Звітування з кадрового та військового обліку – 2026: списки ВО, відпустки, штатний розпис, ПВТР, повідомлення

Додаткові матеріали

Презентація

(Не)подання сканкопій наказів

Приклади виправлення у записах паперової трудової книжки

Сканування трудових книжок: строки, відповідальні та порядок передачі до ПФУ 

Аудит трудової книжки перед оцифруванням / скануванням

---

Текстове розшифрування відео

Колеги, вітаю. Навчання триває. Запрошую вас на восьмий урок. Зараз будемо предметно говорити про сканування трудової книжки. Як встигнути до 10 червня 2026 року? Терміни вже піджимають.

Хочу звернути вашу увагу, що роботодавець може, але не зобов'язаний оцифровувати чи сканувати трудову книжку працівника. Ми можемо цьому сприяти, можемо допомогти, але такого обов'язку у нас немає. Хоча я знаю, що багато хто з вас вже навіть отримував певні листи від Пенсійного фонду, де вони наполягають на тому, щоб роботодавці оцифровували чи придали сканкопії трудових книжок. Водночас, якщо ми ретельно вивчимо ці всі листи, то ми там не побачимо згадок, посилань на те, що роботодавець зобов'язаний це робити. Це будуть прохання, такі рекомендації, але обов'язку для роботодавця не встановлюється.

На підтвердження показую вам порядок 11-1. Тут зазначено, що відомості про трудову діяльність працівника подаються до територіального органу Пенсійного фонду працівником особисто. Тобто працівник, людина може зі своєю трудовою книжкою звернутися до Пенсійного фонду і попросити допомогти її оцифрувати безпосередньо в органі Пенсійного фонду. То, звісно, що там теж цим займатися не дуже хочуть. І, як правило, працівників завертають з тим, що зверніться до свого роботодавця, але тим не менш порядком сто одинадцять така можливість передбачена.

І далі ще зверніть увагу, або передати такі відомості можна через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду. І хто це може зробити? Працівник або страхувальник або представник страхувальника. Ви бачите, що роботодавець тут в якості одного з суб'єктів зазначений, не визначено обов'язку для роботодавця передавати такі відомості на веб-портал Пенсійного фонду.

Ми вже з вами говорили, в який спосіб можна передавати такі відомості з паперової трудової книжки до електронної трудової книжки, зокрема шляхом сканування паперової трудової книжки та або оцифрування записів з паперової трудової книжки.

Хочу трошечки резюмувати ці дві великі масштабні норми. Оцифровувати чи сканувати трудову книжку може як роботодавець, так і сам працівник. Ну або взагалі працівник може звернутися до органів Пенсійного фонду. Оцифровувати, сканувати треба всю трудову книжку, а не тільки записи до 10 червня 2021 року. Колеги, якщо вже беремося з вами за цей процес, то сканувати будемо повністю всю трудову книжку з усіма записами, в тому числі по день сканування.

І сканкопії трудової книжки потрібні будуть в будь-якому випадку, хоч ми з вами оберемо спосіб наповнення електронної трудової книжки, як передачу сканкопії, коли ми тільки сканкопії передаємо і все, більше від нас нічого не вимагається. Ми тільки чекаємо, коли наше звернення набуде статусу виконано. Або ж, якщо ми з вами, пам'ятаєте, на минулому уроці ми з вами говорили, що за допомогою функціоналу додати запис, ми можемо оцифрувати всі записи з паперової трудової книжки. Навіть якщо ми її з вами оцифруємо, внесемо всі записи до електронної трудової книжки, то все рівно у нас є обов'язок дозавантажити сканкопії трудової книжки, щоб фахівці Пенсійного фонду могли перевірити те, що є в паперовій трудовій книжці в сканкопіях з тим, що ми з вами внесли ручками, щойно оцифрувавши ці записи.

Роботодавець не зобов'язаний при працевлаштуванні перевіряти, чи оцифровано відскановану трудову книжку. Оцифровувати, сканувати трудові книжки при працевлаштуванні. Ви можете прийняти працівника на роботу, він може вам показати, надати трудову книжку, навіть попросити вносити до неї записи. Ви можете навіть переконатися, впевнитися, що його трудова книжка не була відсканована чи оцифрована, але це не створює для вас зараз обов'язку її оцифрувати чи відсканувати. Ви можете, знову ж таки цього не робити і це буде тоді обов'язком працівника.

Роботодавець не зобов'язаний оцифровувати чи сканувати трудові книжки при звільненні. Так само, навіть якщо попередні роботодавці ви цього ще не зробили, то зараз при звільненні ви все рівно не зобов'язані сканувати трудову книжку працівника. Не зобов'язані оцифровувати, сканувати трудові книжки при виході працівника на пенсію і при поданні оперативних відомостей для бронювання.

Колеги, а знову ж таки, ви цього робити не зобов'язані в таких випадках, але тим не менш я наголошую, що ви можете допомогти вашим працівникам в цьому. І я навіть закликаю вас допомогти вашим працівникам, бо дійсно технічних можливостей у нас, як у роботодавців, набагато більше, бо дійсно у нас є ще такі працівники, які не опанували веб-портал Пенсійного фонду, які не мають електронного цифрового підпису, яким дуже важко працювати з таким функціоналом. Тож, будь ласка, допоможіть їм у цьому оцифруванні, якщо у вас є теж така можливість.

І ще хочу звернути вашу увагу на численні роз'яснення Пенсійного фонду, де вони кажуть: якщо не оцифрувати і не відсканувати паперову трудову книжку до 10 червня 2026 року, то це не означає, що весь накопичений в паперовій трудовій книжці стаж у такого працівника згорить. Стаж не згорить, але можуть бути певні труднощі з встановленням страхового стажу при призначенні пенсії. Але він точно не згорить. Просто тоді доведеться вже більше такої роботи проводити по встановленню і підтвердженню стажу саме вашому працівнику.

Поради перед скануванням. Якщо ми все ж таки вирішили, що це наша робота, ми допоможемо нашим працівникам відсканувати трудові книжки, що ми можемо зробити? Що маємо зробити? Перш за все, маємо провести так званий аудит трудових книжок. Маємо перевірити, чи всі записи внесені, чи всі помилки виправлені, якщо такі були. Пам'ятайте, що помилки виправляємо за правилами, визначеними в Інструкції 58.

Помилки на титулі можемо виправляти ми, як останній роботодавець. Помилки, яких припустилися попередні роботодавці, ми їх не виправляємо. Помилки в середині трудової книжки виправляти можемо тільки ті помилки, яких ми самі припустилися. Якщо ж помилка належить до іншого роботодавця, то ми туди не ліземо. Можемо тільки сприяти тому, щоб працівник звернувся до попереднього роботодавця і виправив таку помилку.

Коли внесли всі виправлення, бачимо, що трудова книжка вже правильно оформлена, маємо підготувати сканкопію в окремі папки. Чому так раджу? Щоб не наплутати, бо бувають ситуації на практиці, коли до електронної трудової книжки підвантажують сканкопії не того працівника і потім доводиться вирішувати це питання. На кожного працівника створили окрему папочку і туди завантажити сканкопії трудової книжки та інших документів у разі необхідності.

Відформувати файли під певні параметри. Параметри визначені у нас порядком 11-1. Зверніть увагу, що сканкопії виготовляються обов'язково в кольоровому форматі з оригіналів. Тобто відсканувати ксирокопію трудової книжки – це не варіант або трудової книжки, або документів про стаж. Мають містити всі сторінки трудової книжки, до яких внесено записи. Тобто пусті, порожні сторінки ми не скануємо. Додаємо у хронологічному порядку. Також це важливо. Поля відповідних документів мають бути придатні для сприйняття їх змісту. Зокрема дані про серію та номер бланків документів. Рекомендована роздільна здатність при скануванні триста одиниць. Формат за зображення має бути JPG або PDF. Розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Скільки сторінок трудової книжки має бути в одному файлі, колеги? Ми можемо кожен окремий розворот сканувати окремо. Це буде окремий файл. І ми по кожному такому файлу маємо дотримуватися цих технічних моментів про роздільну здатність і про розмір файлу не більше 1 Мб. А можемо все загнати в один файл, якщо у нас там небагато сторінок, без втрати якості зображення, якщо нам так вдалося, і передати всі сторінки відскановані одним файлом. Тут вже можна гратися, як у вас вийде.

Краще PDF-файл чи JPG файл? Увага, немає жодної якоїсь переваги в цих форматах. Зверніть увагу, що файл JPG можна створити, буквально з телефону, якщо просто пофотографувати нашу трудову книжку, а не безпосередньо її сканувати. Але зверніть увагу, що формат має бути JPG, а не JPEG, бо подекуди з таким форматом, з таким розширенням, як JPEG, не приймають, не завантажуються сторінки трудової книжки на портал Пенсійного фонду. Хоча були такі повідомлення, що нібито завантажувалися, але, чесно кажучи, більше тих повідомлень, коли JPEG не приймається, тільки JPG або PDF.

Як підписувати файли, порядок 11-1 нам не встановлює, але зверніть увагу, що у нас є у тих технічних вимогах, що файли мають бути завантажені в хронологічному порядку. Тож моя вам порада кожен файл, якщо ми окремими файлами скануємо трудову книжку, називати прізвищем працівника, чию трудову книжку ми скануємо і позначати номера сторінок. Так буде і вам зручніше, і ви в хронологічному порядку без втрати сторінок зможете передати всі сканкопії.

Чи потрібна заява від працівника на сканування трудової книжки або згода на обробку персональних даних? Колеги, ні заява не потрібна, ні згода на обробку персональних даних не потрібні. Справа в тому, що Пенсійний фонд, він уповноважений працювати з особистими даними, зокрема наших працівників. І зверніть увагу, що коли ми будемо оцифровувати у функціоналі, дійсно передбачено проставити такий прапорець, що надано згоду на обробку персональних даних, але це не створює нам обов'язку завантажувати додатковий окремий документ про згоду на обробку персональних даних. Поставили галочку, крапочку і йдемо далі. Додаткових документів не завантажуємо.

Чи видавати наказ про сканування трудових книжок? Знову ж таки, це не вимагається, тому що у загальному випадку це оцифрування чи сканування трудової книжки, воно підпадає під роботу з трудовими книжками, яка є частиною посадових обов'язків, зокрема інспектора з кадрів. Може бути ситуація, коли у вас немає інспектора з кадрів і немає таких прописаних обов'язків працювати з трудовими книжками. Тоді можете видати точково такий локальний наказ.

Чи встановлювати доплату за сканування оцифрування трудових книжок? Знову ж таки, такий функціонал дорівнює роботі з трудовими книжками, а отже, у принципі, доплата не передбачена, хоча комерційні роботодавці на своє бажання можуть певним чином винагородити своїх працівників, які цим займаються, і встановити доплату чи певні якісь пільги, якщо вам так хочеться.

Чи робити запис в трудовій книжці про оцифрування чи сканування? Ні, ми нічого в трудовій книжці не позначаємо. Хіба що можете десь там олівчиком написати, але це така, знаєте, порада між своїми. Але насправді прямо запису в трудовій книжці ми не робимо, що трудову книжку оцифровано чи відскановано. Це ніяким чином в трудовій не позначається.

Якщо ми все подали з вами правильно, то у нас може бути, найбажаніший статус нашого звернення – це, звісно, статус виконано. Але навіть якщо ми отримали статус виконаного, обов'язково дивіться, щоб у нас у повідомленнях нічого не було, бо іноді навіть при статусі виконано, тобто трудову книжку нашу, сканкопії наші прийняли, оцифрування наше прийняв пенсійний фонд, але вони можуть додати ці повідомлення з тим, що маємо щось дозавантажити або щось виправити, щось пояснити, надати якісь пояснення. Обов'язково дивимось, чи є такі повідомлення. Якщо є, то виконуємо ті настанови, які там написані.

Ще які статуси можуть бути? В опрацюванні чи на контролі ЕТК? Це означає, що ще триває обробка ваших переданих сканкопій або відхилено і скасоване виконання. Як правило, скасовують виконання звернення, якщо ми з вами подали сканкопію в неправильному форматі, якщо не можна прочитати записи, зокрема, низька роздільна здатність або щось там обрізали, не можна прочитати номери наказів і так далі. Дивимося на все, що зазначено у зверненнях.

Дії після оцифрування чи сканування. Тут дивіться, якщо ми маємо продовжувати зберігати на підприємстві трудову книжку працівників, прийнятих до 10 червня 2021 року, бо обов'язок зберігати таку трудову книжку, він у нас виник ще до 10 червня 2021 року. Нічого не змінилося. Ми її маємо оцифрувати, відсканувати і можемо продовжувати її зберігати. Можемо видати працівникам трудові книжки на руки за заявою. Особливо це можна робити під час дії воєнного стану. Або ж маємо видати на руки в той же день, якщо трудова книжка зберігається у працівника.

Отже, ситуація така. Якщо ми сканували трудові книжки працівників, які у нас працювали ще до 10 червня 2021 року, то ми відсканували, оцифрували і продовжуємо трудову книжку зберігати. Або якщо працівник попросить, ми можемо йому видати її на руки за його заявою. А якщо скануємо чи оцифровуємо трудову книжку працівників, прийнятих після 10 червня 2021 року, і такі книжки вже зберігаються на руках у таких працівників, ми їх не зберігаємо, то краще буквально день у день відсканували, оцифрували, одразу віддали працівнику на руки. Не приймаємо на зберігання навіть на один день такі трудові книжки. І взагалі це оцифрування, сканування, воно не створює нам обов'язку зберігати трудову книжку в себе.

Ще одне болюче питання. Як нам зрозуміти, чи відскановано оцифровану трудову книжку працівника? На жаль, немає такого легкого способу подивитися так швидко, знаєте, стовідсотково подивитися, чи відсканована оцифрована трудова книжка працівника. У більш вигідному становищі ті роботодавці, кому при працевлаштуванні особа надає відомості про трудову діяльність, а не безпосередньо трудову книжку. От у таких відомостях, зокрема, якщо заповнено графу чотири, стовпчик чотири, то це означає, що трудову книжку було відскановано. Дійсно, сканкопії подавалися. А якщо ж у таких відомостях стовпчик порожній, то сканкопії ще не подавалися. Якщо ж нам відомості взагалі ці не подаються, то по трудовій книжці ми це з вами не зрозуміємо, чи відскановано її, чи не відскановано.

Є варіант. До певного ще часу ми з вами не зможемо подивитися, зайти. Поки у нас не встановиться зв'язок роботодавець, працівник, ми з вами не зможемо зайти і подивитися в електронній трудовій книжці, чи оцифровано, відскановану трудову книжку працівника. От ми перебуваємо у певному вакуумі, поки от на стадії прийняття працівника, але працівник може нам надати дозвіл подивитися його електронну трудову книжку. Але у даному випадку у мене завжди виникають питання, якщо людина вже може зайти на веб-портал, до свого особистого кабінету, надавати нам ці дозволи, то чого вона сама не може там це перевірити і не сказати своєму роботодавцю? Або ж, там разом можете подивитися. Хоча функціонал такий передбачений, можна надати дозвіл роботодавцю і роботодавець тоді буде дивитися, чи відскановано, чи не відскановано трудову книжку.

Чи слід додавати сканкопію наказів при скануванні трудової книжки? У загальному випадку ні потрібно. Нам досить з вами відсканувати тільки трудову книжку і подати сканкопії або оцифрувати записи і долучити сканкопії трудової книжки. І все. І тільки у тому випадку, якщо нам треба буде підтвердити якісь записи, якщо ми отримаємо повідомлення від пенсійного фонду, тоді ми з вами будемо долучати сканкопії певних наказів, інших документів, якщо це буде потрібно. Або ж якщо ми інший запис, який будемо оцифровувати, який якого немає в трудовій книжці, але ми бажаємо, працівник бажає, щоб його було додано до електронної трудової книжки, то у тому випадку так ми будемо окремо оцифровувати запис і окремо додавати сканкопію підтвердного документу, зокрема наказу або там свідоцтва якогось і так далі.

Про всяк випадок зробила для вас певну таку шпаргалку, коли накази подаються, сканкопії наказів подаються і коли не подаються. У загальному випадку, якщо мова йде просто про сканування трудової книжки, то додатково до кожного запису сканувати накази і передавати їх на веб-портал Пенсійного фонду не потрібно.

Насправді, колеги, не все так страшно, як може виглядати. Головне тільки почати і не переживати. Все буде гладесенько, рівнесенько. Я в цьому впевнена.

Дякую вам за увагу. Переходьте до наступного уроку.