий розрив. До речі, це така нормальна стала практика, коли у нас наказ в одну дату, дата початку роботи чи виконання трудових обов'язків буде інша. Якою датою подати повідомлення про зміну в трудових відносинах, тобто про ці самі наші оперативні відомості? І Пенсійний фонд роз'яснює, що таке повідомлення про зміну в трудових відносинах слід подати не пізніше 21 серпня. Чому так? Тому що у нас не пізніше наступного дня з дати переведення, працівника. Переведення відбувається 20 серпня. Не пізніше наступного календарного дня. Це 21 серпня. Отже, подати оперативні відомості можемо або день в день, коли працівник починає у нас працювати. Не коли ми наказ видали, коли починає працювати і не пізніше наступного календарного дня. Ось таке було роз'яснення.

Пропоную трошечки погратися з цими датами і розібрати строки подання оперативних відомостей на різних ситуаціях.

Перша ситуація класична. Приймаємо працівника на роботу. Наказ видано 28 листопада – це п'ятниця. Дата початку роботи 01 грудня – це понеділок. Вже за роз'ясненнями Пенсійного фонду ми знаємо, що орієнтуватися будемо саме на дату початку роботи, тому що у нас двадцять восьмого, двадцять дев'ятого, тридцятого працівник ще не наш працівник. Ну, людина ще не наш працівник. У нас є тільки видання наказу. Нашим працівником він стане з 01 грудня і у нас буде 01 грудня і 02 грудня для того, щоб подати ці оперативні відомості. Тобто, тут дедлайн буде 02 грудня, тому що з першого починаються трудові відносини у такого працівника.

Інша ситуація. Приймаємо працівника на роботу. Наказ видано 27 листопада, це четвер. Дата початку роботи наступний день. Це 28 листопада, п'ятниця. В даному випадку, знову ж таки, 28 і 29 листопада можемо подати оперативні відомості. І тут нюанс у тому, що 29 листопада – це субота. Зверніть увагу, що подати оперативні відомості ми можемо і в суботу. Система їх прийме. Вона не зупиняє свою роботу на вихідні. Подання у вихідні дні можливе, але тут ще раз нагадую, що для тих осіб, які будуть формувати ці відомості, подавати ці відомості, можуть включатися трудові гарантії за роботу у вихідний день, але для подання оперативних відомостей жодних перепон немає.

Ще одна ситуація. Підприємство отримало статус критично важливого 26 листопада 2025 року. З якої дати розпочинати подавати відомості до Пенсійного фонду на виконання постанови 1332? І тут все дуже просто. Починаємо з тієї дати, як нам визначили критичність, як нам надали статус критично важливого підприємства. Заднім числом, за попередні всі періоди ми оперативні відомості не подаємо. Тільки якщо от з дати набуття статусу критичності ми починаємо приймати, звільняти, переводити, призупиняти чи поновлювати призупинені трудові відносини, тоді з цієї дати ми будемо подавати оперативні відомості. А те, що було раніше, ми про те забуваємо і сюди не підтягуємо.

Вже про це говорила. Ще раз наголошу, що у постанові 1332, на жаль, немає уточнення, що подаємо такі оперативні відомості стосовно тих працівників, яких прогнозуємо чи плануємо забронювати. А просто сказано, що подаємо такі оперативні відомості. А отже, можна зробити висновок, це безпечна позиція. Її, до речі, ще ніхто не спростував, що подаємо такі відомості щодо жінок, чоловіків, військовозобов'язаних, невійськовозобов'язаних, призовників, не призовників, незалежно від віку, незалежно від умов працевлаштування, основне місце роботи чи сумісництво, незалежно від умов зайнятості, повна чи неповна. Тобто, якщо ви відноситеся до тих роботодавців, які повинні подавати оперативні відомості, то по всіх працівниках, з якими ви укладаєте трудові договори, чи їх переводите, переміщуєте, звільняєте, тобто отой перелік подій, які ми фіксуємо в оперативних відомостях, ви ці обов'язки маєте виконувати стосовно абсолютно всіх ваших працівників.

Чи передавати сканкопії наказів? Ні, колеги, це не передбачено. Саме це відрізняє подання оперативних відомостей від сканування, зокрема, трудової книжки чи завантаження даних до електронної трудової книжки через оцифрування наказів. В даному випадку нам головне тільки оцифрувати певну подію, занести її до системи. А підтвердження, зокрема сканування наказів тут не вимагається, бо тоді ми точно втратили б цю можливість оперативності. Тут головне внести ручками ці дані до системи, а подавати накази не потрібно. Сканкопії наказів не потрібно.

Чи передбачено штраф за не передачу відомостей на портал Пенсійного фонду? Ні, колеги, штрафу не передбачено. Це добре, але в даному випадку під питанням може бути бронювання, бо я на початку нашого уроку сказала, що в принципі це подання оперативних відомостей, воно задумано для того, щоб якомога скоріше надати можливість бронювати працівників, з певними там, як ми вже розібрали, неточностями і незручностями, але задумане саме для такої мети. Тож, якщо ми не подали оперативні відомості, у нас буде уповільнений процес того, коли працівник потрапить до різних реєстрів, поки він там засвітиться в системі, що він є нашим працівником, а ми можемо його забронювати. Поки ми зможемо почати цей процес бронювання, може пройти дуже такий, чималий час. І от у даному випадку прострочення подання оперативних відомостей позбавляє нас можливості оперативно працівника забронювати. Не без того, що є певні способи викрутитися з цієї ситуації, але краще все ж таки йти за нормативними строками, нічого не порушувати і не створювати собі додаткових труднощів.

Дякую за увагу. Крокуємо далі. Я вас чекаю на наступному уроці.