Звітування з кадрового та військового обліку – 2026: списки ВО, відпустки, штатний розпис, ПВТР, повідомлення

Додаткові матеріали

Презентація

Кадрове оформлення щорічних відпусток: покроковий алгоритм 

Зразок повідомлення про початок щорічної відпустки

Зразок заяви про надання щорічної відпустки

Зразок наказу про надання щорічної відпустки (довільна форма)

---

Текстове розшифрування відео

Колеги, зустрічаю вас на черговому уроці другого модулю. Урок номер дев'ять. Повідомлення про початок щорічної відпустки. Коли потрібне і коли не потрібне. Давайте розбиратися.

Кодексом законів про працю та Законом про відпустки зазначено, що конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше, як за два тижні до встановленого графіком терміну. Отже, мова про таке повідомлення йде тільки тоді, коли у нас відпустки передбачені графіком. Які відпустки ми, як правило, передбачаємо в графіку? Це щорічні відпустки, основна та додаткова.

Ситуація виглядає так. Якщо у нас є графік відпусток, там передбачено надання щорічної відпустки, основної чи додаткової. І, як правило, зазначають місяць початку такої відпустки, рідше зазначають конкретну дату. Так от, якщо зазначено просто місяць початку відпустки, ближче до такого місяця інспектор з кадрів контролює ці моменти. Він має узгодити конкретну дату надання відпустки в цьому місяці з конкретним працівником. Якщо все узгоджено, це влаштовує працівника, влаштовує роботодавця, то про цю домовленість роботодавець, в особі інспектора з кадрів має повідомити працівника про конкретну дату початку такої відпустки.

Коли надавати і коли не надавати таке повідомлення. Ще раз звертаю вашу увагу, щоб не було плутанини, бо дійсно не кожен випадок надання щорічної відпустки буде супроводжуватися формуванням такого повідомлення.

Ситуація така. От ви бачите, я неодноразово сконцентрувала вашу увагу на те, що повідомлення пов'язане з графіком. Так от, якщо відпустку надають працівнику за графіком, то письмове повідомлення про конкретну дату початку відпустки буде обов'язкове. Якщо відпустка надається поза графіком, як правило, це буває, знаєте, так, що запланували відпустку в графіку на червень, але людина просить надати в квітні, наприклад. І така відпустка надається в даному випадку за заявою працівника, і згодою керівника, як правило. Так от, у даному випадку повідомлення не буде.

Ну, чому так? Тому що у нас в графіку була передбачена певна подія, певна дата, да? От що ми там запланували відпустку на червень, я умовний такий приклад наводжу, але працівник звертається з проханням надати відпустку раніше, або пізніше. Це такий варіант теж може бути. Головне, що не за графіком, не в той строк, коли було заплановано графіком. Роботодавець це погоджує. Якщо він погоджує, що ми робимо? Видаємо наказ, правда ж? Про надання відпустку, наприклад, в квітні. У даному випадку схема буде така: графік, заява, наказ керівника. Повідомлення в цьому ланцюжку не потрібне, тому що, погодьтеся, що за логікою буде дивно виглядати. Людина звертається з проханням надати відпустку в конкретну дату і тут ми їй ще повідомляємо про те, що їй буде надано відпустку в конкретну дату. Тобто логіка повністю відсутня у даному випадку.

Отож, ще раз, якщо у нас відпустка надається за графіком, тоді повідомлення потрібне. І тут може не бути заяви. До речі, у нас ланцюжок може формуватися таким чином: графік відпусток, повідомлення про конкретну дату початку відпустки і там має бути зазначена саме конкретна дата початку відпустки. І далі, згода працівника, що він там проінформований. І далі наказ про надання відпустки. Заяви тут може не бути, якщо беремо і у цьому випадку заяву, нічого страшного. Але знову ж таки, на мою точку зору, тут заява не потрібна, бо ми повідомили про конкретну дату і наказом відправили людину у відпустку. Просити, бо заява в нас, як правило, прохання працівника, правда? То просити тут працівнику нема чого, він проінформований, він погодився, він іде у відпустку згідно з наказом.

Якщо відпустка надається поза графіком, то інший ланцюжок. У нас є графік відпусток, є заява, немає повідомлення і є далі наказ про надання відпустки.

На виконання статті десятої Закону про відпустки працівника потрібно письмово повідомити про початок щорічної відпустки. Повідомлення складають в довільній формі. Форма не встановлена. Що зазначити у такому повідомленні? Обов'язково фіксуємо вид відпустки. Це щорічна основна чи щорічна додаткова і уточнюємо яка саме. Конкретну дату початку відпустки, робочий рік, за який надається відпустка, тривалість такої відпустки і дату надання повідомлення. Це також дуже принциповий момент, тому що повідомлення має бути надане за два тижні до конкретної дати початку відпустки. Тож на це також будуть звертати увагу. І таке повідомлення має бути надано не пізніше, ніж за два тижні до конкретної дати початку відпустки даному працівнику.

Про початок яких відпусток повідомляти? Знову ж таки, вже таке прев'ю було мною озвучено. Нормативно повідомляємо про початок щорічної основної чи щорічної додаткової відпустки, тому що саме ці відпустки ми передбачаємо в графіку відпусток. Але ми пам'ятаємо, що не заборонено в графіку передбачати інші види відпусток. Це може бути соціальна відпустка на дітей, це може бути бойова, чорнобильська відпустка. Це не обов'язково, але це можна і це навіть дуже зручно так робити для планування робочого процесу. Так от, ну, я вважаю, якщо ми все ж таки вносимо якісь інші види відпусток до графіка відпусток, то у даному випадку безпечно буде дотримуватися і повідомної процедури стосовно цих відпусток також. Тобто також повідомляти працівника про конкретну дату початку такої відпустки.

Чи можна вважати письмовим повідомленням ознайомлення з графіком відпусток? Ознайомлення працівника з графіком відпусток не є письмовим повідомленням про дату початку відпустки не пізніше, ніж за два тижні. Таке роз'яснення було від Держпраці ще у дев'ятнадцятому році. І у принципі, ну, якщо ми так глибоко зануримося в аналітику, ми зрозуміємо, чому так.

Давайте знову ж таки моделюємо ситуацію. Графік відпусток ми маємо затвердити нормативно до п'ятого січня. Ми так і зробили все чітко за законом і навіть передбачили, що у працівника відпустка почнеться з першого серпня. Але це коли було? От аж це могло бути ще у 2025 році. Відпустка буде надана аж 01серпня 2026 року. За цей час багато що могло змінитися. Людина може забути, коли ми там домовилися про надання тої відпустки. А плани могли там змінитися у роботодавця, у працівника. Тобто той факт, що ми колись його там повідомили ще на початку року про те, нібито повідомили бо передбачили конкретну дату графіку відпусток, це невиконання цього повідомлення про конкретну дату початку відпустки за два тижні, якої вимагає від нас законодавства.

Тож позначка про те, що людина працівник ознайомлений з графіком відпусток і бачив конкретну дату початку відпустки, це ще не є цим повідомленням про дату початку відпустки, яке вимагається законодавства.

Чи можна вважати письмовим повідомленням ознайомлення з наказом про надання відпустки? Тут інша ситуація. Дивіться, графік відпусток проговорили, нормативно затверджується ще до п'ятого січня і може там тривати дуже довгий час, аж поки буде надано ту відпустку за графіком. З наказом у нас ситуація інша. Наприклад, у графіку може бути зазначена конкретна дата початку відпустки, але роботодавець може за два тижні до її початку видати наказ, з яким має ознайомити працівника. У нас не встановлено дати, коли саме ми маємо видавати наказ про надання відпустки. Це може бути навіть на напередодні надання такої відпустки. Головне, щоб ми встигли відпускні нарахувати і виплатити, за загальним правилом.

Але якщо ми отаким чином зробимо, видамо наказ за два тижні з наказом працівник у нас ознайомлюється безпосередньо і ознайомлюється не пізніше, ніж за два тижні до конкретної дати початку відпустки, то тут у принципі можна сказати про те, що працівника повідомлено, причому повідомлено письмово повідомлено під підпис. Все виконано. Єдине, що форма такого повідомлення буде не окремим документом, а наказ буде слугувати одночасно і розпорядчим актом, і таким ось повідомленням.

Але знову ж таки, якщо у графіку зазначено конкретну дату початку відпустки, то під час ознайомлення із наказом працівник буде повідомлений саме про початок такої відпустки. Якщо у графіку відпусток зазначено період, наприклад, липень, то тут без письмового повідомлення, як окремого документа, не обійтися. Ми з вами проговорили, чому. Тому що роботодавець у даному випадку не може самостійно без узгодження з працівником вирішити, коли саме йти йому у відпустку.

Якщо конкретна дата зафіксована в графіку і ми видаємо наказ, то тут більш-менш можна простежити виконання цієї вимоги про надання письмового повідомлення. Якщо ж дата в графіку не зафіксована, то краще все ж таки не ризикувати, не гратися і надати письмове, окреме письмове повідомлення про конкретну дату. І далі потім вже видати наказ про надання відпустки.

Чому я кажу краще не гратися? Тому що за несвоєчасне повідомлення дійсно можливі певні наслідки. Зверніть увагу, що щорічна відпустка на вимогу працівника повинна бути перенесена на інший період у разі порушення власником або уповноваженим ним органом терміну письмового повідомлення працівника про час надання відпустки. Тобто, якщо ми не своєчасно повідомляємо працівника про конкретну дату відпустки, він може не піти у відпустку в таку дату, а забажати перенесення такої відпустки. Це його законне право.

Також, поставимо себе на місце працівника. Кому було зручно, якби тривало літо і тобі кажуть, що з понеділка, там сьогодні п'ятниця, з понеділка ти у відпустку йдеш, а ти не приготувався взагалі, да, от про це навіть не знаєш. Тобто логіка у цьому плані є. І тут чинне трудове законодавство чітко на боці працівника. Тож неповідомлення працівника про конкретну дату початку відпустки чи повідомлення пізніше зазначеної дати може призвести до обов'язкового перенесення відпустки працівника на інший строк.

Колеги, розібрали з вами повністю цей документ, тож маю надію, що у вас протягом року не буде навіть таких запитань, як складати, коли складати, за якою формою складати таке повідомлення. Наш зразочок наведено в додатку до цього уроку.

Дякую за увагу. Крокуємо далі.